5S管理法在項目施工合同文書管理中的應用

凌云

摘要： 施工項目合同文本是一種很重要的文件，經常需要查閱和調用，當數量龐大、分類不清晰的合同文本集中在一起時，想準確快速查找調閱卻是很費時費力。5S管理在現場管理中已經得到普遍應用，其效率提升和時間節約也被廣泛認同。經過半年時間的實踐，將5S理論和5S管理方法應用在日常繁雜的合同文書管理中，合同管理效率得到了大幅提升。

Abstract： The text of the contract of construction project is a very important document， often need to check and call， when the text of the contract， a huge number of classification is not clear together， want to quickly and accurately find access to it is very time-consuming. 5S management has been widely used in field management， and its efficiency and time saving have also been widely recognized. After six months of practice， 5S theory and 5S management method are applied to the daily management of miscellaneous contracts and documents， and the efficiency of contract management has been greatly improved.

關鍵詞： 工程項目；合同文本；5S理論；5S活動

Key words： engineering project；contract text；5S theory；5S activity

中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）03-0003-02

工務段是鐵路系統負責轄區內所有零星工程項目建設以及維護的部門，每年都要承擔眾多施工項目和維護項目。近幾年我們工務段遇到了一個比較棘手的問題，就是幾年來累計施工項目有3000多個，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔，每年都有厚厚的幾本文件夾，塞滿了幾個文件柜，在查找和使用這些文件的過程中，經常遇到以下幾個問題，甚至是幾個問題同時出現和多次出現：①文件長時間找不到；②文件缺頁、不完整；③文件遭遇蟲蝕、鼠咬以及污漬等污損；④文件存放柜遇到雨淋，甚至是火災等毀損；⑤文件柜及存放空間不夠，存放混亂；⑥人員變動時不便于交接等。

為此，我們項目辦公室動了不少腦筋，想了不少辦法，按簽訂日期、按項目工程類型、按項目工程金額等很多分類方法進行分類，實踐下來依然沒有達到理想的效果，合同文本管理依然是一團糟。

偶然的一次公司組織施工項目單位進行5S管理的培訓，5S在現場管理中的作用這么大，能把繁雜的現場管理得清清爽爽、井井有條，時間效率也得到了大幅提升。聯想到我們的合同管理現場混亂不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用來對合同文書進行管理呢？實踐出真知，我決定試一試。

5S起源于日本，是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理，這是日本企業一種獨特的管理辦法。因為這5個詞整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養（Shit-suke）日語中羅馬拼音的第一個字母都是“S”，所以簡稱為“5S”，開展以整理、整頓、清掃、清潔和素養為內容的活動，稱為“5S”活動。

1955年，日本的5S的宣傳口號為“安全始于整理，終于整理整頓”。當時只推行了前兩個S（整理、整頓），其目的僅為了確保作業空間和安全，后因生產和品質控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清掃、清潔、素養，從而使應用空間及適用范圍進一步拓展。到了1986年，日本的5S的著作逐漸問世，從而對整個現場管理模式起到了沖擊的作用，并由此掀起了5S的熱潮。而在豐田公司的倡導推行下，5S對于塑造企業的形象、降低成本、準時交貨、安全生產、高度的標準化、創造令人心曠神怡的工作場所、現場改善等方面發揮了巨大作用，逐漸被各國的管理界所認識。隨著世界經濟的發展，5S已經成為工廠管理的一股新潮流。5S管理的理論已經被多個國家和多個領域廣泛采納和應用，并且在實施過程中還增加了另外譬如安全（Safety）、習慣化（Shiukanka）、服務（Service）、堅持（Shikoku）等等形成7S甚至10S，但都是由5S基礎的管理理論拓展而成，原理基本不變。

現僅僅根據基礎的5S理論來進行合同文本的管理應用實踐，注意將5S管理理論一一對照應用到日常的合同文本管理中。

1S，整理：區分要與不要的物品，現場只保留必需的物品。對照幾年來的合同，進行洗澡活動即仔細逐一梳理。首先，清理作廢合同，確認已經作廢的合同進行記錄后進行銷毀，按照規定流程完成簽字手續；其次，挑揀出已經全部完成的項目合同，即完成項目施工、竣工結算及審計的項目，將這些項目按照合同簽訂日期排序進行裝訂存檔，這些合同基本不會再被查閱了；第三，項目完成施工和決算的合同再歸入一類；第四，項目正在施工進行中的歸為一類。分類完成以后各自按照各時間順序進行整理，已經有三分之二的合同已經全部完成了，這些合同登記目錄以后直接移交檔案室管理，辦理移交手續。留下來都是沒有完成的或者沒有全部完成的，數量只有三分之一了。

2S，整頓：必需品依規定定位、定方法擺放整齊有序，明確標示。整頓的目的：不浪費時間尋找物品，提高工作效率和產品質量。按照整頓的要求，將整理完成后保留下來的尚未完成的合同進行重新標示，分為未開工、開工建設中、項目完成、結算階段、等待審計等幾類，再按照時間順序歸入文件夾，文件夾明顯標示項目所處階段，一個文件夾內編制目錄和標簽，按照項目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進行區分，目視非常清楚。并且按照三易原則（易取、易放、易管理）和三定原則（定位、定量、定標準），保證拿取方便、準確無誤。endprint

3S，清掃：清除現場內的臟污、清除作業區域的物料垃圾。清掃的目的：清除“臟污”，保持現場干凈、明亮。3S應用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書的整潔、無無損，保證合同不缺頁、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無污染，并且文件夾和文件柜內不放置其它任何無關雜物物件。另外，避免文件柜及放置區域收到水浸、風蝕、蟲蛀以及遠離火源等。清掃應該遵循日清日結的原則，日事日畢，日清日高。

4S，清潔：將整理、整頓、清掃實施的做法制度化、規范化，維持其成果。清潔的目的：認真維護并堅持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態。應用在合同管理中，就是經常性地，可以每月或每周對所有合同進行一次整理、整頓、清掃，將項目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項目合同按照施工項目完成進度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發現缺損等立即予以補齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點符合要求。合同管理涉及幾個部門的人員也可以設立5S小組，定期進行5S活動，對一個階段的5S成果進行總結，分析查找不足，提出改進意見。

5S，素養：人人按章操作、依規行事，養成良好的習慣。素養的目的：提升“人的品質”，培養對任何工作都講究認真的人。素養的意義：努力提高人員的修身，使人員養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風，素養是“5S”活動的核心。按照5S的管理要求，培訓合同文件管理只能部門及使用部門相關人員，公司相應形成制度并認真貫徹執行，動員公司領導參與到5S的管理活動總，利用看板、圖片等對5S活動的前后情景進行對比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養自覺遵守5S制度的習慣，習慣養成之后，即便有關人員工作進行了調整，合同管理依然會按照5S的管理要求持續推進，避免出現因人員變動帶來的工作質量變化。5S管理推行一段時間后，要按照PDCA要求形成循環往復，每一次循環都是一次頭腦風暴，每一次循環都是一次管理提升。

經過半年來的5S管理應用，大大提高了合同管理的效率，合同管理有關人員都切身感受到了變化，從中節約了時間，合同管理的效率得到大幅提高。合同查閱和調用非常方便和快捷，文件柜和文件夾井然有序，合同文本管理的現場煥然一新，得到了公司領導和同事們的肯定。

參考文獻：

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