疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策

國曉曦　董曉永

在新時(shí)代的影響下，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)揮出十足的影響力。疾控中心的檔案信息采集工作也開始重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，但是檔案信息化管理的相關(guān)問題不容忽視，需要有針對性的采取合理對策加以解決。本文針對疾控中心檔案信息化管理中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行深度分析，并根據(jù)多年管理檔案積累的經(jīng)驗(yàn)，提出相應(yīng)的建議和措施，希望能夠?yàn)榧部刂行牡臋n案信息化管理工作提供借鑒。

在疾病防控工作的開展中，疾控中心發(fā)揮出非常重要的作用，其中涉及到很多寶貴的檔案資料，為了確保疾控中心的作用更加突出，疾病預(yù)防事業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢，適當(dāng)?shù)耐晟萍部刂行臋n案管理工作。伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，疾控中心檔案管理工作開始逐漸的融入計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在提升了檔案管理工作實(shí)效性的同時(shí)，也凸顯出越來越多的現(xiàn)實(shí)問題，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此要加強(qiáng)和完善檔案信息化管理的工作。

疾控中心檔案信息化管理存在的主要問題

管理制度不完善。現(xiàn)階段，隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，疾控中心的檔案管理工作也開始重視此項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用，通過適當(dāng)?shù)耐晟乒芾硎侄危寵n案管理工作的效率有所提升。但是在傳統(tǒng)思想的影響下，還是缺乏完善的檔案信息化管理體系，加之忽視了數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用和建立，使得檔案資料難以實(shí)現(xiàn)有效整合。檔案管理部門無法對各個(gè)科室的檔案及時(shí)地進(jìn)行收集、歸檔與整理，致使很多檔案分散在各科室，無法高效實(shí)現(xiàn)對檔案的利用；對收集到的檔案有時(shí)疏于規(guī)范化管理，進(jìn)而花費(fèi)大量的人力和物力去尋找，降低了檔案的使用效率。目前的檔案管理工作人員進(jìn)出檔案信息室的時(shí)候，還沒有樹立基本的保密意識(shí)，所以存在著泄露信息的可能性，對檔案管理工作的影響深遠(yuǎn)。

管理資金投入有限。國家檔案局和相關(guān)的部門也適當(dāng)?shù)奶岢隽撕侠淼囊?guī)定，由此推動(dòng)疾控中心信息平臺(tái)的構(gòu)建。在構(gòu)建疾控中心信息化管理平臺(tái)的時(shí)候，可以適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用音頻及視頻等資料，完善檔案信息化管理的工作流程。但是受到經(jīng)濟(jì)條件的限制，疾控中心在資金投入中存在不足，設(shè)備落后，使得疾控中心在采購適當(dāng)?shù)默F(xiàn)代化設(shè)備時(shí)，受到財(cái)務(wù)水平的限制，面臨著諸多的困難，導(dǎo)致信息化管理工作的開展缺乏完善的配套設(shè)施及優(yōu)良環(huán)境。許多疾控中心數(shù)字化建設(shè)不夠完備，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)甚至還滯留在紙質(zhì)檔案的落后管理階段。即使在具備信息化管理?xiàng)l件的單位，也尚未全部建立配套的防火墻和數(shù)據(jù)軟件系統(tǒng)，因而不能正常發(fā)揮信息化檔案管理的功能。

檔案管理人員的素質(zhì)較低。檔案管理工作的專業(yè)性要求極高。但是現(xiàn)階段的疾控中心中，缺乏眾多的專業(yè)性人才，使得檔案管理人員肩負(fù)著多種責(zé)任，他們對于檔案管理工作也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在沒有專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)下，他們處理的工作不到位，無法滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際需求。很多檔案管理人員缺乏信息應(yīng)用技術(shù)，所以無法及時(shí)的利用信息化手段處理檔案管理問題，影響了疾控中心信息化管理工作的開展。有部分檔案管理人員缺乏積極的專業(yè)素養(yǎng)，從而無法擺正自己的工作態(tài)度，以至于在處理檔案工作時(shí)，常常丟失部分信息，對整體的工作實(shí)效產(chǎn)生負(fù)面影響。

疾控中心檔案信息化管理問題的解決對策

現(xiàn)階段，檔案信息化管理的發(fā)展方向非常明確，已經(jīng)成為了一種不可逆轉(zhuǎn)的形勢，面對現(xiàn)階段國家疾控中心的具體狀況，發(fā)現(xiàn)很多問題的出現(xiàn)都影響到整體工作實(shí)效的提升，因此需要有針對性的選擇解決方案，適當(dāng)?shù)奶幚硐嚓P(guān)的問題，由此提升相應(yīng)的工作效率，更好地保證檔案信息的完善。

建立健全檔案信息管理制度。為了更好的提升檔案信息管理工作的實(shí)效性，確保工作水平的進(jìn)一步提升，需要重視管理團(tuán)隊(duì)的組建，強(qiáng)化員工之間的合作，保證嚴(yán)格的按照可行制度落實(shí)相關(guān)工作。疾控中心應(yīng)該明確自身的發(fā)展?fàn)顩r，重視檔案資料的數(shù)量，通過構(gòu)建科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，對所有工作人員的行為加以規(guī)范，重視檔案室的準(zhǔn)入條件，適當(dāng)?shù)膭澐殖龈蛹?xì)致的權(quán)責(zé)，通過相對清晰的工作程序，讓管理人員可以依照具體的要求開展工作。另外，疾控中心也需要合理的制定獎(jiǎng)懲制度，確保有目的的獎(jiǎng)罰工作人員，如工作優(yōu)異的管理者，需要適當(dāng)?shù)慕o予鼓勵(lì)，讓他們始終保持著積極的工作姿態(tài)。針對違規(guī)操作的工作人員，應(yīng)該采取嚴(yán)懲措施，對其進(jìn)行警示，讓所有的管理者都能從根本上意識(shí)到遵守職業(yè)道德的重要性，樹立正確的服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)高效率的工作。

重視檔案信息化管理資金投入。在社會(huì)穩(wěn)步發(fā)展的今天，疾控中心檔案管理工作應(yīng)該建立于維護(hù)公共資源的基礎(chǔ)上落實(shí)到實(shí)處，保證更好的記錄歷史、發(fā)揚(yáng)文化文明，為社會(huì)提供更好的幫助。通過適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用檔案管理軟件及相關(guān)的硬件設(shè)施，可以更好地明確檔案的實(shí)際存儲(chǔ)條件，提出更加合理的對策，處理好檔案信息化管理方面出現(xiàn)的問題。國家和相關(guān)的部門應(yīng)該重視對這方面的資金投入，為疾控中心提供性能優(yōu)良的檔案管理軟件，利用較為科學(xué)的存儲(chǔ)模式，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的信息安全性，加強(qiáng)防護(hù)軟件的應(yīng)用，為檔案資料的安全提供保證。疾控中心要不斷增加資金數(shù)額，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、管理模式與人才，在完善信息化管理的同時(shí)為電子檔案配備高性能的防盜軟件與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，保障數(shù)據(jù)信息的安全性與完整度。

提升檔案信息管理者的素質(zhì)。檔案信息管理者扮演著重要的角色，為了更好地提升檔案管理工作質(zhì)量，有效地管理檔案信息，需要利用科學(xué)、合理的方式，適當(dāng)?shù)木S護(hù)檔案資料的安全，適當(dāng)?shù)牟扇『侠韺Σ撸顾麄兊木C合素質(zhì)水平取得明顯的進(jìn)步。疾控中心需要密切關(guān)注優(yōu)秀人才的選拔，注重對所有人員的考核，對業(yè)務(wù)不熟練、技能不到位的管理者及時(shí)提供培訓(xùn)和教育，讓他們更好地積累經(jīng)驗(yàn)，由此鍛煉他們的操作技能，讓他們學(xué)會(huì)積極的利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)手段，熟練掌握各種計(jì)算機(jī)知識(shí)和流程，主動(dòng)參與到檔案管理工作中。疾控中心還是需要定期的安排培訓(xùn)計(jì)劃，展開豐富多彩的學(xué)習(xí)活動(dòng)，指導(dǎo)他們不斷地更新思想和管理理念，強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，提高自身的職業(yè)道德水平，這樣就能及時(shí)的彌補(bǔ)在工作過程中出現(xiàn)的失誤，提升自己的認(rèn)知能力，迎合時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步。

轉(zhuǎn)變檔案信息管理者的思想觀念，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。檔案信息管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)繁雜的任務(wù)種類，某些疾控中心的檔案管理人員尚未認(rèn)識(shí)到自己工作的重要價(jià)值，認(rèn)為疾病防治任務(wù)才是關(guān)鍵和重心，檔案信息化管理可有可無。對于如此情況，我國疾控中心的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變思維和觀念，向有關(guān)工作人員宣傳檔案管理的重要性，并促進(jìn)他們樹立使命感和增強(qiáng)責(zé)任心，使其明確自己的職責(zé)義務(wù)所在，進(jìn)而更好地為患者服務(wù)。通過開展會(huì)議或培訓(xùn)活動(dòng)，使疾控中心的工作人員足夠了解檔案信息化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，盡快熟悉具體的工作要求與具體職責(zé)，加強(qiáng)檔案交接的應(yīng)用和保管工作，提高檔案信息交換和共享的效率和質(zhì)量。

建立并強(qiáng)化績效考核制度。疾控中心的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人必須高度重視績效考核制度，并積極建立和實(shí)施此項(xiàng)制度，將績效考核的強(qiáng)化作為基礎(chǔ)，并合理科學(xué)地設(shè)置其流程與環(huán)節(jié)，以此來提高疾控中心檔案管理信息化的工作水平。在績效考核制度的實(shí)施過程中，首先應(yīng)當(dāng)明確檔案信息化管理的整體框架，并合理科學(xué)地規(guī)劃和設(shè)計(jì)績效考核的具體流程。依靠大家的協(xié)同努力來確保績效考核制度的順利實(shí)施，從而有效解決疾控中心檔案信息化管理當(dāng)中發(fā)生的問題，使檔案信息化管理制度得到完善，并充分發(fā)揮疾控檔案的重要功能與價(jià)值。

疾控中心檔案管理工作的業(yè)務(wù)繁雜，涉及面廣，范圍大，周期較長，增加了工作難度，因此需要極度重視檔案管理工作。疾控中心檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，也是目前管理工作中業(yè)務(wù)水平提升的具體要求。但是結(jié)合實(shí)際的發(fā)展情況加以分析，發(fā)現(xiàn)疾控中心檔案信息化管理中存在著各式各樣的問題，如果沒有及時(shí)的采取合理對策，將會(huì)影響到整體的工作效率，違背了檔案信息化發(fā)展的初衷。本文重點(diǎn)分析了檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，同時(shí)又有針對性的提出了對策，目的是讓疾控中心高度的關(guān)注信息化時(shí)代的發(fā)展需求，積極的利用多種手段一一解決不足之處，爭取在這個(gè)過程中提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整體服務(wù)質(zhì)量。endprint