檔案部門服務“最多跑一次”改革實踐分析

江 瀟/衢州市檔案局

“最多跑一次”改革是省委省政府踐行以人民為中心的發展思想的一項重大改革舉措。它按照群眾和企業到政府辦事“最多跑一次”的理念和目標，深化“四張清單一張網”改革，從與群眾和企業關系最緊密的領域和事項做起，充分運用“互聯網+政務服務”和大數據，全面推進政府自身改革，倒逼各地各部門簡政放權、放管結合、優化服務，促進體制機制創新，使群眾和企業對改革的獲得感明顯增強、政府辦事效率明顯提升、發展環境進一步改善，不斷增強經濟社會發展活力。2017年2月，省檔案局將衢州市檔案局列為全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作試點單位，市檔案局按照相關部署要求，針對現實中的“無效跑”“多頭跑”等“堵點”，積極探索出“一冊、一網、一庫”為核心的“三個一”工程，“三輪驅動”深度推進“最多跑一次”改革落地，讓群眾查檔“精準跑”“數據跑”乃至“不用跑”。筆者對市檔案局的相關工作進行簡介，以提供工作方案、總結工作經驗，為其他地區檔案部門服務“最多跑一次”改革提供借鑒。

1 “一冊導引”實現“不再無效跑”

市檔案局針對群眾查檔時因不清楚涉民檔案保管單位而跑“冤枉路”的問題，組織召開了全市民生檔案查閱指南編制交流現場會，對編制指南工作進行部署，匯總編印出《衢州市區民生檔案查詢指南》，收集了包括精簡、招工、知青、出生、婚姻在內的59種涉民檔案，并提供檔案保管單位地址、查閱方法、查閱時間、咨詢電話等信息。通過建立“一冊導引”方式，查檔群眾能夠看得懂，知道去哪辦、怎么辦，由此方便群眾查閱涉民檔案。

2 “窗網辦理”實現“一次也不跑”

以“一窗受理、一網通辦”為切入點，通過優化流程、延伸功能、網上運行等方式，讓群眾查檔不用“重復跑”甚至“一次也不跑”。一是提供“一窗受理”服務。開通窗口辦理，將10項事項納入市行政服務中心綜合窗口，10項事項即贈送、交換、出賣國家所有檔案的復制件審批；攜帶、運輸或者郵寄檔案及其復制件出境審批；重點建設項目檔案驗收；中央預算內投資項目檔案驗收；重點建設項目檔案登記備份；重大科學技術研究成果檔案驗收；開放檔案查閱服務；開放檔案異地跨館查閱服務；檔案數據災難備份；檔案備份數據證明服務。在此基礎上，進一步完善其中行政許可、行政確認和其他權利等6項權力事項服務流程，將這6項事項納入窗口，實現“一窗受理，集成服務”。另外，局領導每月到市行政服務中心綜合窗口值班，零距離為群眾提供服務，并面對面與群眾交流，通過這樣的方式查找工作難點，不斷提升窗口服務質量；還編印《一窗受理辦事指南》，放在市行政服務中心綜合窗口供群眾取閱，并在每次外出進行業務指導或檢查時發放。

二是提供“一網通辦”服務。將重點項目檔案驗收、檔案年檢、重點項目檔案執法檢查、鄉鎮檔案執法檢查等檔案行政監管工作及時納入浙江政務服務網行政權力運行系統，實現全程在線辦理，達到“零跑腿”。2015年9月市檔案局啟用政務服務網辦件系統，至今共辦件147件，真正實現了統一辦件管理，權力運行更加流程化、規范化、透明化。

3 “一庫共享”實現“數據替人跑”

市檔案局與相關部門密切配合，制訂電子化歸檔規范標準，搭建“最多跑一次”事項電子化歸檔平臺數據庫，充分利用各單位歸檔數據，推動電子文件數據資源“一庫共享”，實現檔案工作轉型升級。

一是制訂規范標準。多次與市行政服務中心、市電子政務中心、軟件公司等單位進行反復討論，基本確定電子化歸檔工作軟件平臺的實施方案和流程。在此基礎上以市政府辦公室的名義印發《衢州市加快推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作實施方案》，向相關單位發放《“最多跑一次”事項電子化歸檔文件匯編》，確保工作有章可循、有據可依。

二是爭取項目立項。申報2017年市信息化項目《衢州市行政審批電子檔案管理系統》，獲批資金120萬元人民幣，目前正著手建立集電子文件歸檔處理系統、虛擬檔案室系統、電子檔案移交接收系統和電子文件登記備份系統為一體的“最多跑一次”事項電子化歸檔平臺。下一步，平臺將入駐市政府服務網專有云平臺，借助市電子政務中心的技術力量進行日常運行與維護。

三是穩步推進工作。召集全市35家“最多跑一次”事項試點單位召開電子化歸檔工作部署會，進一步統一思想、明確職責、倒排時間節點，建立工作聯動機制；統計梳理全市35家單位900多項電子文件材料歸檔范圍和保管期限，并召開“最多跑一次”平臺預歸檔培訓會；召集6個縣（市、區）分管領導召開“最多跑一次”事項電子化歸檔推進工作現場會，布置工作任務，層層壓實責任，穩步推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作。