加強救災檔案收集工作的若干對策

周 率/麗水市檔案局 蘭 峻/麗水市蓮都區黨校

救災檔案指反映災害發生時的情況、救災過程、災后重建情況等內容的、有重要保存與研究價值的多種載體資料，一般來說可分為文書類檔案、影像類檔案、善后類檔案，其中文書類檔案包括政府部門制定的災情報告、簡報等，印發的各類救災通知、應急預案、救災方案等，制定的災后重建規劃、表彰救災先進人物和先進單位的文件、擬定的救災工作總結等；影像類檔案指災難發生時、救災過程中和災后重建中產生的各類錄像和照片資料，其形成者可以是個人也可以是新聞媒體；善后類檔案包括反映災后醫療救護、衛生防疫、后勤保障、災民安置、災后安撫、調查評估及災區恢復等方面的資料。救災檔案對于總結救災經驗、開展災害防治工作等具有重要意義，因此必須加強救災檔案收集工作。2015年11月，麗水市蓮都區雅溪鎮里東村發生山體滑坡災害，造成38人死亡、1人受傷；2016年9月，遂昌縣北界鎮蘇村發生山體滑坡，造成25人遇難、2人失聯、4人受傷。在救災過程中，麗水市檔案局、麗水市蓮都區檔案局、遂昌縣檔案局及時介入做好救災檔案收集工作，并取得一定成效。

1 收集工作實踐分析

一是印發收集文件。災害發生時檔案部門要及時跟進，初步了解災害類型與救災方案，特別要主動與各參加救援的單位及時對接，了解各單位產生檔案的主要內容、檔案保存地點和保管人員等信息，在此基礎上及時制定救災檔案收集方案，明確檔案收集范圍、需要各單位配合的工作等，通過正式渠道印發各單位，要求各單位配合檔案部門做好檔案收集工作。如，里東山體滑坡災害發生后第五天，蓮都區檔案局即制定了《里東山體滑坡災害檔案資料收集整理工作方案》，并向全區各單位下發救災檔案收集通知，確保檔案收集與救災工作同步跟進。

二是開展現場征集。災害發生后，檔案部門工作人員在征得救災指揮部的同意后，盡快進入災害發生現場收集第一手檔案資料。里東山體滑坡災害發生后，麗水市檔案局和蓮都區檔案局迅速組織人員進入災害發生地，根據《里東山體滑坡災害檔案資料收集整理工作方案》的要求向各參與救災的單位收集檔案，并登記清楚檔案形成者與保管者的相關信息，作為檔案資料的附加信息進行保存。此外，蓮都區檔案局工作人員還實地拍攝反映災害現場和救災場景的照片與錄像，作為影像資料入館保存。檔案部門還要擴大收集面，可通過新聞媒體向全社會發布救災檔案收集公告，鼓勵社會各界積極向檔案館捐贈救災檔案資料；還可鼓勵社會各界提供檔案收集線索并主動上門征集。

三是開展跟蹤收集。對沒有及時移交救災檔案的單位進行催交；有些單位形成的文書資料在后續救災工作還要查考，待工作全部完成后跟進收集；在幸存者或死難者家屬心理創傷平復后，對其采訪形成口述資料，或動員其捐贈相關實物；持續收集災區善后和重建中產生的檔案資料；等等。

2 幾點注意事項

第一，要確保檔案的完整性。由于救災活動每個階段的任務和重點不同，每個階段任務完成后參與單位和人員就會撤離，如果沒能及時與其建立聯系、告知檔案征集的意圖和內容，就收集不到其形成的資料。此外，參加救災的單位或團體數量眾多，以地方政府為例，災害發生后當地的國土部門、建設部門、民政部門、水利部門、交通部門都會參與救災，檔案形成主體眾多，形成的檔案資料極為分散，因此檔案部門在開展工作前必須做好充分準備，了解檔案形成主體，做到心中有數；在工作中主動跟進，督促相關單位、團體或個人及時移交檔案。

第二，要注意收集口述資料。災難具有突發性，救災過程時間緊、任務重，許多有保存價值的內容難以通過文字或影像的形式及時記錄下來，因此采訪當事人或目擊者形成口述資料，是一項重要的補救措施。特別是可以收集幸存者回憶災害發生前征兆性現象的口述資料，為災害預防提供參考。

在工作中我們發現，一些單位存在重視收集政府部門形成的檔案，不重視團體、企業或個人形成的檔案；重視收集反映救災過程檔案，不重視反映善后工作的檔案；重視收集文書檔案和影像檔案，不重視收集實物和口述資料等問題。對此需要認真總結，以不斷提升工作成效。