學校檔案資源建設的策略與路徑選擇

袁煥新/杭州楊綾子學校

杭州市楊綾子學校是一所培養智障學生的特殊教育學校。學校在發展過程中形成了各類文件材料，這些文件材料內容豐富、載體多樣。當前學校原有的檔案資源建設理念、方式等已無法適應新形勢下開展工作的需要，必須從策略和路徑兩方面進行重新思考和審視。

1 學校檔案資源建設的策略

1.1 以創新思維引領學校檔案資源建設

當前學校檔案工作的開展是以《學校檔案管理規范》為依據的。《規范》籠統地將學校檔案收集對象確定為黨群工作、行政管理、教學管理、教師業務、學籍管理等14類。筆者認為，如果不能結合學校實際，粗略地按此規定執行，盡管能夠將14類都收齊，但各學校的檔案內容一定是千篇一律的，學校檔案資源建設必然會受到制約。學校在加強檔案資源建設時，應對《學校檔案管理規范》中的收集范圍進行細化，列出條目式的檔案收集內容，除學校原有的依據《學校檔案管理規范》制定的14類檔案收集對象外，應重點對能反映學校辦學特色、取得的成就等方面的檔案進行單獨收集。

1.2 以戰略眼光培育學校檔案資源特色

加強學校檔案資源建設，精華在于“特色”。學校應放眼長遠，立足當前學校的辦學特點、成績以及今后的辦學趨勢，以戰略的眼光確立學校檔案資源特色的培育方向。杭州楊綾子學校結合自身特點，將檔案資源特色確定為對外交流、重大活動檔案。學校每年來慰問的各級領導，來參觀訪問、交流學習、獻愛心的社會各界人士、特教同行絡繹不絕，在此過程中會形成照片、題詞、報道、錄像、禮品等各種載體檔案，它們能反映出學校作為杭州市國際旅游訪問點以及學校在特殊教育方面的特點，是學校特色檔案收集的重點對象之一。文藝及特奧人才培養檔案。學校作為智障青少年文藝及特奧人才培養基地，在特奧運動會、全國特殊教育學校文藝匯演、全國殘疾人文藝調演時都會安排學生參與，在這些活動中會收獲不少獎牌、獎杯、證書；同時學校在人才培養過程中也會形成人才培訓規劃、日常培訓記錄等檔案，它們都是學校特色檔案不可缺少的組成部分。殘疾學生實習與安置就業檔案。學校有全國首個智障教育職業高中部，對九年義務教育后的中度智障學生進行三年職業教育和訓練；并與永和大王、星巴克、肯德基、麥當勞、沃爾瑪超市等多家企事業單位簽訂就業協議，安置和培訓有能力的學生。由此會產生各類學生受訓材料、招聘協議合同、照片、媒體報道、錄像等，也是學校特色檔案的重要內容。

2 學校檔案資源建設的路徑選擇

一是妥善解決檔案資源收集難的問題。學校檔案資源主要來源于校辦公室、總務處以及特教老師等相關職能部門和成員，而檔案收集者是檔案員，檔案形成者和檔案收集者不一致是造成學校檔案資源收集難的主要原因。要解決這一問題，需要通過制度建設來保障，學校應健全檔案收集制度，建立以專職檔案員為主、各特教老師為輔的檔案收集隊伍，并將檔案收集工作列入考核內容，以考核來促進各相關職能部門和成員各司其職，收集好職責范圍內形成的檔案材料；還需要專職檔案員加強對兼職檔案員的培訓和指導，引導他們清楚了解哪些材料具有歸檔價值和歸檔時期；同時專職檔案員應按照學校細化的檔案收集范圍做好定期檢查和催交，確保檔案材料尤其是特色檔案應歸盡歸。

二是委派專人承擔重大活動檔案收集。重大活動是學校形成特色檔案資源的重要渠道。近年來，學校接待參觀訪問、參加對外交流、運動會及匯演等重大活動越來越多，針對這一情況應引起重視，直接派員參與其中，在活動計劃之時就提前介入，按照活動進程制訂檔案材料的收集計劃，并開展跟蹤收集，確保每舉辦或參加一次重大活動，其所有的檔案都齊全完整。

三是重視聲像檔案的收集質量。隨著學校教育業務工作的開展以及參與各類重大活動的日趨頻繁，各類照片、錄像等檔案形成數量越來越多，它們在學校檔案資源中占據很大比重，同時其生動形象的特點又使其成為學校檔案資源不可或缺的組成部分。但可惜的是，有不少照片和錄像檔案因為拍攝人員不專業或要素信息不全而成為“廢品”。學校尤其要重視聲像檔案的形成，應委派專業人員進行拍攝或指定人員向專門拍攝人員進行收集，并在收集完成后及時填寫與聲像檔案相關的時間、地點、人物及事件等要素信息。