大數據時代檔案工作的變革及要求

文 / 洪澤文

2016年“加拿大檔案工作者協會”（ACA）年會期間，一名檔案工作者發表一條這樣的“朋友圈”：“在2016年ACA大會上，我發現，作為一名檔案工作者，我需要具備以下所有身份，數據專家、程序員、社會工作者或者協助者、歷史學家、教育家、作者、學者、社會服務者、館長、項目管理者、會計、檔案管理者、活動家……還有檔案工作者！”[1]由此，檔案工作者是“千面神”的觀點在全球檔案界引起了廣泛關注和熱烈討論。檔案工作者是否擔得起“千面神”這一稱號尚未可知，但可以明確的是，在大數據時代的沖擊和影響下，檔案工作者的多個方面都在發生著顯著變化。

一、大數據時代下檔案工作的變革

大數據是信息技術發展到一定程度的必然產物，也是當今行業發展和產業升級所無法回避的一種數據現象。計世資訊《2014—2015年中國大數據市場現狀與發展趨勢研究報告》顯示，2014年中國大數據市場達到了5.8億元，增長率為48.7%[2]。根據目前學界較為統一的認識，大數據具有四個基本特征，即“4V”特征：①數據體量大（Volume），海量的數據規模超越了傳統數據庫軟件的處理范圍；②數據類型多（Variety），數據格式和種類豐富，除傳統的結構化數據之外，更多的是半結構化數據和非結構化數據；③運行速度快（Velocity），數據從產生、流轉到處理的整個過程都始終保持高速狀態；④價值密度低，海量數據中有價值的數據只占極少部分。大數據的上述特征表明，傳統的技術手段已經無法適應大數據的挖掘、開發和利用。大數據的處理過程就如同沙里淘金。這就要求信息部門必須提高對數據的開發和加工能力，用高效、低成本的加工處理方式來挖掘出數據的最大價值。

大數據不僅引發了互聯網行業和信息技術（IT）行業的技術革命，更對原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個社會的各行各業，檔案管理領域也不例外。雖然根據《中華人民共和國檔案法》第二條規定，“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，進入檔案館并得到永久保存的檔案都具有較高的保存價值，其價值密度顯然不符合大數據的特征。即便檔案尚不具備作為大數據進行管理的前提條件，但大數據環境的相關效應以及全新的管理思想和方式卻在一定程度上影響檔案工作。在大數據時代背景下，檔案工作在以下幾個方面出現了較為顯著的變化。

（一）檔案工作理念的更新

一直以來，中央和縣級以上各級各類檔案館作為集中管理檔案的文化事業機構，具有為國家保存檔案、為社會提供檔案利用服務的責任和義務。而到了大數據時代，個人數據終端得到普遍應用，數據的產生、傳輸和存儲成本大幅降低，檔案數據的獲取和利用變得更為便捷高效。通過目前盛行的檔案信息服務平臺，檔案利用者可以突破線下查檔的時空限制，檔案利用服務對象的涵蓋面不斷擴大，服務內容更為精細化和個性化，服務方式出現了異地化、數字化趨勢，檔案利用服務工作正“朝著社會化、多元化方向發展，以企業、客戶個性化、差異化需求為導向，提供人性化、智慧化服務”[3]。與此同時，檔案館在積極開展檔案管理工作和提供檔案利用服務的同時也面臨檔案數據泄密、內容失真和無法長期保存等安全問題，而傳統的檔案工作理念、制度和技術手段都無法解決這些新產生的問題。為適應大數據時代下檔案工作轉型的需要，與之配套的管理制度、技術手段、管理流程乃至思維方式等都不同以往。為此，檔案部門必須主動轉變檔案管理工作理念，逐步樹立“服務網絡化思維、信息化思維、技術性思維和資源共享性思維”[4]，在進一步挖掘檔案價值的同時更好地滿足未來利用者的需求。

（二）檔案工作環境的變化

在大數據蓬勃發展的時代背景下，檔案工作的法律環境、組織環境、技術環境等都發生了相應的變化。一是檔案工作的法律環境會變得更為嚴苛。大數據技術快速獲取檔案信息的能力對檔案安全和個人隱私保護造成巨大挑戰。檔案利用服務工作需要在充分尊重法律權利、信息安全、知識產權、文化道德以及個人隱私的基礎上開展，其他的檔案工作也將在更為科學、嚴格的法律框架下進行。二是檔案工作的組織環境呈現一體化、扁平化趨勢。大數據環境下，檔案部門將借助統一管理平臺、統一存儲系統和統一服務網站，實現檔案管理鏈條上不同部門之間的互聯互通、一體化管理和全過程管理，即每個部門產生的檔案都可以及時接入檔案部門的統一系統來進行管理。這就要求現階段變革目前的檔案管理體制，打破檔案產生環節與保管利用環節中的固有屏障，建立起扁平式的檔案管理系統。[5]三是檔案工作的技術環境日益多變，對檔案工作的影響持續增強。大數據、云計算、物聯網、移動互聯等信息通訊技術正以一種超乎想象的速度進行變革和創新，新技術層出不窮、更迭迅速，檔案工作的技術環境也更為多變和復雜。檔案收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研等工作的開展都離不開新技術的廣泛應用，對各類技術的依賴性不斷增強。

（三）檔案工作對象的變化

檔案工作對象——檔案呈現出數量成倍化、來源多元化、格式多樣化、內容豐富化、技術復雜化等重要變化。一是檔案數量成倍化。隨著大數據時代的來臨，數字環境中所形成的檔案數量大幅增加，而我國檔案館目前仍遵照雙軌制來進行管理。這也就意味著大量已歸檔的電子文件也需要同紙質檔案一同移交進館。同時，自國家檔案局提出“至2020年實現館藏存量檔案數字化率達80%以上”的目標要求后，各地檔案館的信息化工程正在如火如荼地開展，對目前的館藏存量檔案進行數字化已經成為當前眾多檔案館的重點工作。這就意味著檔案館又將新增一批規模巨大的檔案數字復制件。因而，檔案數量呈現成倍增長趨勢。二是檔案來源多元化。電子政務的發展促使檔案領域開始關注網絡信息資源的歸檔保存，且西方發達國家早已開始政府網站、電子郵件公文以及社交媒體等網絡信息資源的歸檔保存工作，如英國國家檔案館從2003年起開始網站保存工作，至2014年已經收集了3.36億條URL，保存了10.3TB的數據[6]。由此，未來我國各級檔案館可能還將接收來自政府網站、電子郵件公文、政務社交媒體等不同來源的檔案。三是格式多樣化。大數據的重要特點之一是豐富多樣的數據類型和全數據規模，檔案數據的格式和種類日趨豐富，可能會接受一部分半結構化數據和非結構化數據，以期最大程度地維護檔案的原始記錄性。四是內容豐富化。在傳統檔案內容的基礎上，還將新增更多的過程性內容。比如越來越多的檔案館開始建設面向公眾的檔案信息服務平臺，青島市檔案館推出“青島檔案”微信公眾平臺，提供100多萬條開放檔案數據的在線查閱和咨詢服務，還聯合10個區室檔案館共同開發“青島市歷史知識庫”小程序；浙江省內100家檔案館均已入駐“浙江檔案服務網”，依托實名制提供查檔服務和咨詢[7]。這些檔案信息服務平臺在運行過程中所產生的網頁信息、用戶信息、瀏覽查詢記錄等過程性信息將進一步豐富檔案的內容。五是技術復雜化。伴隨我國文件管理數字轉型趨勢的推動，文件的生成、利用和管理已實現普遍數字化，原生于OA系統、光盤、U盤等數字環境的電子檔案數量劇增，數據的采集、標引、存儲等環節都需要運用多種新興技術手段。為在此類檔案的管理中進一步保障真實性、完整性、法律效力以及實現長期保存，檔案館需要設計開發出合適的電子檔案管理系統并增加電子簽名、時間戳等認證手段，這就大大加劇了檔案管理技術的復雜度和難度。數字形態的檔案數量正在大幅增加，未來也將繼續增長，檔案工作將面臨對海量而多樣的數據進行有效、高效、低成本管理的困難局面。

（四）檔案工作邊界與重心的變化

一方面，檔案工作的邊界將不斷拓寬，出現了檔案數字化工程實施和監督、檔案信息平臺的運作和維護、在線檔案資源的擷取和保存等全新的業務內容。隨著政府“互聯網+政務服務”的深化改革，對不同部門原有的異構數據資源進行梳理、盤點，實現電子檔案資源在共建共享方面的系統對接，將成為檔案工作中不可或缺的一部分。檔案工作的邊界不斷向檔案形成部門延伸，涉及前端控制工作所占的比重增加。另一方面，檔案工作重心也將隨之發生轉移。在大數據的時代背景下，利用者已經不再滿足于簡單獲取到檔案的文本，而是更為關注檔案潛在的內容和背后的價值。這就要求檔案部門對于檔案的管理工作框架，需要實現從數字化到數據化的轉變，即不僅僅能夠實現對檔案案卷的數字化管理，更能根據海量數據挖掘利用的需要，對檔案的管理深入到數據層面。這將更加適合大數據技術架構下對數據的“流處理”模式。[8]為順應數字人文和業務信息化的新趨勢，未來檔案工作與數字技術的結合也將越來越緊密，檔案館的傳統業務也將向數據分析、數據挖掘方向轉移，運用知識圖譜、語義分析、機器學習等大數據分析方法實現全地區、全部門、全單位檔案數據的采集和處理將成為未來檔案工作的業務重心。

二、對檔案工作者的要求

大數據時代的到來對檔案管理工作造成了巨大的沖擊和影響，檔案工作者作為檔案工作的主要責任人和具體承擔者，也必將隨之發生一定的發展和變化。

（一）對檔案工作者業務范圍的要求

檔案工作者是“千面神”的觀點之所以能在很長一段時間內大行其道，是因為其打破了傳統大眾認知中檔案工作者的業務范圍。在傳統觀念中，檔案館人員所從事的是一項以手工操作為主的低技術含量的紙質檔案整理保管工作，檔案職業也常常被社會大眾邊緣化、狹隘化。但隨著大數據技術的發展，檔案工作者的角色定位越發多樣化，如Emily Lonie在博文中提及的數據專家、程序員、項目管理者等。

其次，檔案業務范圍的重心也隨之發生轉移。為順應無紙化辦公和業務信息化的發展趨勢，2015年，上海自貿區率先開展電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式的探索[9]。事實上，這一實踐舉措并不是無源之水、無根之木。由于“雙套制”模式在實際業務工作中所暴露出來的管理混亂、資源浪費等問題，向“單套制”模式轉型已經成為學界和實踐工作者的共識。對此，我國投入了大量人力物力開展試點項目，取得了一定成效，模式轉型已箭在弦上，檔案工作者業務重心的轉移也是時勢所趨。

（二）對檔案工作者職業技能的要求

在大數據盛行的時代背景下，以云計算技術、虛擬化技術、分布式數據庫技術等為代表的技術創新浪潮已席卷全社會，各級各類檔案館亦無法例外。現代化的檔案館不僅要做好傳統實體檔案的收集整理、保管利用工作，而且要同步開展檔案信息化和數字檔案館建設。因此，檔案館工作人員，即檔案工作者需要具備一定的數據信息素養。受檔案數字化熱潮的影響，目前很多檔案館更傾向于招聘具有信息技術背景的人員，如2017年中央檔案館招聘檔案科學技術研究所人員時，就優先考慮計算機科學與技術及相關專業的畢業生[10]。

此外，檔案工作者還需具備堅實的檔案專業知識儲備。根據2017年初的一項調查顯示[11]，86.11%的被調查者（中國新上崗專職檔案人員）認為，檔案專業理論知識對于檔案從業人員不可或缺。無論是傳統的檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計八大具體環節，還是檔案管理系統的開發、升級和使用，都離不開檔案專業知識。這也是衡量檔案工作者能否勝任當前工作的一項重要指標。

另外，大數據技術的出現使得數據資源的集中統一管理成為可能，檔案信息化發展模式也正在由原來縱強橫弱的孤島模式向一體化管理模式轉變。這就意味著各級各類檔案館需加強本級政府部門電子檔案資源的集聚，將各部門檔案系統歸口于一個總的檔案信息管理平臺。鑒此，檔案工作人員需要與各相關部門負責人溝通交涉，獲取檔案管理權限，實現檔案數據接口的對接。這就需要檔案工作者不僅精通業務，而且具備較強的溝通能力、組織協調能力和整合能力。

（三）對檔案工作者職業認同的要求

職業認同是認同理論的重要表現形式，綜合反映了現代人對自身從事職業的整體感知。[12]在大數據環境中，檔案工作發生了翻天覆地的變化，檔案工作者的準入門檻、業務范圍也相應發生改變，這些變化會進一步影響檔案從業人員的職業認知、職業意志、職業價值實現和職業情感。

在職業認知方面，大數據技術能在一定程度上挖掘出更多檔案附加價值，提升檔案工作的意義，進而提高檔案工作者對檔案工作的價值認可；在職業意志方面，職業環境和職業內容的改變使得原有的檔案工作人員無法適應職業發展的新要求，從事檔案職業的信念也會大打折扣。據2017年關于檔案工作者的調查顯示，職業意志指標在所有職業認同指標中評分最低，從一個側面反映出檔案人員的職業歸屬感還有待提高[13]；在職業價值實現方面，大數據時代的到來對檔案工作帶來了機遇和挑戰，富有前沿性和挑戰性的工作內容更能滿足職業主體實現自我價值的期許；在職業情感方面，檔案工作的轉型和變化一方面會使得一部分檔案從業者無所適從，處于一種擔心被淘汰、被邊緣化的自我懷疑和自我否定中，另一方面，具備一定數據素養的檔案工作人員傾向于將此轉變視為“大展身手”的契機，有利于進一步加強其職業信心。

三、大數據時代檔案工作者的應對策略

大數據及其相關技術的普遍應用在為部分職業主體創造發展機遇的同時，也不可避免地會對傳統職業帶來一定的沖擊。鑒此，檔案工作者可以從個體和群體兩個層面入手，從心理、知識儲備、工作技能、制度等方面提前做好準備，積極應對。

（一）檔案工作者個體策略

一是要擺正心態。檔案數量的巨增、管理難度的增大以及服務方式的轉變無疑給每一位檔案館工作人員造成了一定的心理壓力，各種聞所未聞的大數據技術也使得檔案工作者望而生畏。但是，檔案工作者應認識到，這些現象都是技術進步到一定階段的必然產物，也是大數據時代發展的必然趨勢。因而，檔案館工作人員與其一味地固步自封，回避大數據相關技術和基本知識，不如擺正自己的心態，持開放的包容態度，積極地探索大數據知識和相關技術。同時，檔案工作者也要避免陷入自我否定、自我懷疑的怪圈。技術領域雖然從來就不是檔案工作者的專長，但術業有專攻。當檔案工作人員在數字轉型工作中遇到無法解決的技術難題時，也不應自怨自艾，而應認清自己的核心能力和局限，積極尋求數據專家、信息技術人員等適配人才的支持和幫助。

二是要加強檔案專業知識的儲備。大數據時代的整理工作受檔案信息系統信息自動分類一系列特性的影響，使信息自動檢索、元數據標引與數字檔案著錄等成為檔案整理中不可缺少的整理技能[14]。這些專業技能的創新都離不開檔案專業知識的儲備。大數據時代下，檔案工作的環境愈加多變和復雜，檔案工作愈加追求高效率和精細化，這就對檔案工作者的專業知識基礎提出了更高的要求。因而，檔案工作者要切實掌握檔案學的基礎理論知識，積極關注檔案學的前沿理論和研究，不斷拓寬自己的專業知識層面，在科學理論的指導下，靈活變通地處理實際問題，應對實踐需要。

三是要注重多項業務技能的培養。大數據時代下，檔案與信息、與數據的融合使得檔案工作內容更加復雜，對檔案工作人員的技能要求也更為全面。檔案數字化工程、檔案信息平臺建設、運行和維護等新型業務領域都需要檔案工作者的廣泛參與，也需要更為專業的業務技能的培養。檔案館工作人員要嘗試跳出傳統的技能圈子，推動知識結構的復合化、能力素質的多樣化，真正向“千面神”轉變。

（二）檔案工作者群體策略

一是要積極推動人才結構的差異化。在檔案工作者作為“千面神”的時代要求下，檔案人員的角色定位越來越多樣。顯然，要求一個檔案職業個體既是數據專家，又是程序員、活動家，不現實也不易實現。但推動檔案職業群體工作領域的細分卻具有較強的可行性。積極推動人才結構的差異化有助于實現檔案工作的精細化，使得各個檔案業務領域都能找到更合適的檔案工作者，工作需求得到最貼切的滿足。

二是要加緊構建檔案職業準入制度。大數據時代下，檔案工作的規范化和專業化要求達到了前所未有的歷史高度，如檔案信息著錄、元數據標引等工作對于規范化、標準化的要求十分嚴苛。而且，在現有的檔案工作者中，并非所有人都符合大數據時代下檔案管理工作的勝任力模型。此時，檔案職業準入規則作為衡量檔案工作者勝任力的重要手段就顯得尤為重要。檔案職業準入制度的構建可以確保檔案工作者的專業程度和技能水準基本符合工作需要，從而優化檔案工作者的人才隊伍建設，在一定程度上促進本國檔案職業的規范化與專業化。

三是要加強檔案職業訓練。大數據時代的到來使得檔案工作者逐步發現自己在檔案管理方面所存在的諸多知識空白和技術盲區，而改善這一狀況的唯一辦法就是學習。因而，檔案館應加強職業主體的檔案職業訓練，豐富培訓的內容。一方面，他們要積極增加大數據相關知識和檔案學專業知識來豐富自身的知識體系；另一方面，也要注重開展檔案技能實操項目來強化自身的職業技能。

[1]Emily Lonie.檔案工作者：千面神[EB/OL].http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI2NTM3NzkxMA==&mid=2247483676&i dx=1&sn=2e40c81e183e373963759227019de91f&scene=2&srcid=0825fXasJunorwd8eS5Etlay&from=timeline&isappinstall ed=0#wechat_redirect.

[2]計世資訊.2014年中國大數據市場，高速增長下的兩大亮點與問題[EB/OL].http://www.ccwresearch.com.cn/news_detail.htm?id=524290.

[3]蘭祝剛,惠英,李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案,2013(9):74-75.

[4]宋淑琴.大數據視野下檔案管理思維方式的轉變[J].檔案學研究,2015(3):36-39.

[5]滕春娥.大數據環境下檔案工作轉型研究[J].北京檔案,2015(2):17-19.

[6]王熹.英國檔案“探索”平臺的構建與特點[J].中國檔案,2016(3):70-71.

[7]林偉宏.浙江實行“一網查檔、百館聯動”[EB/OL].http://www.chinaarchives.cn/news/china/2017/1108/118082.shtml.

[8]王建亞.大數據背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰[J].北京檔案,2014(5):25-27.

[9]錢毅.電子文件“單套制”管理相關概念的辨析與思考[J].檔案學通訊,2017(4):8-13.

[10](北京)國家檔案局中央檔案館2017招聘[EB/OL].http://ic.ruc.edu.cn/pub_ic/employment/20170321/11787.html.

[11][12][13]徐擁軍,閆靜.中國新上崗專職檔案人員職業認同和職業滿意度調查研究[J].檔案學研究,2017(1):84-92.

[14]金瓊.大數據時代對檔案工作者的影響及應對措施[J].檔案天地,2016(10):36-38.