深化“最多跑一次”事項電子化歸檔工作推進檔案館數字轉型

鄭金月/浙江省檔案局

2018年6月14日，全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作暨數字檔案館建設推進會在新昌召開。這次會議的主要任務是：認真貫徹落實省委、省政府深化“最多跑一次”改革總體部署和全省檔案局（館）長會議精神，深化推進全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作和數字檔案館（室）建設，推動檔案工作全面服務我省改革發展大局和全面融入政府數字化轉型。

一、聚焦服務改革重點，加快推進全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作的“拓面提升”

自去年以來，全省各級檔案部門主動擔當、積極作為，全力推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，取得了階段性成果。

（一）不斷完善頂層設計，推動檔案工作深度融入“最多跑一次”改革總體格局。省委、省政府重視發揮檔案工作在助推“最多跑一次”改革中的基礎性保障作用，把電子化歸檔工作納入“最多跑一次”改革工作部署和督查考核內容。同時，省政府和省檔案局陸續出臺配套法規政策和標準規范，頂層設計不斷完善。

（二）做好前期業務技術準備，全面開展政務服務網行政許可事項的預歸檔工作。截至今年5月底，全省已在統建平臺在線預歸檔“最多跑一次”事項電子檔案108萬余件，其中省本級歸檔65萬余件，各市、縣（市、區）歸檔43萬余件。杭州市、縉云縣等地開展了自建權力運行系統電子文件歸檔試點。

（三）強化項目和技術支撐，加快推進電子文件歸檔和電子檔案管理統一平臺建設。省市縣三級權力運行系統的行政許可在線歸檔模塊實現全面部署。省本級電子文件歸檔和接收系統、電子檔案長久保存基地、浙江檔案服務網3個配套項目均已投入運行；全省電子檔案數據交換平臺項目正在部署試運行。全省范圍內，杭州市等13個市縣區已完成電子文件歸檔和接收系統的開發建設。“檔案數據管理和開放共享工程建設”項目穩步推進。

我省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作取得了較好成效，但也存在一些問題，比如：對這項工作的認識不夠到位，對電子化歸檔工作的重要性、緊迫性認識還不夠；電子化歸檔覆蓋范圍有限，整體進展不平衡；歸檔數量和質量還有待提高；等等。以上問題，有的是發展過程中的共性和客觀現象，有的是個別現象或主觀原因造成的問題，都影響了全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作的推進，需要我們高度重視，切實加以研究解決。

下一步我們要圍繞深化“最多跑一次”改革和推動政府數字化轉型目標，全面推進“最多跑一次”事項電子化歸檔的“拓面提升”工作，加快建成電子文件歸檔和電子檔案管理統一平臺，基本實現政務服務網各類電子文件應歸盡歸、安全保管、有效利用，為深化“最多跑一次”改革提供可靠的基礎支撐。重點做好以下五個方面的工作：

（一）做好文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定、審核工作。一是把握這次制定和審核工作的范圍。這次開展“最多跑一次”事項歸檔范圍制定和審核的范圍是各單位的全部權力事項。這主要基于：一方面，“最多跑一次”事項清單將逐步覆蓋大部分面向企業和個人的權力事項；另一方面，《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》對九大類權力事項電子文件都有應歸盡歸的要求。二是確保制定和審核工作的規范性和可操作性。各地在開展編制和審核工作時，要確保編制內容科學性、規范性和可操作性，即歸檔范圍要細化、載體形式要明確、材料歸檔范圍要符合窗口實際辦理情況，并由單位法制部門和窗口人員進行核查確認。

（二）做好電子文件歸檔和電子檔案管理統一平臺的開發、部署和配置工作。一是做好九大類權力事項預歸檔模塊的更新和配置工作。在線歸檔模塊的更新由電子政務管理部門負責，各地檔案部門也要主動介入，加強溝通和協商，做好需求指導工作，并開設監管賬號。在線歸檔模塊配置的責任主體是各個行政機關，各級檔案部門要做好指導和監管工作。在線歸檔模塊參數配置時，要確保配置符合實際的辦件情況。二是加快電子檔案管理統一平臺的開發建設。電子檔案管理統一平臺包括電子文件歸檔與接收系統、統一虛擬檔案室和電子檔案長久保存系統等。各地可根據自身情況選擇全部新建、在原有系統上改建或部分系統新建。三是做好交換平臺（模塊）的部署和對接。交換平臺采取省局統一開發、省市縣分級部署和應用的模式。各市縣區要抓緊做好交換平臺的部署應用工作，根據實際確定本地部署方式，并實現與本級政務辦事系統、歸檔接收系統的技術對接。為便于推廣和維護，建議有條件的設區市統一申請云資源，部署本級及所屬縣（市、區）的交換平臺。

（三）實現“最多跑一次”事項電子文件應歸盡歸。當前的重點是實現政務服務網統建平臺的“最多跑一次”事項電子文件應歸盡歸。各地要注意：一是不要太過理想化。當前政務辦事辦理還處于從線下向線上轉型的過渡期，紙質材料和電子文件材料并存的現象比較普遍，對于這種情況，檔案部門在歸檔的時候要把握“單套制，雙軌制”原則。對于辦件量大、紙質和電子材料并存的網辦事項，在辦理階段可采取紙質和電子材料分別單套歸檔的方式；確有數字化利用需求的，在數字檔案室階段再將紙質檔案的數字化成果補充到電子檔案中。對于辦件量不大的網辦事項，可將紙質材料掃描后與其他電子材料一起歸檔。歸檔方式應以不影響窗口業務的及時辦理為原則。二是歷史數據的處理問題。政務服務網已運行多年，在平臺中積累了歷年的辦件信息和材料，這些歷史數據量大、質量良莠不齊，很難按照最新的標準規范要求進行檢測歸檔，但又必須要做好歸檔工作。對于歷史數據，各地要以確保安全為原則，加快制定歷史數據處理方案，抓緊將這些歷史數據進行批量歸檔或者備份。

（四）做好“最多跑一次”事項電子檔案移交進館工作。各單位對屬于進館范圍的電子檔案，按規定在5年內通過本級電子檔案管理統一平臺，向國家綜合檔案館移交，并辦理移交進館手續。經國家綜合檔案館同意，各單位可在向本單位檔案部門歸檔的同時，同步開展移交進館工作。根據今年的進度安排，9月底前各市、縣（市、區）要完成6家以上單位的行政許可事項電子檔案移交進館任務。

（五）加快推進專業檔案數字化、數據化和數據歸集共享。各級國家綜合檔案館要以服務“最多跑一次”改革、打破“信息孤島”為契機，加大投入，加快做好館藏專業檔案的數字化轉換工作。同時，也要督促各級機關單位加快專業檔案的數字化、數據化，將其作為數字檔案室建設的重要內容。各級檔案部門要加快做好檔案數據的信息公開、開放鑒定等工作，明確電子檔案共享利用范圍和條件，將館藏專業檔案的數字化成果提供給檔案形成部門及其政務辦理窗口進行共享利用、補錄比對和完善電子證照庫。對于已接收進館的“最多跑一次”事項電子檔案，各地要及時通過浙江檔案服務網、浙江政務服務網等渠道提供共享利用。

今年“最多跑一次”事項電子化歸檔工作時間緊、任務重，請各地緊扣時間節點，把握工作進度，按時保質保量地完成今年工作任務。這項工作今年將繼續列入省委、省政府相關考核要求，我們也將會同省政府辦公廳和省跑改辦加強對各地的監督和指導，定期通報各地進展情況。

二、強化服務改革支撐，加快推進數字檔案館（室）建設

數字檔案館（室）建設是檔案部門服務“最多跑一次”改革的重要技術支撐，也是推進檔案工作自身數字轉型的必由之路。“十三五”以來，全省90%以上市縣區已建成數字檔案館或啟動數字檔案館二期項目，全省一半以上檔案館的館藏數字化率已超過80%。其中已有3家檔案館通過全國示范數字檔案館系統測試，16家檔案館通過國家級數字檔案館系統測試，總量全國最多。今年計劃申報全國示范和國家級數字檔案館系統測試的有24家，申報省級數字檔案館系統評估的有6家。

我省數字檔案館建設在取得成績的同時，也存在著一些問題：一是個別地方沒有把數字檔案館（室）的建設納入到政府信息化發展規劃和要求；二是地區間發展不平衡，仍有部分地區還沒有一家數字檔案館通過國家級測試；三是實際應用管理還需加強；四是數字檔案資源開放度有待提高。

去年，數字檔案館（室）建設列入我省基本公共服務的評價指標。根據“十三五”規劃提出的“到2020年全省各級各類國家檔案館全部建成數字檔案館，11個設區市的國家綜合檔案館全部通過國家級數字檔案館系統測試”及數字檔案室全覆蓋的總體目標，我省下一步的數字檔案館（室）建設任務仍比較艱巨，還需要各級檔案部門以數字檔案館系統測試、評估和數字檔案室創建工作為抓手，對照標桿、加快步伐，重點做好以下工作。

（一）以電子化歸檔技術平臺建設為契機，統籌推進數字檔案館（室）建設。各地要牢牢抓住全省推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作這個機遇，主動服務改革，將數字檔案館系統、統一虛擬檔案室系統等納入到電子檔案管理統一平臺項目進行統一開發建設，不斷完善數字檔案館（室）建設的軟硬件條件。

（二）以“爭一流、全覆蓋、全達標”目標為導向，做好數字檔案館系統測試和評估工作。一是11個市的數字檔案館系統測試工作要加快進度。今明兩年非常關鍵，各市要倒排計劃、落實責任，確保如期完成測試任務。二是不打算開展國家級測試的檔案館，也要求全部通過省級評估。去年省檔案局已經出臺數字檔案館評估辦法，將通過國家級測試或省級評估作為是否已建成數字檔案館的衡量指標。

（三）以服務績效為目標，加大數字檔案資源的鑒定開放力度。各地、各單位在完成館藏檔案數字化率指標的同時，也要積極做好數字檔案資源的開放鑒定工作，有條件的檔案館可以探索運用人工智能輔助鑒定等新技術。要依托浙江檔案服務網和浙江政務服務網等服務平臺，促進館藏數字檔案資源向部門和社會提供共享利用。