民國檔案著錄與數(shù)字化工作實踐探析

趙 靜/南京市城市建設(shè)檔案館

近年來，民國檔案的重要價值逐步為公眾所認可，社會各界對民國檔案的利用需求也日益增長。在這樣的背景下，民國檔案保管的重要性日益凸顯。筆者所在的南京市城市建設(shè)檔案館收藏了大量民國檔案，其中手繪圖紙所占比例較高，這給日常保管帶來了很大難度。首先是限于民國時期保管條件，部分圖紙破損嚴重，不宜采用手風琴式折疊保管的方式進行保管；平鋪保存能將對圖紙的破壞程度減小到最小，但不利于查考利用。其次是工程圖紙尤其是藍圖保管狀態(tài)堪憂，藍圖多是利用重氮鹽和偶聯(lián)劑等感光材料進行曬制、通過堿性物質(zhì)顯影產(chǎn)生線條效果的，因此保管條件好壞對圖紙質(zhì)量的影響較大；加之圖紙形成初期管理者缺乏保護意識，很多圖紙線條褪色嚴重、對比度降低，致使識別困難。最后是底圖保管存在不少問題，雖然制作底圖時使用碳素墨水在硫酸紙上作圖，筆跡材料耐久性好、黑色線條與透明的紙張載體對比度明顯，但硫酸紙老化問題日趨明顯，表現(xiàn)為韌性降低、紙張發(fā)脆，即使輕拿輕放也很容易發(fā)生紙張斷裂問題，若不進行修復且頻繁使用，會加劇破損現(xiàn)象，對檔案造成不可逆的破壞。為最大程度地保護民國檔案實體、延長其物理壽命，南京市城建檔案館對館藏民國檔案著錄和數(shù)字化工作進行了積極探索。

1 民國檔案著錄工作探析

一要具備一定的漢語言和英語基礎(chǔ)，并熟悉相關(guān)專業(yè)術(shù)語。民國檔案在整理著錄時，必須要熟悉檔案原文。民國檔案原文具有繁體字使用頻繁、所使用的白話文與如今的規(guī)范表述存在一定差異等特點，因此如果沒有一定的漢語言基礎(chǔ)，將很難理解檔案原文。此外民國建筑師多有出國留學的背景，很多施工設(shè)計圖紙圖簽欄里的信息和各項標注均用英文表達，有時甚至使用英語簡寫，如建筑圖紙中經(jīng)常出現(xiàn)“R.C”這一表達方式，如果沒有一定的英語基礎(chǔ)，可能就不知道這是“Reinforced Concrete（鋼筋混凝土）”的簡寫，那么在檔案著錄時，自然無法準確表達文件題名、揭示檔案信息。

二要尋求其他專業(yè)人員的支持，主動進行合作。對施工設(shè)計圖紙著錄不僅涉及英文知識，還涉及大量建筑學知識。如果工作人員僅具有一定的英語基礎(chǔ)但不懂建筑學方面的知識，很難完成著錄工作。如，概括文件題名是檔案文件級著錄的基本要求，若無法準確提煉和概括文件題名，既影響著錄質(zhì)量也難以保證后期的查全率和查準率。面對“Reinforcement of Inner Dome”這樣的文件題名，如果直譯就會翻譯成“增強內(nèi)部圓頂（圖）”，這樣的翻譯顯然不盡如人意；但是如果要結(jié)合圖紙內(nèi)容進行意譯的話，工作人員看讀不懂圖紙、對專業(yè)知識也知之甚少，意譯便無從談起。為此，市城建檔案館要求工作人員參閱相關(guān)專業(yè)書籍、盡可能地擴大自己的知識面，對文件題名進行先期翻譯工作；同時考慮到“術(shù)業(yè)有專攻”，主動加強與相關(guān)專業(yè)機構(gòu)的合作，聘請專業(yè)人員給予專業(yè)支持，如請他們結(jié)合圖紙內(nèi)容對先期翻譯提出修正意見，保證著錄工作的質(zhì)量。

三要制定著錄工作制度并統(tǒng)一著錄標準。市城建檔案館參照國家檔案局頒布的《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準 民國檔案著錄細則》《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準 民國檔案分類標引細則》并結(jié)合本館工作實際，制定了相應的著錄與標引工作制度，將檔案著錄分為工程級、案卷級、文件級三個層級，每個層級設(shè)置固定的著錄項。其中工程級以工程名稱、地點、五方責任單位為基本項，輔以開竣工時間、設(shè)計號等信息；案卷級主要反映案卷內(nèi)狀況，主要包括題名、案卷類型、密級等基本信息；文件級則以單份文件為單位，包含責任者、密級、載體形式、保管期限等信息。由于每個著錄項都可作為信息化系統(tǒng)中的檢索入口，因此面對眾多著錄信息必須統(tǒng)一著錄標準，如有些民國檔案因為破損等原因，在未進行相關(guān)處理前不適合開放，著錄時需嚴格按照要求對密級進行選擇。

2 民國檔案數(shù)字化工作探析

第一，要對檔案實體搶救實行“最小干預”政策，謹慎裱糊。在進行數(shù)字化之前，檔案修復工作不可避免。目前，檔案數(shù)字化工作的基本方式為掃描儀掃描，但是無論是平板掃描還是高速掃描，對檔案本身的物理狀況都有相應要求，載體材料的硬度、厚度和完整性決定了其可以采用的數(shù)字化方式。在民國檔案搶救工作中，很長一段時間對檔案實體都采取了以裱糊為主的搶救修復方法，大量民國檔案得到搶救，但是也發(fā)現(xiàn)了許多問題。首先裱糊過程中不可避免地需要使用漿糊，漿糊中含有水分和淀粉，檔案原件在裱糊或者過水后，文字和印章等發(fā)生洇染褪色，不如裱糊前清晰，有的甚至模糊不清。其次對于是否需要裱糊沒有明確的劃分依據(jù)，往往將裱糊作為萬能的手段，一些不需要裱糊的檔案也進行了裱糊，檔案原件或多或少經(jīng)過水的浸害；之后為加速漿糊固化，將裱糊過的檔案置于陽光下曝曬，會對檔案原件造成一定程度的破壞。再次裱糊后有時不能做到尺寸與原件完全統(tǒng)一，這是為追求頁面整齊的視覺效果對檔案原件進行尺寸修正所造成的，這樣的做法違背了檔案修舊如舊的原則。所以對檔案實體搶救要實行“最小干預”政策，謹慎裱糊。

第二，采用多種數(shù)字化手段并行的方式，提高數(shù)字化水平。利用掃描儀掃描可以解決大部分民國檔案的數(shù)字化問題，然而掃描并非萬能，一些特殊情況需要特殊對待。目前，圖紙掃描儀可以接受的最大寬幅多為A0尺寸，但是一些民國檔案如地形圖、規(guī)劃圖等并非標準的圖紙規(guī)格，有些圖紙寬幅遠大于A0尺寸且側(cè)邊還裝有不可拆卸的木質(zhì)卷軸，無法通過掃描儀進行數(shù)字化。這時，利用全畫幅相機進行掛拍再進行后期處理將其轉(zhuǎn)為數(shù)字形式，不失為一種較好的方式。此外，有些檔案由于裱糊技術(shù)欠缺造成紙張過厚、漿糊不均等問題，這些檔案同樣不宜用掃描儀掃描，可以采用全畫幅相機進行掛拍。有些檔案由于自身載體材料稍有破損，但還沒到需要裱糊的地步，因為保管不善紙張褶皺不平，直接進行掃描極易發(fā)生卡紙甚至死機現(xiàn)象，這時可以使用檔案原件加套透明膜的方式進行掃描，這種方式能有效避免檔案翹邊和原件部分缺失的問題，也不會影響掃描質(zhì)量。

第三，統(tǒng)一數(shù)字化標準，簡化設(shè)備安裝程序。在開展數(shù)字化工作前必須對各種電子檔案格式進行統(tǒng)一要求，如，文本文件通用格式為XML、DOC、TXT、RTF；表格文件通用格式為XLS、ET；圖像文件通用格式為JPEG、TIFF；圖形文件通用格式為DWG、PDF；影像文件通用格式為MPEG、AVI；聲音文件通用格式為WAV、MP3。這樣能避免后期因格式不符合而進行返工對檔案原件造成二次傷害。掃描后應對掃描件進行必要裁邊、糾偏、去污等處理；對于褪色嚴重的工程藍圖，對原件直接進行修復效果不甚理想，但是通過電腦后期處理，提高對比度及亮度，能有效提升圖紙的可閱讀性、大大增加檔案利用價值。除存儲格式外，數(shù)字化過程中電子檔案色彩模式及分辨率也必須按照既定的規(guī)定設(shè)置。掃描色彩模式一般可采用“彩色”“灰度”“黑白二值”三種，藍圖或頁面為黑白兩色的，并且字跡清晰、不帶插圖的，可采用“黑白二值”模式進行掃描；頁面為黑白兩色但字跡清晰度差或頁面為多色文字、帶有插圖的，可采用“灰度”模式進行掃描；頁面中有紅頭、印章及其他重要有色標記的或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的，可視需要采用“彩色”模式進行掃描。在分辨率的設(shè)置上，要求圖像完整清晰、在放大至200%時仍可以清晰再現(xiàn)原文、不產(chǎn)生鋸齒狀線條，一般圖紙不低于200dp、文字不低于150dpi；對于一些線條勾勒精美、原圖細節(jié)復雜的圖紙，分辨率可適當提高至600dpi，便于后期對數(shù)字化件進行摳圖及細部放大等復雜處理，完成深層次的信息挖掘。