高校年鑒編纂實(shí)踐要?jiǎng)?wù)

李 娟/杭州電子科技大學(xué)檔案館

高校年鑒記錄了高校的辦學(xué)規(guī)模、學(xué)術(shù)水平、教學(xué)質(zhì)量、工作效益等各項(xiàng)指標(biāo)，反映了高校一年里常規(guī)工作情況及重大活動(dòng)開展情況，具有以下鮮明特點(diǎn)：一是所涉及的部門多，以筆者所在的杭州電子科技大學(xué)為例，杭電年鑒編纂涉及黨政管理機(jī)構(gòu)與群團(tuán)組織21個(gè)、教輔機(jī)構(gòu)8個(gè)、教學(xué)科研機(jī)構(gòu)28個(gè)、附屬企業(yè)2個(gè)、獨(dú)立學(xué)院1個(gè)，因此年鑒編纂既需要一個(gè)部門來牽頭組織，也需要各部門通力合作；二是要考慮寒暑假因素，因此必須要合理規(guī)劃年鑒編纂的啟動(dòng)時(shí)間和工作進(jìn)度；三是注重體現(xiàn)學(xué)科專業(yè)性，也注重體現(xiàn)教育教學(xué)、學(xué)生工作、人才培養(yǎng)等方面的內(nèi)容。2017年12月，《杭州電子科技大學(xué)年鑒（2016）》正式由西安電子科技大學(xué)出版社出版，該年鑒系杭電第一部公開出版的年鑒。下面筆者以《杭州電子科技大學(xué)年鑒（2016）》編纂工作為例，簡要談一談工作中的若干想法。

1 提供有力的組織保障

杭電要求校檔案館作為牽頭組織部門，并成立以校領(lǐng)導(dǎo)、重要部門負(fù)責(zé)人為主體的校史編纂委員會(huì)，負(fù)責(zé)把握年鑒編纂的工作方向，同時(shí)要求委員會(huì)成員列席年鑒編纂工作系列會(huì)議，負(fù)責(zé)提供政策支持、對(duì)編纂內(nèi)容進(jìn)行討論并提出修訂建議，還要集體決定年鑒是否可以出版。杭電還要求各學(xué)院、部處確定一位年鑒編纂負(fù)責(zé)人和一位組稿人，最后形成了以年鑒編輯部為編纂主體，各學(xué)院、部處編纂負(fù)責(zé)人和組稿人全力配合的采編體系，確保年鑒中每一個(gè)數(shù)據(jù)都有來源、每一項(xiàng)內(nèi)容都經(jīng)過審核。

2 形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

一是細(xì)化編纂方式。杭電年鑒編輯部在年鑒修改工作中堅(jiān)持保留修改痕跡，這樣能夠方便校對(duì)工作、及時(shí)糾正組稿人的錯(cuò)誤。實(shí)踐證明這樣的工作方式是行之有效的，編纂過程中表述不正確或令人產(chǎn)生歧義的文句都被及時(shí)發(fā)現(xiàn)并得到改正，如發(fā)現(xiàn)“印度尼西亞大學(xué)”被簡寫成“印尼大學(xué)”并及時(shí)改正，確保表述嚴(yán)謹(jǐn)無誤。

二是提高溝通能力。一般來說，年鑒編輯部成員了解高校整體工作情況，但對(duì)各學(xué)院、部處的工作了解不多；而組稿人對(duì)所在學(xué)院、部處的具體工作有深入了解。因此年鑒編輯部成員在年鑒修改和校對(duì)過程中必須與組稿人積極溝通，通過溝通能掌握各學(xué)院、部處的工作動(dòng)態(tài)，確保年鑒表述的準(zhǔn)確性；同時(shí)讓組稿人掌握高校的中心工作、大局工作，讓他們圍繞中心大局提供稿件，確保稿件有針對(duì)性，降低被退稿的幾率。

三是具備抗壓能力。編輯部成員在年鑒修改和校對(duì)過程中，會(huì)對(duì)有些學(xué)院、部處的稿件提出退稿或修改的要求，有些學(xué)院、部處會(huì)不配合，因此編輯部成員必須積極溝通協(xié)調(diào)，還要講策略、講方法，使相關(guān)學(xué)院、部處能夠配合編纂工作。還有些學(xué)院、部處對(duì)編纂工作很重視、能夠積極配合編纂工作，但為了盡可能多地體現(xiàn)其工作業(yè)績，會(huì)提供給編輯部內(nèi)容詳實(shí)的材料，這些材料往往內(nèi)容過于瑣碎。對(duì)此既不能打擊其積極性，也要嚴(yán)格按照年鑒編纂要求，指導(dǎo)學(xué)院、部處對(duì)上報(bào)材料進(jìn)行揀擇與修改，確保材料符合要求。

四是抓好針對(duì)組稿人的培訓(xùn)工作。為提升組稿人的業(yè)務(wù)能力，編輯部要求新上崗的組稿人接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)下發(fā)編纂工作規(guī)章制度、組稿問題總結(jié)及修正方法等材料，組織組稿人認(rèn)真學(xué)習(xí)；此外在日常工作中，如遇稿件需要返回修改或直接退回的情況，詳細(xì)為組稿人分析存在的問題。

3 安排合理的工作進(jìn)度

高校受寒暑假及平時(shí)節(jié)假日影響，每年實(shí)際工作約為200天。考慮到年鑒初稿收集、修改工作需要與各學(xué)院、部處進(jìn)行溝通，因此要合理安排工作進(jìn)度，并將工作適當(dāng)提前。杭電于2017年5月初啟動(dòng)年鑒編纂工作，要求各學(xué)院、部處在1個(gè)月至1個(gè)半月內(nèi)上交基礎(chǔ)材料，編輯部用1個(gè)月至1個(gè)半月的時(shí)間進(jìn)行修改與校對(duì)工作，完成終稿并交給出版社出版。為了保證年鑒順利出版，暑假期間不少年鑒編輯部成員、組稿人加班加點(diǎn)完成工作。今年，杭電將年鑒編纂工作提前到3月開展，對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行了更合理的安排。

4 引入適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制

對(duì)組稿人來說，高校年鑒編纂是作為硬性任務(wù)進(jìn)行下派的，他們多為行政管理人員，本身工作千頭萬緒，而組稿時(shí)要聯(lián)系各學(xué)科教師、科研秘書、教研主任，還要聽取領(lǐng)導(dǎo)意見，工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間精力；對(duì)編輯部成員來說，他們的日常工作是與各學(xué)院、部處進(jìn)行對(duì)接和文字編校，年復(fù)一年的編纂工作會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠。因此，引入適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制是很有必要的。杭電正在策劃組織“年鑒編纂優(yōu)秀工作者”評(píng)選，并計(jì)劃安排獲得榮譽(yù)稱號(hào)者參加國內(nèi)外年鑒編纂相關(guān)會(huì)議學(xué)習(xí)等。