城建檔案管理的數字化應用

李升輝

(綏濱縣城鄉建設規劃管理處，黑龍江 綏濱 156200)

隨著社會信息化程度的加深，整個社會逐漸進入到數字化時代。城建檔案管理工作也發生了重大的的改變。數字化技術不斷應用到檔案管理的工作中，通過對檔案管理技術的數字化應用進行的研究分析，實現了城建檔案信息資源的綜合整合，有效提升了管理工作的效率和質量。

一、城建檔案數字化管理的現存問題

(一)檔案的保存問題

數字化建設中對于數據的合理保存有著諸多的問題。由于數字化技術本身自有的特性，某個或單個保存數據的文件一旦出現問題，極容易導致全部的文件都會受影響，極大程度破壞數據的完整性。另外，電子數據有著易復制性與易改動性、易消失性等特點，如果網絡環境存在不安全隱患，容易受到不法分子的惡意破壞。專業人員對于數據管理也具有重要意義，管理人員如果沒能及時的定期備份和存檔就容易使得數據出現損毀。

(二)數字化管理的難題

數字化管理的困難凸顯。城建檔案管理注重運用數字化技術對檔案進行科學分類管理。檔案信息的保存、傳輸和查詢等管理工作已不適應信息化建設目前的需求。城建檔案在數字化管理的困難主要是沒有從根本上改變管理方式，而僅僅是運用一些新技術來進行傳統的檔案管理，只是簡單的變換了手段。在管理上，這些工作仍是以紙質檔案為中心進行的。隨著社會的發展，城建檔案管理方面的工作也隨之增加了許多，所以城建檔案傳統的管理模式出現了各種各樣的弊端，這種情形下，已經不能滿足現在社會發展的需求。此外，人力保障困難，管理人員的知識結構急需進一步的優化。各式各樣的電子信息設備要正常運行，離不開專業技術人員的操作與維護，但現有的工作人員顯然不足以完成這些工作。

(三)缺少專業技術人員

城建檔案管理數字化要有專業的技術人員管理，但是在實際城建檔案的數字化建設過程中人力保障不夠完善。管理工作人員的知識結構單一，有待提升。由于數字化建設還處于初期階段，各種技術設備的配置不夠完善，缺少專業的數字化城建檔案管理人員，在進行日常的信息管理時并不能很好地應用便捷的數字化管理技術，更多的還是傳統的人工機械操作，所以遠遠未達到真正意義上的數字化管理。

二、解決現有問題的有效途徑

(一)有效建立數字化檔案館

建設數字化檔案館的一個出發點就是為了更加妥善安全的保存大量的城建檔案信息，所以建設數字化檔案的存檔備案意義重大。電子檔案信息按照特定的歸檔機制進行規范處理，然后完善檔案的保存體系，盡量的實現專人負責對應文檔，這樣不但提高工作人員的認真度，也間接提高了工作效率，有效保障工作質量。城建檔案信息的保存是數字化管理中最基礎也是極為關鍵的一環，只有完整安全的保存了信息，才能為后續的一系列工作打下良好的基礎。

(二)尋求技術創新

城建檔案部門要看清新形勢的要求，重視業務知識和技術更新。數字化建設中，數據化保存和顯示文獻的交互中，可以應用物聯網技術。RIFD技術能夠方便的將實體文獻的各種屬性信息進行記錄，諸如文獻的位置信息、編號、名稱、歸檔日期等等，都有著實時的、明確的顯示，方便通過數字化技術進行實體文獻的查找。構建合理的已上傳數據的查找機制、文件檢索機制提高數字化數據信息的管理效率。在信息時代的大背景下，只有不斷地創新，才能跟得上發展的潮流。

三、數字化管理的積極作用

城建檔案管理的數字化應用能帶來許多社會經濟效益。數字化系統使辦公自動化，大大提高了辦公效率，提高了信息共享度，查詢也更快捷方便。充分的滿足人們對于資料管理高效、便捷的要求。減少了工作人員的精力浪費。城建檔案中分類多、專業多而且子類繁瑣復雜。紙質的檔案管理占用巨大的空間，并對與存放環境的要求很高，管理需要很高的成本，而數字化管理使信息存儲所占空間減少，對環境的要求較低，大大降低了檔案管理的成本，管理更高效。實現城市建設檔案管理的數字化是社會發展的必然趨勢。事實證明，借助于計算機進行數字化管理的城建檔案管理無疑更規范科學，能夠有效的保證檔案信息的及時獲取同時也大大的降低管理的成本。此外，數字化應用使開發利用更加便捷迅速，是城建檔案開發利用的歷史性突破。城建檔案的數字化呈現出一種遠程共享與交互的新模式，對城建資料的歷史資料的有效保存利用和進一步開發都具有十分重要的積極作用。

四、結語

城建檔案數字化應用給信息管理帶來了很多的便利條件，真正實現城建檔案信息資源的整合。用數字化的技術實現對城建檔案數據的保存是數字化建設的基礎工作，后續的許多工作也都有賴于數字化技術的應用。管理技術的提高從一個方面推動城建檔案管理系統的建設及國家經濟的發展。

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