檔案管理工作規范化的分析與探討

張 晶

(中國共產主義青年團青海省團校，青海 西寧 810012)

一、引言

檔案在我國的社會發展中具有重要的地位，對檔案管理工作的效率具有重要的影響。面對競爭日益激烈的現代社會，應該運用更加規范和標準的手段對檔案進行管理，從而為企業的發展和運行提供更加規范和條理的檔案信息，促進企業的長遠發展。

二、提升檔案管理工作規范化的意義

當今時代，各行各業的發展非常迅速，競爭也更加激烈，在企業或者單位發展的過程中，檔案是記錄企業各種信息資料的重要載體，關系著企業的生存和發展。并且，面對日益發展的社會，很多企業在日常發展的過程中，會產生數量很多的數據，運用原始的方式進行檔案管理工作，無法滿足目前的需求。在此種情況下，企業在開展檔案管理工作時，只有與時俱進，跟隨時代發展的趨勢，運用更加有效的技術和方法，提升檔案管理工作的規范化，才能不斷提升檔案管理工作的水平和效率，促進企業的長遠發展。

三、檔案管理工作的現狀分析

(一)檔案管理工作的投入力度較小

現階段，在大部分企業中，管理人員更加致力于追求經濟方面的利益，缺乏檔案管理工作的意識，沒有正確認識到規范和標準的檔案管理工作在企業生存和發展的重要性，這導致大部分公司對檔案管理工作的投入力度較小。主要表現為以下幾個方面，首先，缺乏對檔案管理工作的精力投入，由于不重視檔案管理工作，導致公司的檔案管理制度不完善；其次，資金投入力度不足，使得一些單位或者企業在對檔案進行管理時缺乏資金，這都使得在對檔案進行管理時的規范性降低。

(二)檔案管理工作方式較為落后

當前社會的信息化水平不斷提升，在此種情況下，一些企業和單位在進行檔案管理時，也應該與時俱進，重視推進檔案管理工作的信息化。但是，在絕大部分企業中，很多領導人員并沒有充分地了解到檔案管理工作的意義，以至于在進行檔案管理時，資金投入微乎其微，這也導致了檔案管理部門由于缺乏資金而無法購買信息化相關設備，這大大阻礙了檔案管理工作信息化建設進程的推進，不但影響檔案管理工作的高效率開展，也導致檔案管理的規范化程度不足。

(三)檔案管理人員的素質有待提升

檔案管理人員的專業素質和專業技能，是影響單位檔案管理工作規范化的重要原因。目前，很多企業和單位并不注重對自身的檔案進行管理，以至于并不會為了檔案管理工作的開展去招聘專業的人員。另外，現有的檔案管理人員，很多是沒有接受過專業培訓的人員，這部分工作人員由于對檔案管理知識和信息化軟件的操作步驟不夠了解和熟練，從而使得檔案管理工作的規范化不足。

四、檔案管理工作規范化措施探討

(一)不斷完善檔案管理工作制度體系

在企業發展的過程中，存在著大量的檔案數據，需要作為檔案進行保存的也非常多，因此，在對這些數量巨大的檔案進行管理時，為了確保檔案管理工作更加標準和規范的開展，必須不斷完善檔案管理工作制度體系。對此，企業應根據自身的實際情況和需要，結合國家或者地區的相關檔案管理標準，建立一套適合企業檔案管理工作的制度規范，對檔案管理的流程、分類、保管、借閱等進行嚴格的規定，促使企業或者單位在開展檔案工作時更加有序和規范。

(二)建立檔案管理信息化系統和平臺

在對檔案進行管理時，構建檔案管理信息化系統，不僅能夠確保檔案管理工作的規范化，還能夠提升企業檔案管理工作的質量和效率。對此，企業相關領導者應該認識到檔案管理信息化的重要性，在檔案管理方面投入更多的資金，配備檔案管理信息化所需要的設施，建立檔案管理信息化系統，對一些重要檔案錄入系統中，形成電子檔案不僅方便檔案的管理、查閱和保管，還能夠促使檔案管理工作更加合理和規范。

(三)培養專業的檔案管理人員

檔案管理人員的專業化水平，在很大程度上決定了檔案管理工作開展的質量，對此，應該采取相應措施，重視培養專業的檔案管理人員。一方面，應該重視對檔案管理相關專業人員的招聘，為企業的檔案管理引入更加專業的管理人員；另一方面，應該重視對現有人員的培訓，提升現有工作人員檔案管理的知識和技能，從而不斷提升企業檔案管理工作的規范化水平。

(四)以本單位為主體進行檔案管理

要想實現企業檔案管理的標準化，在進行企業的檔案管理時，應該重視以本單位為主體進行檔案管理工作。首先，應該以更加合理的標準做好檔案的分類工作，明確檔案管理的重點，確保檔案管理工作的有效性；其次，應該對檔案的時效性進行準確的把握，合理區分哪些數據資料需要現在進行歸檔，哪些需要以后進行歸檔；最后，應該確保所歸檔數據資料的完整性。以本單位的檔案為主體進行檔案管理，有效地提升檔案管理的作用。

五、結束語

綜上所述，很多原因都會影響檔案管理工作的合理性，只有采取合理的措施，對檔案管理工作進行合理的管理，確保檔案管理工作更加規范和有效，才能充分發揮檔案管理工作的重要性，促進企業的長遠發展。