房地產開發企業工程項目檔案管理芻議

宣 莉/杭州濱江房產集團股份有限公司

房地產開發企業工程項目檔案是指項目在立項審批、勘察設計、招投標、施工監理、竣工驗收等環節中形成的文字、圖表、聲像等各種形式的資料，具有綜合性、成套性、真實性的特點，為工程驗收、日后使用及管理維護等提供了詳實的技術依據；同時也是建設主管部門對建設項目質量進行評定的依據。工程項建設檔案管理是房地產開發企業一項重要的基礎工作。

1 檔案管理存在的問題

第一，企業檔案工作意識不強。近年來房地產行業發展迅速，企業領導對企業工程項目檔案管理關注不多或根本無暇顧及，沒有制定檔案工作長遠的、統一的規劃；項目主管及管理人員對工程項目檔案重要性也缺乏足夠認識，抓好檔案工作的主動性不夠；工程建設隊伍流動性大、人員不穩定，檔案管理職責無法落實到具體人員，對此企業往往無所作為；項目各參建單位缺乏溝通交流，檔案管理各行其是，對此企業沒有制定工作規范予以引導。

第二，檔案管理體制不完善。出于節約成本的考慮，許多項目建設部沒有建立工程項目檔案管理部門，也沒有配備專職檔案人員，更沒有設立檔案工作場所和檔案庫房、沒有配備檔案管理設施設備。項目竣工后工程項目檔案除了移交當地城建檔案館，還要移交一套給房地產開發企業，但在實際工作中企業難以把控檔案管理，拖延歸檔時間、移交的檔案不齊全不完整的現象時有發生。

第三，檔案管理現代化程度不高。企業開展工程項目檔案管理缺乏相應的管理軟件，計算機管理僅停留在“打字錄入”的水平，檔案管理現代化程度與工程建設快速發展的現狀不匹配。浙江省實施“最多跑一次”改革后，全省城建檔案館相應調整了接收要求，規定工程項目檔案移交時需要把竣工檔案全部掃描，實現線下線上同時移交。筆者所在的杭州濱江房產集團股份有限公司有很多項目檔案管理還只停留在“手工”加“實體”階段，連最基本的數字化加工也沒有開展，致使有的項目檔案移交時達不到城建檔案館的要求而被退回，這影響了進館時間，也影響了整體項目工程進度。

2 加強檔案管理的對策

一是提高對檔案工作的認識。要認識到房地產企業工程項目檔案管理是一項系統性很強的工作、是房地產企業工作的重要組成部分，必須將檔案管理納入企業發展的總體規劃之中。還要認識到檔案工作涉及建設、設計、施工、監理、檔案管理等眾多部門，因此必須樹立全局意識，努力爭取企業領導和各職能部門的重視、支持與配合。

二是完善檔案管理體制。第一，各參建單位應根據工程項目建設特點和工程項目檔案管理要求，設立檔案管理機構并配備專職檔案人員，明確管理職責與權限。第二，建立工程項目檔案管理網絡體系，加強工程人員和各參建單位檔案人員之間的業務交流和工作溝通。第三，建立考核制度。筆者所在的集團公司工程項目建設采取項目經理承包責任制方式，由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等，在簽訂工程項目承包合同時明確將工程項目檔案工作列入工程項目考核之中，考核標準明確規定工程項目檔案的歸檔范圍、歸檔時間和質量要求，以及移交數量、套數等事項，要求參建單位對照執行；工程項目完成后不完全兌現項目承包獎，而是預留工程款的6%—8%作為保證金，只有檔案工作通過考核、全部檔案進行預整理和歸檔并由公司綜合檔案室簽字，才能兌現項目獎。

三是加強檔案工作監管。首先是實行項目檔案登記制度。在項目開工之初，由項目部向承包方發放《建設項目進度表》《建設項目綜合考核情況表》，要求承包方填寫工程項目檔案的形成數量、檔案人員、檔案預整理及檔案保管情況等內容并每月報送。項目部收到報送表后及時向企業綜合檔案室報備，便于綜合檔案室及時掌握各項目的檔案工作情況。其次是組織業務培訓。企業每年要組織各參建單位召開座談會，了解項目建設進展情況、項目檔案工作開展情況和工作中的難點，宣傳檔案工作的重要性并提出具體要求。針對參建單位檔案員流動性強的情況不定期組織檔案業務培訓，要求工程項目分管領導和項目檔案員參加，由綜合檔案室工作人員進行檔案管理業務培訓，幫助他們及時掌握工程項目檔案管理工作要求和操作規范。再次是抓住節點上門指導。綜合檔案室要根據登記表反映的工程項目進度情況，在項目關鍵節點上門指導檔案工作，進一步明確總包單位、施工單位、監理單位、設備安裝單位的工作職責。

四是推進檔案信息化工作。一要將檔案信息化納入企業信息化建設總體規劃。二要分步實施檔案信息化計劃。第一步是選擇較為合適的單機版檔案管理軟件，首先按著錄規則規范信息著錄，建立條目級計算機檢索系統；其次按照城建檔案館的要求對檔案進行全文掃描，建立全文數據庫。待這一步走穩之后再進行第二步，即設計專門的檔案信息化方案、定制檔案管理系統。