EAM系統(tǒng)DM模塊在核電廠文檔管理中的應(yīng)用研究

劉忠良/中核核電運(yùn)行管理有限公司文檔管理處

當(dāng)前，核電廠文檔管理存在管理流程與核電廠業(yè)務(wù)流程的銜接不夠緊密、文檔部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通與交流效率不高、核電廠實(shí)體設(shè)備或設(shè)計(jì)方案與文檔不一致、各個(gè)核電廠文檔管理部門的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，不能實(shí)現(xiàn)知識(shí)的有效共享。為實(shí)現(xiàn)中核集團(tuán)“平臺(tái)統(tǒng)一、業(yè)務(wù)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一、報(bào)表統(tǒng)一”的信息化戰(zhàn)略目標(biāo)，中核集團(tuán)將EAM（Enterprise Asset Management）系統(tǒng)DM（Document Management）模塊引入文檔管理之中，以提高核電業(yè)務(wù)與文檔關(guān)聯(lián)性、降低文檔管理的成本、實(shí)現(xiàn)核電廠間文檔受控共享。

1 EAM系統(tǒng)DM模塊概述

1.1 DM模塊在EAM系統(tǒng)中的位置

DM模塊是EAM系統(tǒng)眾多模塊中的一個(gè)，在日常工作中DM模塊除了完成文檔本身的管理流程以外，還與其他業(yè)務(wù)模塊（如工程變更模塊、庫存管理模塊、合同管理模塊、行動(dòng)跟蹤模塊、工作管理模塊、采購工程模塊等）一起協(xié)同工作，完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程。DM模塊在業(yè)務(wù)上與其他模塊相互關(guān)聯(lián)，各模塊通過交叉引用受控文檔、記錄或者對(duì)象文檔來推動(dòng)電站生產(chǎn)工作。如，工作管理模塊將設(shè)備/部件/UTC等業(yè)務(wù)對(duì)象與受控文檔和記錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)，將工單與對(duì)象文檔進(jìn)行關(guān)聯(lián)。有的模塊通過頁面跳轉(zhuǎn)進(jìn)入DM模塊，直接使用DM中的流程，如，工程變更對(duì)ADL（受影響文檔列表）中的文檔進(jìn)行升版并解決文檔沖突。

1.2 DM模塊的文檔類型

DM模塊的文檔根據(jù)處理方式的不同分為受控文檔和記錄。受控文檔是指在升版、審查、審批和分發(fā)過程中需經(jīng)正式程序控制管理的文件。受控文檔區(qū)別于其他文檔的地方在于，它具備升版、審查/審批環(huán)節(jié)、分發(fā)受控、用大/小版本號(hào)區(qū)分不同版本的特點(diǎn)。核電廠的受控文檔是指為確保公司核電機(jī)組的安全可靠運(yùn)行和公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的有效運(yùn)作，需要采取一定的文檔措施和文檔流程對(duì)文件的版本、修改、狀態(tài)和使用進(jìn)行特別控制和管理的文件，主要包括仍有現(xiàn)行效力的上游文件，以及公司范圍內(nèi)仍現(xiàn)行有效、用于工作實(shí)施或指導(dǎo)、具有版次的技術(shù)與管理文件等，包括大綱導(dǎo)則、管理程序、技術(shù)規(guī)程、圖紙、手冊(cè)、工程文件、上游文件等。對(duì)受控文檔進(jìn)行管理，能夠確保所有受控文檔被正確地跟蹤和維護(hù)，以滿足業(yè)務(wù)需求和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求。

記錄是指為各種物項(xiàng)或服務(wù)的質(zhì)量以及影響質(zhì)量的各種活動(dòng)提供客觀證據(jù)的文件，往往不需要流程控制。記錄具備不進(jìn)行升版和審批、同一類文件歸為一個(gè)記錄類型、用日期區(qū)分不同版本的特點(diǎn)，這是它區(qū)別于其他文檔的地方。核電廠的記錄是指在核電廠運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的與建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)直接相關(guān)的記錄，這些記錄一般來自運(yùn)行、維修、燃料操作、技術(shù)、化學(xué)、輻射防護(hù)、核安全管理及其他與電站生產(chǎn)運(yùn)行有關(guān)的工作中，也包括經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的計(jì)劃、報(bào)告、信函、會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)合同和財(cái)會(huì)文件等記錄，如運(yùn)行日志、通訊錄、函件、會(huì)議紀(jì)要等。這些記錄記載了公司機(jī)組生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際工作狀態(tài)和結(jié)果，是各項(xiàng)工作的真實(shí)反映。

1.3 DM模塊的角色

DM模塊根據(jù)用戶業(yè)務(wù)內(nèi)容，其角色主要分為文檔編制人、文檔審批人、文檔管理員、技術(shù)文件歸口人員。文檔編制人負(fù)責(zé)提出文檔創(chuàng)建申請(qǐng)，編寫文檔內(nèi)容，創(chuàng)建文檔審批路徑，補(bǔ)充文檔對(duì)應(yīng)的電廠、機(jī)組、系統(tǒng)、專業(yè)、設(shè)備及關(guān)聯(lián)文件的信息，并對(duì)所編寫文檔進(jìn)行培訓(xùn)需求分析。文檔審批人主要是文檔審批路徑中各個(gè)層級(jí)的審批人員，負(fù)責(zé)各審批環(huán)節(jié)的審批工作。文檔管理員負(fù)責(zé)處理經(jīng)技術(shù)文件歸口審核后的文檔創(chuàng)建申請(qǐng)，根據(jù)文檔編制人提供的基礎(chǔ)信息創(chuàng)建相應(yīng)的文檔條目，文檔批準(zhǔn)后對(duì)其進(jìn)行生效發(fā)布，最后對(duì)文檔進(jìn)行分發(fā)。技術(shù)文件歸口人員負(fù)責(zé)審核技術(shù)大綱、技術(shù)規(guī)程、圖冊(cè)等技術(shù)文件創(chuàng)建申請(qǐng)，審核文件屬信息，確定技術(shù)文件是否需要新增、合并或修改，并對(duì)文件版本進(jìn)行管控。

2 DM模塊業(yè)務(wù)應(yīng)用

2.1 受控文檔業(yè)務(wù)流程

為確保公司核電機(jī)組的安全可靠運(yùn)行和公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的有效運(yùn)作，需要采取一定的文檔措施和文檔流程對(duì)文件版本、修改、狀態(tài)和使用進(jìn)行特別控制和管理，被控制和管理的文件就是受控文檔，主要包括仍有現(xiàn)行效力的上游文件，以及公司范圍內(nèi)仍現(xiàn)行有效、用于工作實(shí)施或指導(dǎo)、具有版次的技術(shù)與管理文件等。核電廠的生產(chǎn)技術(shù)文件大都屬于受控文檔的范疇，生產(chǎn)技術(shù)文件使用前都需要流轉(zhuǎn)規(guī)定的審批流程。受控文檔業(yè)務(wù)大致可以劃分為文件編寫申請(qǐng)、文件條目、版本創(chuàng)建、文件編寫、文件審批、文件生效發(fā)布5個(gè)環(huán)節(jié)。

2.1.1 文件編寫申請(qǐng)

文檔編制人根據(jù)工作需要在系統(tǒng)中提出文件創(chuàng)建申請(qǐng)，申請(qǐng)中包含該文件所屬的核電廠、文檔類型、文檔子類型、機(jī)組、系統(tǒng)碼、文檔標(biāo)題、版本、編寫人、責(zé)任處室、責(zé)任班組、計(jì)劃完成日期、審查周期、備注（新增/修訂/作廢理由）、存檔信息（大修號(hào)、核安全相關(guān)等）、申請(qǐng)類型（新增、修訂/作廢）等基礎(chǔ)信息，該申請(qǐng)會(huì)通過系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至技術(shù)文件歸口人員。技術(shù)文件歸口人員對(duì)創(chuàng)建申請(qǐng)進(jìn)行信息審核，同時(shí)對(duì)文件新增或升版進(jìn)行判斷，如升版則由技術(shù)文件歸口人員完成升版操作，如新增則流轉(zhuǎn)至文檔管理員，文檔管理員接受經(jīng)過審核的創(chuàng)建申請(qǐng)。以往該環(huán)節(jié)在核電廠一般是通過郵件或者單獨(dú)的申請(qǐng)系統(tǒng)來完成，現(xiàn)階段則將相關(guān)用戶和操作都納入到同一個(gè)系統(tǒng)整體內(nèi)，這樣使得申請(qǐng)環(huán)節(jié)更加嚴(yán)謹(jǐn)、更加規(guī)范，各個(gè)環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)清晰，同時(shí)將文件申請(qǐng)和后續(xù)文件編寫有機(jī)聯(lián)系在一起。系統(tǒng)內(nèi)每一份文件都能做到有據(jù)可查且查詢方便，大大提升了文檔工作的效率和質(zhì)量。

2.1.2 文件條目、版本創(chuàng)建

如果申請(qǐng)的是新增文件，文檔管理員根據(jù)文件申請(qǐng)?zhí)峁┑男畔?chuàng)建相應(yīng)的文件條目，然后流轉(zhuǎn)至技術(shù)文件歸口人員進(jìn)行版本創(chuàng)建；如果只是升版技術(shù)，文件歸口人員直接完成相應(yīng)升版工作。文件版本創(chuàng)建后，文件創(chuàng)建申請(qǐng)的工作結(jié)束，技術(shù)文件歸口人員在系統(tǒng)內(nèi)關(guān)閉相應(yīng)的申請(qǐng)任務(wù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)消息通知文檔編制人進(jìn)行接下來的編寫工作。整個(gè)文件創(chuàng)建申請(qǐng)工作到此結(jié)束，這樣整個(gè)工作流程成為一個(gè)閉環(huán)；同時(shí)管理者可以通過系統(tǒng)查詢到申請(qǐng)工作開始或結(jié)束的時(shí)間，便于對(duì)工作各環(huán)節(jié)工作效率進(jìn)行相應(yīng)管控。

2.1.3 文件編寫

文件編寫人員完善相關(guān)信息，編寫或上傳技術(shù)文件，根據(jù)文件編寫管理程序創(chuàng)建審批路徑，并根據(jù)技術(shù)文件的適用范圍及要求進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，如需培訓(xùn)則自動(dòng)通知培訓(xùn)部門安排后續(xù)工作。培訓(xùn)需求分析環(huán)節(jié)打破了文檔編寫活動(dòng)僅限文件編寫人員、文檔管理人員、文檔審批人員的局限。后續(xù)工作以文件編寫作為功能開發(fā)點(diǎn)，根據(jù)核電廠工作需要進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)開發(fā)，因此文件編寫加強(qiáng)了文檔工作與核電廠其他工作模塊的聯(lián)系。

2.1.4 文件審批

文件審批環(huán)節(jié)比較簡(jiǎn)單，審批人員完成相應(yīng)的審批工作。如審批流程中的審批人提出修改意見并退回，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將之前已流轉(zhuǎn)的審批人重新流轉(zhuǎn)，這樣的審批邏輯縝密，保證了文件最終符合審批流程中所有審批人的要求。審批路徑可以根據(jù)工作需要安排人員或工作組，審批方式可以選擇串行或并行，審批流程靈活多變，能適應(yīng)文件編寫人員和審批人員的各種需求。

2.1.5 文件生效發(fā)布

文件經(jīng)最終審批人批準(zhǔn)后具備有效性，文檔人員在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行生效發(fā)布工作，并根據(jù)文件使用特性進(jìn)行相應(yīng)的電子、紙質(zhì)文件分發(fā)；同時(shí)培訓(xùn)處室針對(duì)文件編寫人員之前的培訓(xùn)需求分析安排相應(yīng)的培訓(xùn)工作，使核電廠用戶及時(shí)學(xué)習(xí)有效文件。

2.2 記錄業(yè)務(wù)流程

如上文所述，記錄不進(jìn)行升版和審批、同一類文件歸為一個(gè)記錄類型、用日期區(qū)分不同的版本，因此記錄的業(yè)務(wù)流程相比受控文檔業(yè)務(wù)流程比較簡(jiǎn)單，分為創(chuàng)建記錄和增加記錄。

一是創(chuàng)建記錄。文檔編制人員根據(jù)工作需要在系統(tǒng)中提出記錄創(chuàng)建申請(qǐng)，要求文檔人員創(chuàng)建記錄條目。文檔人員負(fù)責(zé)分配記錄編碼和創(chuàng)建條目，并輸入相關(guān)信息。

二是增加記錄。記錄條目創(chuàng)建完成后，文檔人員通過系統(tǒng)通知文檔編制人員創(chuàng)建新記錄，輸入與記錄相關(guān)的屬性和自定義屬性信息，并上傳實(shí)體文檔。

3 EAM系統(tǒng)DM模塊應(yīng)用成效及前景

EAM系統(tǒng)DM模塊定位高、覆蓋范圍廣、集成性強(qiáng)。應(yīng)用EAM系統(tǒng)DM模塊可以有效地組織和管理核電廠各個(gè)領(lǐng)域和各種類型的文檔，能夠有效地完成文檔索引建立、文檔元數(shù)據(jù)維護(hù)、文檔升版、文檔審查審批、文檔生效發(fā)布以及分發(fā)等工作流程，并對(duì)工程變更、庫存管理、合同管理、行動(dòng)跟蹤、工作管理、采購工程、購買等進(jìn)行文檔支持，使得文檔管理與核電業(yè)務(wù)工作的關(guān)聯(lián)性更加緊密，并實(shí)現(xiàn)了文檔信息與核電廠其他業(yè)務(wù)模塊信息的共享和交換，提高了文檔的利用率和利用便捷性。此外，EAM原生架構(gòu)還包含著多電廠管理、群堆管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程管理等理念，隨著后續(xù)開發(fā)，DM模塊將不單單為一家核電廠服務(wù)，而是將服務(wù)延伸到多家核電廠，這將大大推動(dòng)核電事業(yè)發(fā)展。