高校工科專業教學檔案管理存在問題與改進對策

張永進 李 敏/青島大學教務處

高校工科專業在教學工作中形成的具有重要保存價值的資料就是工科專業教學檔案，包括在開展教學管理時形成的資料、在學科專業實驗室建設時形成的資料、在實踐課程編制與管理時形成的資料等等。高校工科專業要做好教學檔案管理工作，既要遵循高校教學檔案管理的一般性原則，也要注重工科的特殊性、體現出工科專業的特色，確保教學檔案管理具有較強的針對性與邏輯性，能夠為提升工科教學質量、通過工程教育專業認證提供服務。就后者而言，工程教育專業認證是由專門機構針對高校開設的工程類專業實施的專門性認證，是目前國際上通行的工程教育質量保障制度。工程教育專業認證是實證評價，其基本工作模式是接受認證的專業對照認證標準提供滿足要求的證據，由專家依據標準判定證據的有效性。而接受認證的專業所提供的證據多數來自本專業的教學檔案資料，因此接受認證專業的教學檔案資料準備得完整、充分與否，能否體現工程教育專業認證的理念，在很大程度上決定了專業能否通過認證，也體現了專業教育的整體質量。

1 當前存在的問題分析

一是歸檔范圍制定不科學。目前高校工科專業存在教學檔案歸檔范圍制定不科學的問題，主要表現為不能滿足工程教育專業認證需求，所歸檔的資料并不是認證所需要的，而認證需要的資料卻沒有歸檔。對此高校沒有及時調整工科專業教學檔案歸檔范圍并明確歸檔要求，還是按照傳統思路歸檔，致使歸檔資料一直難以滿足認證需求。

二是檔案管理規范化程度不高。如，形成的圖片不清晰、案卷資料書寫不工整且錯別字較多、案卷目錄與材料標題不一樣、畢業論文（設計）指導教師評分、評閱教師評分和總成績不相符。此外檔案材料不齊全、不完整的現象比較嚴重，如，考試試卷或沒有附試卷分析，或沒有附標準答案；反映教研活動的資料沒有留存照片，也沒有相關領導或責任人簽字；有的資料沒有形成時間。

三是檔案人員專業素質不強。一些高校工科院系沒有配備專職檔案管理人員，一般由教學管理人員或新進教師兼職管理教學檔案，他們的業務素質不高、檔案意識不強，執行高校或院系制定的教學檔案管理規章制度往往不到位，也不能提供具體的業務指導，更不能提出改進工作的設想或建議，如，不能建議院系調整教學檔案歸檔范圍，使教學檔案工作更好地服務于工程教育專業認證。

2 解決問題的對策探討

第一，重視教學檔案管理。高校工科院系必須高度重視教學檔案管理，認識到教學檔案能夠提升教學質量和服務工程教育專業認證，進一步加強教學檔案管理制度化建設、提升院系教學檔案意識、加強教學檔案工作業務指導力度、完善檔案人員隊伍建設，營造開展工作的良好環境。以提升院系教學檔案意識為例，院系師生特別是檔案管理人員要認識到做好教學檔案管理能夠提升專業教學水平，特別是能夠服務工程教育專業認證。為此院系師生特別是檔案人員還要全面理解與把握認證的基本理念、認證標準、工作流程等，深刻把握認證的實質要求和工作規律，在此基礎上選擇正確的工作路徑和方式，有針對性地強化教學檔案管理。

第二，合理規劃教學檔案歸檔范圍。應當重視教學檔案在工程教育專業認證過程中的作用，以服務認證為導向，合理規劃歸檔范圍。具體來說，應按照工程教育專業認證“以學生中心、產出導向、持續改進”的基本理念并對照認證標準及觀測點，利用認證的邏輯性科學規劃教學檔案歸檔范圍，設置好教學檔案歸檔的一級目錄和二級目錄。一般而言，應當遵循學生、培養目標、畢業要求、課程體系、持續改進、師資隊伍、支持條件等七項認證標準設置一級目錄，并按照具體舉證要求和高校檔案管理的實際情況設置二級目錄，二級目錄應涵蓋反映專業人才培養全過程的檔案。

第三，提高教學檔案管理的規范性。特別要確保檔案的完整性與齊全性，將專業培養目標文件、培養方案、教學大綱、教案、課件等全部收集起來，特別要收集齊全重要考試的試卷、畢業論文（設計），并做到規范整理。