美國檔案保護原則及啟示

葉文玲/廣東工程職業技術學院

檔案是人類文明的重要見證，檔案保護是一項實踐性非常強的工作，盡管國內相關著作詳細介紹了檔案保護的基礎知識，但是對這項工作的指導原則并沒有進行詳細闡述。檔案保護原則的完善有利于檔案的長久保存，當前因時制宜地制定檔案保護原則有利于檔案工作的順利開展。筆者試圖詳細介紹美國檔案保護原則，并分析其對我國檔案保護工作的啟示。

1 美國檔案保護原則闡釋

美國的檔案保護原則分為三部分，第一部分為保護的背景和目的，第二部分為一般性原則，第三部分為特殊原則[1]。

1.1 保護的背景和目的

第一，檔案保護是確保人類文明可持續發展的重要組成部分，這是一項超越國界工作。美國檔案工作者協會認為，古代的檔案保護主要是為了服務權力階層，而在今天，檔案保護是為了維護人類的利益。因此，檔案工作者應為了全人類保存更為廣泛的檔案資源。第二，檔案保護行動必須要考慮用戶的需求，檔案保護的目標是為了確保檔案信息的可持續獲取，如果由于檔案保護行為導致檔案信息減少或獲取受到限制、對信息資源造成浪費，那么這樣的檔案保護是沒有意義的。美國檔案工作者協會認為：“利用是保存檔案的根本原因。檔案工作者要積極主動地促進檔案的開放和獲取，使檔案利用的限制最低、使獲取最為便捷。檔案工作者要保證所有格式檔案信息的可持續性利用。”[2]另外，數字檔案信息的保護與其他形式的檔案信息保護并無區別，均強調獲取與利用。第三，任何一項保護活動必須保持文件的真實性，對“真實性”的定義，最常用的是“保持最初的原始目的”。確保真實性是任何檔案保護行動的首要要求，對于紙質檔案來說，保持其真實性即是保持其初始狀態，令用戶確信他們看到的或利用的是原始的客體。對于數字檔案來說，雖然其承載信息內容的介質隨著時代的變化而變化，其真實性仍然是必須保證的。第四，保護是所有人的責任，從文件的創造者到文件的使用者都有保護的責任。這一原則更適用于數字檔案時代。當前檔案工作者意識到數字檔案保護是需要多方合作完成的，包括文件形成者、收集者、分類者、保存者、保護者、利用者，并積極付諸實踐，加強多方合作。而在紙質檔案時代，保護的責任者主要是檔案的保護單位或具體的保護者。

1.2 一般性原則

一般性原則共有8條，用于強調或者重新解釋數字時代檔案的保護策略。一是致力于創造“長壽”的物體和材料，減少未來由此產生的不必要的損失。如在制作文件或印刷圖書時采用可以長久保存的紙張，如采用弱堿性的或韌性強的紙張，確保文件或圖書的長久保存。對于電子文件來說，當生成一份電子文件時，應采用具有良好支持性、穩定性和開放性的文件格式，數字化的圖像符合推薦的標準等，確保電子文件長期可用。二是注意加強合作，當前相關專業的學者們越來越認識到在檔案保護中進行合作的必要性，如檔案保護者需要同溫控、防火、防蟲等其他領域的專家進行合作。上文中已經提及檔案保護是所有人的責任，這一點已經得到了廣泛認同，并且在工作中付諸實踐。三是注意進行宣傳，上文提到檔案保護是所有人的責任，從文件的形成者到利用者都有保護檔案的責任，因此要對公眾宣傳檔案保護的重要性，讓其認識到保護工作具有緊迫性。美國許多專業機構也認識到對檔案保護進行宣傳具有重要意義，如美國圖書館協會保護政策研究室提出了更為具體的宣傳策略：“圖書館有責任告知捐贈者、用戶、行政機構和當地的政府部門主要文獻資源的易逝性；提供合適的照管、處理和存儲這些資料的方法；推薦使用能夠長久保存的介質保存文檔。”[3]四是現在采取保護行動比什么都不做要好。雖然現在不知道保護過程中需要注意的方方面面，但能夠根據已知內容采取相應的保護措施進行保護，如原來不知道醋酸鹽膠片作為檔案載體并不穩定，現在知道了就要避免再次使用，對已利用醋酸鹽膠片作載體的檔案要及時進行遷移。五是保護需要采取積極的、合適的策略，數字文件的產生給檔案保護帶來了挑戰，而人們達成的共識是要制定積極的、合適的保護策略，“轉移數據或者丟失數據”是在保護數字文件中形成的一個經驗。目前針對檔案文件采取的保護策略是使用穩定的介質、提高存儲的環境、保持高質量的溫濕度控制。六是理解文件材料的結構是理解保護行動的關鍵，因為文件材料包含了其固有的缺點，了解文件材料結構對于信息從業者來說是必需的，這些知識有助于他們了解為什么采取哪些保護行動是行之有效的。七是清楚地知道客體（介質）和它們承載的信息（內容）之間的界限。在20世紀，將信息內容拷貝到能長久保存的介質上，是一個可接受的保護行為，也是革命性的重新格式化行為。重新格式化得益于縮微技術和數字化技術，這兩項技術為檔案利用提供了便利，同時通過限制使用原件使原件得到保護。八是保護行動應更多地關注大批量材料，而非關注個體材料。這一原則的提出是基于經濟考慮，利用有限的資金與技術人員做好檔案保護工作，就要找到合適的“投入——產出”比。

1.3 特殊原則

第一，鑒定既是必要的（因為資源是有限的），也是值得的（為了確保高質量的保護）。為實現有效和負責任的保護，設定檔案資源分配的優先次序是至關重要的。這一原則也是出于經濟方面的考慮。檔案工作者依據檔案的來源、內容、真實性、內在價值，決定文件資料的價值。第二，保護最原始的。無論是保護紙質檔案還是數字檔案，都要求實現檔案的長期保存。要盡可能留存住最原始的檔案材料。第三，保護多種形式的復制件。這個原則通常被稱為“冗余”的原則，體現了多樣化的要求。一份文件材料的復制件越多，這份文件材料未來不可用的幾率越低。第四，盡可能穩定地保護檔案資料，盡量采用最小干預的原則，以盡量穩定地保存和保護檔案材料。第五，保護行動不應超過保護者的能力。美國歷史和藝術保護研究所要求其檔案保護人員在個人能力范圍內、在充分利用現有設備的基礎上開展保護工作。第六，應確保保護行動的質量。第七，保護行動不應傷害到檔案資料。檔案資料的價值是無法估量的，保護者必須選擇最好的方法保護檔案資料。第八，保護行動應該記錄在案。保護者記錄他們的行為是理所當然的事情。如對需要保護的資料在采取保護行動前、過程中和事后進行拍照，以此描述資料的情況和行動的程序及過程。第九，保護行動應該符合倫理學要求。

2 對我國檔案保護的啟示分析

2.1 制定并完善檔案保護原則

我國近年來檔案保護技術發展迅速，檔案保護設施設備也得到更新換代，但是在實際工作中并沒有統一的指導原則來指導檔案保護行動。檔案保護原則是檔案保護工作的行動指南，正確的、完備的檔案保護原則能夠指導并推動檔案保護工作開展，回應社會公眾對檔案查閱利用的需求。因此要制定并完善檔案保護原則，在此過程中可以充分借鑒美國檔案保護原則，并結合我國實際情況，形成具有我國實踐特色的檔案保護原則。

2.2 制定積極的檔案保護策略

如前文所述，現在采取保護行動總比什么都不做要好。雖然現在不知道保護過程中需要注意的方方面面，但能夠根據已知內容采取相應的保護措施進行保護，并及時糾正工作中的錯誤、完善不足的地方。

2.3 改變傳統的檔案保護觀念

長期以來，我國檔案工作者沒有真正認識清楚檔案保護與檔案開放利用的關系。美國的檔案工作者已經認識到，檔案保護的目標是為了確保檔案信息的可持續獲取，如果由于檔案保護行為導致檔案信息減少或獲取受到限制，那么這樣的檔案保護是沒有意義的。因此我國檔案工作者要積極轉變傳統的檔案保護觀念，主動地促進檔案的開放和獲取，減少檔案開放的限制。

2.4 注重檔案保護中的倫理問題

美國檔案保護原則中特殊原則的第九條是保護行動應該符合倫理學要求。我國檔案學研究中對倫理學的涉獵較少，在檔案保護行動中也很少考慮到倫理學的因素。必須注重檔案保護中的倫理問題，切實提升檔案保護的質量與效益。

2.5 重視檔案保護人員的培養

要做好檔案保護工作，需要檔案保護人員具備扎實的業務技能，以及一定的學術研究能力、前瞻性的思考、與國外同行交流的能力。因此要重視對檔案保護人員的培養，以開闊其眼界、更新其知識結構、提升其業務技能。

2.6 建立跨領域、跨部門的合作機制

檔案保護是從文件創造者到文件使用者所有人的責任，目前國外檔案工作者已經認識到合作在檔案保護中的必要性，認為應當同溫控、防火、防蟲等其他領域的專家進行合作，也需要與社會學、倫理學領域的專家進行合作。我國在開展檔案保護時也要樹立起合作意識，建立跨領域、跨部門的合作機制，加強合作。

注釋與參考文獻：

[1]Ross Harvey, Martha R. Mahard. Wellington S. The Preservation Management Handbook: A 21st Century Guide for Libraries, Archives, and Museums [M]. Lanham, Maryland:Rowman & Littlefield Publishers, 2014:15-30.

[2]Society of American Archivists, “SAA Core Values Statement.”

[3]American Library Association, “Preservation Policy.”