檔案社會化服務的概念與特性探析

孫芳芳 計大敏 徐林娟/杭州遠大檔案技術有限公司

檔案社會化服務作為新時期檔案工作的重要內(nèi)容，近年來有了飛速的發(fā)展，表現(xiàn)為服務領域不斷擴大、服務水平不斷提高、經(jīng)濟效益和社會效益顯著提升。為了更好地促進檔案社會化服務工作的發(fā)展，有必要明確其概念以及基本特性。

1 檔案社會化服務概念

檔案社會化服務可被簡稱為檔案社會服務或檔案服務，其概念從承擔主體上來看有廣義和狹義之分。從廣義角度來說，檔案社會化服務指的是各級各類檔案部門利用專業(yè)知識和技能面向社會組織和公眾提供檔案服務產(chǎn)品和服務項目的服務活動，這里各級各類檔案部門包括檔案行政管理部門、檔案館、檔案室、檔案教育與研究機構、檔案社會化服務機構等。這些檔案部門都可以在條件允許的前提下面向社會提供檔案原件、復制件和編研成果等檔案服務產(chǎn)品，或者提供檔案展覽、檔案實體規(guī)范整理及數(shù)字化加工、檔案業(yè)務培訓、檔案咨詢服務等社會服務項目。從狹義角度來說，檔案社會化服務指的是檔案社會化服務機構接受委托，利用專業(yè)知識和技能面向社會組織和公眾提供檔案服務產(chǎn)品和有償服務項目。這里的檔案社會化服務機構也被稱為檔案服務機構或檔案中介機構，其服務范圍包括檔案咨詢、文控、整理、保護、鑒定、評估、寄存、利用、編研、數(shù)字化、業(yè)務培訓、檔案信息系統(tǒng)開發(fā)、駐點服務、監(jiān)理等業(yè)務。本文主要研究狹義的檔案社會化服務。

為進一步搞清檔案社會化服務的概念，我們還需要分清檔案社會化服務與檔案服務社會化、檔案服務社會這些術語之間的區(qū)別。檔案服務社會化指一種發(fā)展趨勢和演化過程，表現(xiàn)為各級檔案館通過改善館藏結構、拓展服務范圍與方式（如作為政府信息公開場所與現(xiàn)行文件中心）以及淡化官方色彩、拉近與社會公眾的距離；機關和企事業(yè)單位檔案室也在逐步努力擺脫“僅僅作為內(nèi)部檔案保管機構”的傳統(tǒng)定位，實現(xiàn)有限開放；與此同時，檔案行政管理部門積極推進職能轉變，為多種市場主體與創(chuàng)新力量的“自由發(fā)揮”提供了空間。在此背景下，企業(yè)和非營利組織作為新型檔案服務主體獲得了新的發(fā)展機遇，在為社會提供檔案服務方面逐步發(fā)揮積極作用。檔案服務社會化從本質上看是一個演化過程，從信息流動的過程來看它是一個信息由半封閉走向全面開放的過程，從服務對象來看它是一個從主要為黨和政府服務向為社會、為民眾服務的過程，從服務主體來看它是從檔案行政管理部門、檔案館室服務主體分化出檔案社會化服務機構并產(chǎn)生新的工作內(nèi)容的過程。而檔案社會化服務的屬概念是“服務活動”，“服務”按照《現(xiàn)代漢語詞典》的定義，是指為集體（或別人的）利益或為某種事業(yè)而工作。所以檔案社會化服務概念從本質上來說是一種工作或活動，而不是一個演化過程。檔案服務社會是指一種檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)這種開發(fā)利用的可以是檔案館，也可以是擁有檔案的機構或個人。

2 檔案社會化服務特性

上述定義揭示了檔案社會化服務概念的內(nèi)涵和外延，也明確了檔案社會化服務的基本特性，即服務性、專業(yè)性、社會性、商業(yè)性和保密性。

2.1 服務性

上述定義明確指出檔案社會化服務是一種服務活動，因此服務性是檔案社會化服務的本質屬性，是與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動、工業(yè)生產(chǎn)活動等非服務行業(yè)相區(qū)分的重要標志。具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，檔案社會化服務在活動方式上具有服務性。服務業(yè)指在流通、生產(chǎn)生活、科學文化教育、社會公共需要等領域提供各種勞務的部門或行業(yè)。檔案社會化服務屬于現(xiàn)代服務業(yè)，它不僅提供如檔案整理、駐點服務等單純的勞務輸出服務，還提供涵蓋策劃咨詢、代理監(jiān)理、技術開發(fā)、業(yè)務培訓等全方位的能力、智力服務。

第二，檔案社會化服務在需求上具有服務性。文件運動有一生命周期，檔案管理需要對文件生命周期的各個階段進行管理，需要對各階段的各項業(yè)務進行管理，開展這些管理工作對檔案社會化服務提出了現(xiàn)實要求，比如針對文件的完整形成提出文控服務的要求，針對歸檔文件的有序化提出規(guī)范化整理服務的要求，針對檔案的有效保存和利用提出數(shù)字化服務和檔案寄存服務的要求，針對科學劃定檔案的保管期限提出鑒定咨詢服務的要求，針對檔案信息的有效開發(fā)提出檔案編研服務和檔案文化開發(fā)服務的要求，等等。

2.2 專業(yè)性

專業(yè)性是檔案社會化服務的重要屬性，是其與旅店服務、會計服務、審計服務、法律服務等區(qū)分開來的重要標志。檔案社會化服務具有很強的專業(yè)性，主要表現(xiàn)在以下幾點。

一是檔案社會化服務機構具有專業(yè)性，它是檔案事務的專業(yè)代理機構，由專業(yè)的檔案人才組成，有專門的業(yè)務。

二是服務活動過程具有專業(yè)性，需要利用專業(yè)知識和技能。檔案社會化服務是全方位提供檔案專業(yè)服務的活動，在檔案收集、整理、鑒定、保管、編研和利用的各個環(huán)節(jié)中需要運用有關的專業(yè)知識和技能。如在收集過程中需要制訂文件材料歸檔范圍的規(guī)定；檔案整理需要制訂檔案分類、排列、編號規(guī)則；檔案著錄需要依據(jù)檔案著錄規(guī)范；檔案鑒定需要運用檔案價值理論；檔案數(shù)字化需要對檔案文件進行前處理；文檔一體化管理系統(tǒng)設計需要依據(jù)文件生命周期理論；等等。

三是服務活動的成果具有專業(yè)性。檔案社會化服務過程的專業(yè)性最終將凝聚到服務活動的成果之中，使檔案服務活動的成果具有專業(yè)性，如檔案編研工作會形成大事記、組織沿革、全宗介紹、年鑒等編研成果，檔案著錄和掃描工作會形成檔案條目數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫等，這些成果都具有很強的專業(yè)性。

2.3 社會性

檔案社會化服務還具有社會性的特征，主要表現(xiàn)在以下兩點。

第一，檔案社會化服務機構具有社會性。檔案社會化服務機構是依法設立和開展檔案社會化服務活動、實行獨立核算的經(jīng)營實體,是檔案事業(yè)發(fā)展過程中新成長起來的一股獨立的社會力量，具有很強的社會性。

第二，檔案社會化服務對象具有社會性。檔案社會化服務的定義指出，檔案社會化服務是檔案社會化服務機構面向社會組織和公眾的服務活動。從一般意義上來說，現(xiàn)代社會的任何領域和機構都會產(chǎn)生各種各樣的檔案，凡是有檔案產(chǎn)生的領域或機構，都有可能需要檔案的社會化服務。因此檔案社會化服務對象極其廣泛，具有社會性。

2.4 商業(yè)性

社會性和商業(yè)性使得檔案社會化服務與傳統(tǒng)的檔案工作區(qū)分開來，也與檔案局、館、室的檔案服務區(qū)分開來。檔案社會化服務的商業(yè)性具體表現(xiàn)在以下兩個方面。

一是檔案社會化服務機構是營利性社會組織，屬于商業(yè)性機構，需要按照國家有關企業(yè)登記管理的規(guī)定依法設立，取得營業(yè)執(zhí)照，主營營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)規(guī)定的檔案服務業(yè)務，并自負盈虧。

二是檔案社會化服務是有償服務，其運作要按照市場規(guī)律進行，每一項檔案服務項目的獲得需要以客戶需求為核心，根據(jù)市場情況合理定價，并通過招投標等方式實現(xiàn)委托；檔案社會化服務機構與檔案服務外包單位之間是承包方（服務供應商）和外包方的交易關系，在完成合同規(guī)定的服務任務后按合同規(guī)定收取費用。

2.5 保密性

保密性是檔案社會化服務特有的屬性，是區(qū)別于圖書館服務等公益性文化性服務的一個特性。檔案社會化服務的保密性由兩點決定：一是委托單位的檔案文件是委托單位的原始記錄，由于政治原因或商業(yè)原因，具有一定機密性，需要安全保管，未經(jīng)委托單位同意不能對外公開，也不能銷毀；二是檔案社會化服務機構在接受委托后提供的服務產(chǎn)品或服務項目是委托單位管理體系的有機組成，從知識產(chǎn)權角度出發(fā)具有一定的機密性。

充分認識檔案社會化服務的概念和特性，對于推動和發(fā)展檔案服務業(yè)具有積極意義。檔案社會化服務的服務性，要求從業(yè)人員具有服務意識，要有客戶至上的意識，要以客戶滿意為標準，積極主動、真誠友好地為各種類型的客戶服務。同時要積極探索供給側改革，創(chuàng)建服務品牌，提升服務質量。檔案社會化服務的專業(yè)性，要求從業(yè)人員不斷學習業(yè)務知識、提高業(yè)務能力，確保服務工作的高效率和高質量，增強核心競爭力。檔案社會化服務的社會性，要求從業(yè)人員具有寬闊的視野和對自己工作崗位的正確定位，踏踏實實地做好各項服務工作。不同的服務對象有不同的個性化需求，為此應在通用設計的基礎上加強個性化設計。檔案社會化服務的保密性，要求從業(yè)人員具有安全保密意識，妥善保管委托單位的檔案文件以及服務成果。檔案社會化服務的商業(yè)性，要求從業(yè)人員有市場競爭意識，積極探索在市場背景下的運作機制創(chuàng)新、工作流程創(chuàng)新和工作環(huán)節(jié)創(chuàng)新，以創(chuàng)新帶發(fā)展，推動檔案服務業(yè)健康有序地發(fā)展。