企業檔案信息化建設的幾點建議

高　華　嚴　峰　阮　虹

1. 中國石油工程建設有限公司北京設計分公司,　北京　100085; 2. 中國石油工程建設有限公司,　北京　100120; 3. 中國石油工程建設有限公司西南分公司,　四川　成都　610041

0　前言

隨著社會信息化進程的加快,檔案信息化建設已成為企業檔案事業發展的必然趨勢。加強檔案信息化建設,是檔案適應時代和社會發展,及加速檔案管理現代化的客觀要求,是提高檔案服務信息水平的必經之路,是為企業生產經營提供有效服務的重要舉措。本文就此提出一些建議以對檔案管理進行探索。

1　企業檔案信息化建設思路

企業檔案信息化建設必須緊緊圍繞國家對檔案工作的穩健發展方針和企業對資源、市場、國際化、創新的發展戰略,堅持檔案工作走向現代化,健全檔案管理機制,推進檔案資源體系、服務體系和安全體系建設實現信息化[1]。

2　企業檔案信息化建設的原則

企業檔案信息化建設應堅持“統籌規劃,有序推進,創新驅動,注重實效”的基本原則,按照統籌部署、深化應用的發展要求,有序推進,逐步構建集中管理、優質高效的檔案信息網絡和數據支撐環境。在檔案基礎業務的基礎上,不斷創新檔案管理模式[2],充分利用檔案信息化手段,推動檔案管理機制、管理模式和檔案管理手段的變革,提高企業檔案工作者工作效率,以企業檔案信息化建設促進企業檔案工作的創新發展。

3　企業檔案信息化實施步驟

3.1　加快檔案信息化進程

完善檔案信息化基礎設施建設。在新建檔案館或擴建檔案館時,將檔案信息化基礎設施建設納入基本建設總體規劃,將網絡布線、軟硬件平臺和智能化庫房控制及安防設施建設納入信息化整體解決方案中[3];加強信息化網絡建設和軟、硬件建設,部署基于服務器的網絡版檔案管理軟件,建成具備為數字檔案管理提供“收集、管理、存儲、利用”的軟、硬件系統[4]。

統一部署檔案管理平臺。企業應統推企業集團級檔案管理系統,實現檔案的統一管理,企業各分支機構根據各自實際需要,可補充建設相對應的業務平臺,滿足個體需求。

開辟新的檔案利用渠道,加強新的服務手段建設。紙質文件應向電子文件轉化[5]。企業通過建設網站,制作網頁,不斷推廣和普及在網上開展政務活動、宣傳教育、電子商務、遠程教育、招聘、閱讀瀏覽和搜索資料等。使用戶足不出戶,就能在互聯網各個終端機上進行遠距離網上查檢索和利用,真正實現資源共享。

3.2　有效推進檔案資源體系建設

加快推進歷史檔案數字化工作。歷史檔案數字化以現實需要為前提,分階段、分步驟推進實施,重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的檔案數字化和轉換工作。

加強業務系統中電子文件的監管工作。制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度,實行統一的接口技術標準,實現檔案管理系統與OA系統、財務管理系統等業務系統中業務信息數據對接,確保電子文件的準確性[6]。

加強檔案數據資源建設。建立完善的檔案數據資源體系。館藏結構進一步優化,涵蓋各類別檔案。加快館藏檔案文件級目錄數據庫建設,推動檔案資源整合,實現檔案資源數字化,建立完善的檔案利用體系,實現檔案數據資源在線利用和共享[7]。

加強多媒體檔案資源建設。加大聲像檔案、榮譽檔案、實物檔案的數字化管理,實現多媒體檔案的信息化管理。各單位將歷史多媒體檔案，或將采集的圖像、新聞、音頻/視頻等信息,逐步建立成照片數據庫、音頻/視頻等多媒體數據庫,以滿足利用者對檔案的不同需求[8]。

3.3　推進檔案信息資源共享服務平臺建設

建立檔案目錄數據庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則,將著錄作為檔案整理的重要任務,在檔案管理系統平臺上,完善檔案目錄數據庫建設。

整合檔案資源。建立集中統一管理的檔案資源管理架構,推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。對檔案資源信息進行分類,形成各類專題數據庫,提供多樣化、個性化、常態化的檔案資源服務。

推動檔案數據資源共享。利用網絡平臺,建立檔案信息資源共享和服務平臺,在確保檔案信息安全的前提下,加大檔案開放力度,為檔案利用提供服務,提高檔案查全率和查準率[9]。

3.4　強化檔案信息安全管理

不論從檔案的憑證性還是情報性來說,加強檔案的信息安全管理是新時代提出的新要求和課題。

首先,在檔案形成和采集過程中需考慮信息安全。應保證收集主要數據的完整性,同時也應避免數據的冗余問題。在收集信息時注意對涉密信息的特殊管理,尤其在數字化的過程中,應采取物理隔絕,保證信息“涉密不上網,上網不涉密”。另外,可以利用現有的加密條件對涉密文件進行加密保管和傳輸,最大限度地保證信息安全[10-11]。

其次,在檔案存貯過程中也應考慮信息安全。應建立獨立的檔案保密室,檔案室要盡可能滿足防盜、防火、防潮、防蟲害的要求。檔案保密室需設置專門的檔案人員管理,配備必要的安保力量,保證非相關人員不得隨意出入檔案室。此外,對于涉密文件還要使用保險箱(柜)單獨存放。

最后,在檔案借閱時仍需保證信息安全。制定嚴格的檔案借閱拷貝制度,形成或完善檔案查閱審批流程,保證所有檔案信息在有限范圍內共享。擁有審批權限的領導對于檔案信息知悉范圍應進行嚴格把關,對非必要知悉者嚴格杜絕其掌握并利用核心檔案信息,以確保重要檔案絕對安全。并應建立檔案安全應急防范機制,尤其應做好檔案數字化外包和其他業務外包等過程中的安全保密工作,杜絕檔案失泄事件發生。

4　結論

加強企業檔案信息化建設是新形勢下企業檔案管理工作發展的大方向和必經之路。企業檔案管理工作量大、繁瑣復雜,而傳統的人工管理模式已難以滿足新時代下企業工作需求,信息化時代的到來對企業檔案管理工作來說既是挑戰,也是機遇。所以,企業檔案部門應順應時代發展形勢,把握發展機遇,明確檔案信息化建設目標,力求檔案信息化建設與社會同步發展,進一步加強檔案管理各項內容信息化建設,確保企業檔案信息化建設進度和質量,為提高企業檔案工作質量和工作效率提供保障。