開放存取對檔案利用理念與實踐的影響

文 / 左婷婷

在任何一個單位中，檔案的利用工作歷來是檔案工作的重中之重。因為檔案的價值非同小可，是人們保存所有資料的基礎。在社會各項工作中，社會團體以及單位對檔案資料的需求量也很大，這是檔案資源在社會上有用性的最終表現。檔案價值最終能否完全實現，也取決于檔案工作者在整個檔案管理過程中的工作態度以及工作能力等。同時，檔案利用價值能否順利實現，也是判斷檔案工作是否取得重大成效的依據之一?？梢?，檔案利用價值的實現為當代檔案工作的開展帶來了巨大的壓力，只要正確對待這些壓力，就一定能轉化成動力，更好地為檔案工作的開展提供服務。檔案實現開放存取作為一種新的時代潮流，進一步促進了檔案利用理念與實踐的全面發展。

一、開放存取對檔案利用理念的影響

從檔案管理的角度來看，開放存取符合檔案領域改革與發展的要求，只要我們把精力放在檔案信息資源的開發和利用上，必定能提升檔案信息資源的利用價值。在當今信息化時代，開發和利用檔案信息資源，離不開信息網絡的支持和幫助。檔案管理人員在對信息進行存取或開放時，為檔案領域實現由以檔案資源本身為中心向以檔案用戶為中心的檔案利用共享思想的轉變，促進檔案機構由被動服務向主動服務轉變，提高利用工作水平，進而為滿足公眾的全方位需求打開了新的工作思路。

（一）開放存取對檔案利用意識的影響

在日益全球化的今天，開放存取的核心理念。給檔案利用意識帶來了很深刻的影響。筆者認為，開放存取對檔案利用意識的影響主要包括兩個方面。從檔案機構的角度來說，開放存取在一定程度上促進了檔案機構提供檔案利用服務意識的轉變。在傳統檔案工作環境下，檔案部門的管理人員將工作重心放在確保檔案不丟失、不損壞、不泄密上，并認為檔案利用率高低的責任不在于檔案機構，而是缺少用戶需求。他們的平時工作滿足于利用者需要什么，檔案部門就提供什么，不講究利用的成功率、滿意率，更談不上主動做好利用服務。但在開放存取的環境下，檔案部門的利用服務工作也應隨公眾的要求而發生改變。北京市檔案信息網免費提供在線檔案目錄檢索、檔案全文閱覽、專題展覽、行政規范性文件查閱等服務，充分體現了檔案機構利用服務意識的轉變。

從公眾利用檔案的角度看，開放存取順應了時代潮流，公眾們對檔案資源利用的意識得到了加強。筆者在檔案信息管理的研究中發現，從公眾對檔案信息的利用率（如對檔案利用的人數、對某些檔案的利用頻率、對檔案信息的利用種類等）可以看出公眾們對檔案的重視程度，即公眾對檔案信息的利用意識。公眾只有在利用檔案信息時，才能真正發現檔案對自己的重要性。無法否認，檔案實現開放存取后，人們對于民生檔案更加關注，公眾對檔案的利用情況越來越好，對檔案的利用意識越來越強。當然公眾檔案利用意識的加強，在一定程度上又會促進檔案信息管理和利用水平的提高。因此，在管理檔案信息時，只要輔以信息化的手段，在網絡技術的幫助下，建立檔案信息的數據庫，公眾們就能共享更多的檔案信息，滿足更多的信息需求量，從而使檔案信息的利用更加完善，檔案信息的社會價值更加充分地發揮。

（二）開放存取對檔案利用理念的影響

理念是指人們對某種事物的觀點、看法和信念，是意識中較為精煉的部分。開放存取的核心理念是共享。共享理念就是指公眾們在共享資源時，大腦中根本沒有知識的排他性和競爭性，認為利用檔案信息，可以增強這些信息的流通性，能夠更好地為公眾服務。公眾們在獲取信息時不會受到各種附加條件的限制。

第一，共享理念有助于檔案信息化的優化服務。公眾只有樹立了共享理念，才能以此為指導思想，大范圍地使用檔案信息，使之具有很強的實效性。

第二，共享理念在具體實施時必須借助于信息化服務。不管是圖書館檔案信息管理，還是情報領域的檔案信息管理，都一定要借助互聯網技術。唯有如此，信息的使用者和研究者才能無限制地獲取信息，供自己使用，使期刊信息能夠永久性的開放存取，公眾能大幅度地共享信息。這為近幾年檔案數字化和檔案信息化帶來了發展的契機，在很大程度上也促進了電子文件領域的蓬勃發展。

第三，檔案利用信息服務活動的開展與共享理念在追求目標上是高度一致的。從檔案利用的角度來說，檔案利用理念在很大程度上反映了人們對檔案利用的關注程度和滿意程度。在檔案實行開放存取以后，“自由、開放、共享”理念隨著互聯網技術的發達逐漸深入人心，有效利用網絡條件實現信息資源的共享也成為廣大用戶共同追求的目標。檔案機構提供利用的理念由開放存取之前的“以檔案為中心”，即公眾需要什么則提供什么，逐漸地上升為主動“以用戶為中心”，即主動提供數字化、展覽、遠程服務等等。廣大的用戶也對檔案機構的各類宣傳活動進行了積極的參與和反饋，檔案利用理念得到了強化。

二、傳統檔案利用工作在開放存取方面的不足

檔案利用工作是指檔案利用者在該系統中把檔案信息查找出來，然后對信息進行加工，充分利用所查找出來的信息，使其利用功能充分體現了出來。從本質上來說，檔案利用工作既是滿足公眾利用需求的過程，也是其價值實現的過程。

我國的《檔案法》《檔案法實施辦法》明確規定：對檔案擁有所有權的機關或單位，可以根據本單位的實際情況自主地決定檔案的開放存取權。之所以有這樣的說法，是因為這些檔案在移交給國家檔案部門之前，不具有開放存取的權利并且檔案保存時間只有10至20年的期限。《保密法》也明確了相關部門對檔案信息的存取權限。不同級別的部門只能存取相應級別的信息。這使得檔案機構更多地扮演了保管者的角色，不利于檔案的利用，更不用說開放共享了。

在設置檔案開放利用制度時，通常從設立的原則、開放的時間期限、開放的適用范圍方面考慮，盡可能做到最大限度地去滿足公眾對檔案信息的利用程度。從目前情況來看，不能適應網絡時代特點的信息開放服務以及共享制度必須更新或者重新建構。

我國檔案開放的程度也不高。以2013年檔案館開放率為例，當年國家綜合檔案館開放率僅為22.7%，所有的檔案開放率為13.4%。這和西方國家的檔案信息開放率存在著很大的差距，西方國家的開放率為70%至90%之間?？梢姡覈鴻n案開放仍然不能滿足公眾的需求，對于檔案利用的工作只處于初步階段。

目前網絡數字化也已進入了檔案信息管理行列，雖然已初具規模，但是檔案信息化的內容具有很大的局限性，只是停留在政府信息、學術信息、新聞動態等方面，而對于公眾日常生活具有很大作用的信息卻比較少。這也導致無論是用戶利用檔案的積極性，還是用戶捐贈檔案的意識行動，都較為薄弱。

三、開放存取對檔案利用實踐的影響

開放存取引入后，它對檔案利用實踐的影響是多方面的。開放存取的理念進一步提升了社會的檔案意識，也強化了檔案館的中介職能，檔案的價值得到了全新的詮釋。同時，檔案館更加重視檔案資源建設，檔案現代化技術的實現方式更加多樣化。

第一，對檔案館職能的影響。在傳統檔案信息管理中，管理員以及公眾認為，檔案館或者檔案室對于檔案信息的作用主要體現在搜集、整理、保存當中，在信息的查找、傳播以及利用方面，只能被動地起著中介的作用。當對檔案信息給予了開放存取這樣的管理環境時，公眾對信息就擁有了相當大的訪問權、獲到權、整理權以及利用權。在信息獲取多元化途徑下，檔案館或檔案室被動的中介地位有了改變，其中介地位得以加強，并且擁有了其它功能。例如，可以對檔案信息進行分析、集成以及加工。由此檔案館的社會價值被擴大化了，其意義也賦予了新的內涵，對信息的利用、揭示更加知識化、定制化、個性化，并承擔起長期存儲、維護、開放檔案資源的任務。

第二，對檔案資源建設實踐的影響。開放存取的實現模式主要有開放存取期刊和開放存取文檔庫模式。目前，在全世界可供開放存取文檔庫有400多個。在這個400多個文檔庫中，既有機構文檔庫，也有主題文檔庫和學科文檔庫。公眾可以大范圍地共享資源。面對數量越來越龐大、種類日益增多的開放資源，檔案館也正在對信息資源建設政策方面做出調整。通過平衡收集檔案的種類、數量等，可以聚匯大量資源。在資金有限、存儲空間緊張的情況下，積極應對市場競爭的壓力，可以為用戶提供更多的信息資源。

第三，對檔案館現代化技術實現方式的影響。公眾開放存取資源的類型多種多樣，例如在網絡上可以開放存取各種軟件、文字資源、視頻資源、音頻資源以及圖片資源等。在未實現開放存取之前，很多軟件全部受開發商控制，檔案館只能享有使用權，而不能對它進行修改。面對這種情況，檔案館在遇到困難時無法使之適用于檔案信息的管理，只能和開發商聯系，寄希望于開發商對軟件的升級換代。這在一定程度上增加了檔案信息管理的難度，無法為檔案管理提供適時的服務。當開放存取實行后，可以對軟件進行訪問，修改軟件源中不利于管理的內容，可以對它進行維護和修護。所以，檔案館開發的主體意識加強了，檔案管理員的專業知識豐富了，有助于檔案管理實用技術的提高，同時也為用戶提供了更多方便。

第四，對我國現行檔案法規實踐的影響。檔案管理在開放存取的環境下，很多功能進行了變通，如檔案資源的保密方面、保密等級方面、檔案信息價值的鑒定方面等。通過這些變通和改革，公眾能夠通過多種形式來獲取更多的信息資源，得到更為廣泛的信息服務。在此形勢下，《檔案法》的修改版也即將出臺。

四、結語

綜上所述，開放存取改變了傳統檔案管理工作的固有模式，為檔案利用創造了更大的空間和契機，是對檔案管理工作的明顯改進。通過探討開放存取對檔案利用理念與實踐的影響可以看到，在開放存取理念的影響下，檔案利用工作從理念到實踐都產生了較大的轉變，不僅注重資源的整合與開發，而且在技術、職能、法規等多個方面進行了決定性的變革，推動檔案管理工作進入了新的高度，實現了檔案利用的現代化、信息化、高效化?；诋斍鞍l展趨勢，開放存取對檔案利用工作的影響遠不止于此，我國檔案利用工作在未來仍有較大的發展空間。如何進一步增加檔案利用的智能性、便捷性、安全性、穩定性，都是檔案管理部門應重點思考的問題。在實際工作中應重視開放存取理念，加強對開放存取的學習，實現開放存取理念的針對性解讀。首先，相關工作人員應不斷提升自身的業務水平，強化思想上的革新、技術上的投入；其次，要樹立創新思維，在開放存取的基礎上進行不斷的創新，促進開放存取與檔案利用工作的融合，保障檔案利用工作的長效發展；再次，要積極推動檔案利用工作與互聯網絡的融合，在開放存取理念的指導下，進一步拓寬檔案利用的路徑，實現服務上的增值，不斷提高使用者的滿意度。

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