高校學術期刊出版檔案的整理與歸檔

文 / 詹歆睿

一、高校學術期刊出版檔案整理與歸檔的必要性

“高校學報檔案是記錄一所學校教學科研水平和學報發展歷程的重要工具，是一所高校不同時期學術水平的反映和憑證，是高校教學和學術研究的重要載體”[1]73。教育部、國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）第十五條指出：“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，”“出版類主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等”[2]。在筆者看來，高校學術期刊出版檔案既是高校學術期刊出版工作的載體，也是高校學術期刊出版工作的重要文獻。期刊史研究是文化研究的重要組成部分，高校學術期刊出版檔案應該完整、系統、規范地保存起來。

高校學術期刊出版檔案根據功能可以分為五類：出版資質類、出版流程類、出版影響類、出版工作以及出版實物類；根據載體形式可以分為紙質類和電子類。通常，有形存在的實物，如紙質的文件、證書、圖片，均容易保存，而涉及到期刊社工作作風、期刊社文化、期刊社出版風格等無形存在的“文化檔案”，應該被“物化”為實物性的檔案，為后人了解該期刊的工作制度、工作方式、出版定位、出版風格等留下可感知、可了解、可判斷的實物。

二、高校學術期刊紙質出版檔案的整理與歸檔

（一）出版資質類

高校學術期刊出版資質類檔案主要包括期刊出版許可證（正本和副本）、期刊全文數據庫收錄證書、期刊統計刊源證書、各類核心期刊入選證書、新聞出版主管部門和主管主辦單位對于刊物創辦、刊號變更、刊期變更、期刊更名、編委會成立及換屆等重要的審批文件、批準函件等。這類證書和文件均為原件，且無法復制，應指定專門的檔案管理人員永久保存。期刊年度核驗、辦理變更手續時，應有檔案的借閱和歸還手續。值得注意的是，高校學術期刊社往往注重保存當前的出版資質類檔案，但忽視辦刊歷史上留存下來的此類檔案。隨著人員的變更、辦公場所的不斷變化，部分重要的檔案最終無處可尋。

（二）出版流程類

出版流程類檔案占高校學術期刊檔案的絕大部分，主要包括稿件登記本、稿件處理意見書、選題策劃書（含選題審批表）、原稿（包括英文摘要和英文目錄，有代表性的重點文章可以保存多次修改稿）、與著作權有關的各種作者署名協議（或署名申明）和著作權轉讓合同、所有校次清樣、當期刊發文章審稿意見書、審讀報告、校對記錄表、稿費分發記錄表、刊物發放記錄表、樣刊等等。還可包括有代表性的專家或作者來信。

高校學術期刊稿源主要有自然來稿和編輯部約稿。在選題策劃方面，高校學術期刊社往往“做”得多，“留”得少。在策劃欄目或選題時，沒有留存選題報告、選題策劃書、選題審批表等紙質檔案。有的高校學術期刊社沒有保存選題檔案的習慣，做了很多工作，卻沒有留下痕跡。對于上述出版材料，分別存放在責任編輯或辦公室主任手中，要么不完整，要么沒有依照來稿順序或是定稿付印后的文章順序保存。不同的編輯人員歸檔時不規范不統一造成的差異較大，給后續的保存和利用帶來了困難。出版流程類檔案是高校學術期刊出版檔案中最多的，也是較難保存的，經常被忽視。

（三）出版影響類

高校學術期刊出版影響類檔案主要包括刊物獲得的各級別、各類型獲獎證書、獲獎文件，新聞出版管理部門審讀工作通訊中提及本刊的文字，全國、全省學報研究會或期刊協會會訊中關于本刊的文字報道，各種媒體（包括網絡媒體）對刊物的報道，各數據收錄機構或科技情報機構為刊物編制的影響因子年報、網絡傳播范圍報告、年度轉載轉摘檢索報告，刊物被各種二次文獻刊物轉載、轉摘、索引的原件復印件。

以上檔案中的期刊榮譽，有的是紙質證書或文件，有的是獎牌。如果有條件，高校學術期刊社應設立展示柜，既可以展示期刊榮譽，又可以激勵正在從業的編輯，更可以有條理地保存這些實物檔案。

（四）出版工作類

高校學術期刊出版工作類檔案主要包括刊物開展制度建設或編輯隊伍建設的資料、數據、圖片、文稿，主編或編輯參加學術會議的資料和圖片，與兄弟單位交流的資料和圖片，與承印機構、入編數據庫或其他合作單位簽訂的合同、協議原件，上報上級機關的重要數據、報表原件備份稿，特色欄目建設中的發文目錄、欄目宣傳資料、欄目建設資料，每年度和半年度的工作計劃、工作總結、工作年鑒，單位內部開展工作的會議記錄等。

出版工作類檔案根據類型可以分為制度建設類、編輯隊伍建設類、學術交流類、編委會工作類、特色欄目建設類（也可專門設立特色欄目資料室或其他類型的特色資料室）、刊物評獎類、工作總結類等。高校學術期刊宣傳刊物、紀念創刊、舉行慶祝活動、參與評優評獎、制作紀念光盤和彩頁、制作宣傳櫥窗和海報以及文化墻等工作，都會不斷地重復利用這些資料、圖片。

（五）出版實物類

在長期的辦刊歷程中，編輯部總會流傳或保存下來一些有代表性的辦公用具、友好交流的紀念品、不同歷史時期的版樣、社會知名人士在不同歷史時期給編輯部的題詞、上級領導批示的原件等實物。這些實物，有助于后人了解當時的辦刊條件、辦刊氛圍，也是編輯同仁從事出版工作付出心血的物證。

以上五類出版檔案，應遵循這樣的歸檔原則：先分類、再分年、后分期；統一管理，專人負責。先分類，指的是以上五個大類，應首先確定是哪一類檔案。同一類型的檔案，應分年度保存。因出版工作的特殊性，出版檔案大多數為清樣、審稿單、原稿等，應按出版刊物的期次有序保存，與當期刊物有關的出版檔案，盡量隨當期文檔一并保存。對于歸檔后要利用的文檔，可以適當用復印、掃描、拍照等方式留存紙質或電子的備份，為后續利用提供方便，同時不影響原始檔案的保存。

三、高校學術期刊電子出版檔案的整理與歸檔

隨著現代辦公設備的普及，電子檔案在保存、查詢、利用、復制方面比紙質檔案有更大優勢，使用便捷，成本低廉。一張具有代表意義的期刊獲獎證書，如果留有電子版本，會在期刊社網頁、宣傳文檔、紀念活動中多次利用，能夠給制版、處理帶來極大的方便。然而，電子文件致命的缺陷是容易丟失，且失不再來。保存時也要做到有條理、有秩序。

（一）電子檔案的保存內容和保存辦法

每期出版后應保存的電子檔案有：刊發的文章原稿（包括英文目錄、英文翻譯、封二封三內容的文稿與照片、補白、制作的圖表）、主編副主編簽發單、目錄、審讀報告、審稿費稿費登記表、方正排版文件等所有反映刊物出版流程和出版內容的文件。以上所有文件均應與紙質文件在順序、內容上保持一致。電子檔案歸檔應以最終定稿付印的欄目順序、文章數、文章順序為準，可以使用數字序號的方式使電子文件的順序與付印的順序、數量完全一致。

欄目編輯收到的稿件，或是同一稿件各次修改稿，應注明稿次，或是在不同文件夾中保存，與修改定稿的文本清晰地區別開來，避免混淆。歸檔時可保存最新版本的電子版稿件。收稿登記表應詳細登記每一篇稿件的收稿日期、作者姓名、作者單位、稿件題目、學術不端文獻檢測系統重合率等信息，可以在備注欄注明最終是否被采用和采用的期次以及需要備注的各種信息。其他需要保存的電子文件有：期刊社制訂的規章制度、工作總結、工作計劃、向新聞出版局提交的年度核驗報告；每年度的數據報表，如年度收稿統計表、年度核驗表、期刊基本情況登記表、年度載文情況統計表、執行編輯或責任編輯工作量統計表；每期的校對記錄、編校質量自查記錄表等；上級領導、學院領導關心與支持本部門工作的圖片與消息，反映本部門對外交流與宣傳、本部門工作的圖片與消息（包括網頁截圖）；部門領導和成員參加學術交流活動的消息與圖片；能夠反映編輯處理稿件的有代表性的修改意見、選題報告，有代表性的作者來信，特別是專家學者對本刊的評價或來信，電子郵件要及時保存原信內容和屏幕截圖，以及其他因工作產生的文檔。所有電子文件不應輕易刪除，只要文件名命名規范，分類保存，查找起來就比較方便。

（二）電子文件命名規范

與每期刊物相關的電子文件，一律存在一個文件夾中，命名規則為“年份加期次”，如2018年第1期文件夾，命名為“2018-01”，每篇稿件命名規則建議為“該稿件順序號+第一作者姓名”或“順序號+姓名+文章名”。收稿后命名的文件名應有文章編號、第一作者、文章題名等信息，如文章題名太長，可以簡略表述，但應能反映文章內容。

對于其他數據、報表、圖片等文件，應該盡可能詳細地命名文件名，同一文件在不同利用途徑和利用方法之后產生的不同版本，應詳細地加括號備注說明情況，以正確地區分。同一文獻只保存一份一處，否則會對后來的利用者產生困惑，還需要花精力來辨析文件之間的異同。同一期刊社的電子文件，最好安排專人統一保存，統一規范命名，合理備份。總之，文件命名越詳細、越規范，越有利于后續利用。

在實際工作中，會出現這樣的情況：有的紙質檔案，同時也有對應的電子版；有的檔案只有紙質版，或只有電子版。對此，歸檔的原則是：盡可能留存各種檔案，做好紙質版和電子版的對應保存。如果只有紙質版，應通過掃描、拍照、文件轉換等方式留存與之對應的電子版；如果只有電子版，則通過打印、加洗等方式將其物化為實物檔案，以利于永久保存。

高校學術期刊編輯部對檔案的歸檔和整理也要順應網絡化的環境，實現學報檔案的信息化。[3]162在新媒體環境下，信息獲取更為便捷，但更凌亂，更碎片化，更容易丟失。我們既要及時留存電子檔案，又要及時分類整理，更要注意定期備份。

各高校學術期刊編輯部還可以建立特色資料室或資料庫。據統計，近20年來，高校文科學報榮獲國家期刊獎、中國出版政府獎、教育部名刊、百強期刊、國家社科基金資助期刊的達140多家。[4]目前全國高校有240多個名欄和特色欄目。[4]130上述高校學術期刊在長期的發展歷程中，各有特色，成績突出，可以建立特色出版檔案。

高校學術期刊社應重視出版檔案的歸檔與整理，指定專門人員負責此項工作，并提供相應的軟件和硬件條件。從業者需要具備一定的檔案意識和檔案修養，養成良好的工作習慣。也許我們只是在工作中多盡一點責任，多出一點力，就能把對期刊發展和期刊研究有益的檔案留存下來，留下珍貴的史料，為后續的工作與研究帶來極大的便利，使得當代的高校學術期刊工作能完整、清晰地留存于歷史的長河中。

[1]褚金紅.淺談高校學報檔案的活化[J].編輯之友,2012(4):73-74.

[2]高等學校檔案管理辦法[EB/OL].http://www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs__left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html.

[3]蔣永華,陸炳新.“編輯學者化”還是編輯“編績”論[J].編輯學報,2003(5):381-382.

[4]喬家君.中國高校學報發展的回顧與展望——對中國高校學報誕生110周年的總結與思考[J].河南大學學報(社會科學版),2016(6):128-136.