“互聯網+”思維下的大學生檔案工作創新

文 / 馮有輝

互聯網在深刻改變著人們生產生活的同時，日益成為創新驅動發展的先導力量。自2015年提出“互聯網+”計劃以來，“互聯網+”已經成為國家經濟社會發展戰略的頂層設計。而檔案管理是高校各項工作與活動的記錄與承載，對高校建設具有重要的作用。“互聯網+”思維有利于充分發揮互聯網在社會資源配置中的優化和集成作用，提升了全社會的創新力，使互聯網與傳統行業深度融合，從而創造了新的發展生態。在此環境中，大學生檔案工作的改革創新也迎來了新的發展機遇。大數據管理既滿足了大學生檔案的各種利用需求，也為大學生檔案工作創造了新的發展前景。[1]

一、“互聯網+”思維適應大學生檔案工作改革創新的需求

（一）時效需求

與其他類別的檔案不同，大學生檔案具有時效性，是即時形成及時歸檔的。從學生入學填寫登記表開始，到每學期形成的成績檔案，再到畢業的登記表、論文審議材料等，要及時存入個人檔案中，尤其是他們在校期間的獎勵、處分、入黨和綜合測評材料等。如今，在大三下學期和大四上學期召開的招聘會，更是打破了原有的事后歸檔方式，要求在校期間產生的大學生檔案要及時歸檔。如果各院系借助“互聯網+”思維，將學生即時產生的檔案數字化歸檔到檔案部門或上傳到學生電子檔案中，會大大提升檔案工作效率，能夠為學生提供及時的利用服務。如果按照傳統手工整理存檔方式，會導致檔案歸檔形成積壓，不能確保檔案及時歸檔。借助“互聯網+檔案”思維，能夠更快速地提升學生檔案的管理效率，更好地為大學生服務。

（二）行業需求

進入21世紀，“互聯網+”這一數據時代的到來，從本質上改變了檔案生存模式，對整個檔案行業產生了巨大的影響，如數字檔案館的普遍建立與發展、檔案管理方式的改變、檔案學理論研究對象的增加等。在眾多的檔案類別中，大學生檔案具有內容多樣、數量龐大、流動性強等特點。傳統管理模式下，大學生檔案管理已經不能滿足各種檔案需求，工作管理效率低下，服務業只是被動地提供，尤其是受升學、就業、出國留學或檔案丟失等因素的影響，學生成績檔案利用率低下。目前，在對學歷真假的認證上，一些單位機構需要對學歷學位檔案進行核查。這增加了查檔工作量，為檔案工作者增加了很多人力上的勞動強度。因此，建立大學生檔案管理系統勢在必行，高校亟需增強收集、整理、利用學生檔案工作的改革創新力度。

（三）利用需求

一些行政、科技等文件歸檔后，利用率會幾倍或幾十倍增長，或者可能一年被查閱一兩次。例如，一些基建檔案歸檔后，只有建筑出現問題或需要改建才會被查閱利用，很少有人問津。而與其他類別的檔案相比，學生檔案的利用率較高，利用人次較多。一所高校每年都有幾千學生畢業，學生檔案尤其是畢業生檔案查檔利用的次數特別高。他們在畢業甚至工作多年后，仍然會根據用人單位的要求，多次回到學校查詢在校時的成績檔案、學位名冊、派遣名冊、成績檔案、錄取名冊等。學生如果報考碩士、博士研究生，還要提供論文審批、內審外審等材料。尤其是一些在國家機關單位工作的畢業生，由于干部人事檔案學歷學位材料缺失，國家單位很難對學生人事檔案進行全面規范審核。由此，大批畢業生不得不回到學生進行查檔復制，這為傳統的大學生檔案查閱方式增添了很多繁重的工作，需要檔案工作人員到檔案庫房進行查檔復印。因此，利用“互聯網+”思維，借助網絡技術的幫助，提高檔案利用服務工作效率，可以更好地為畢業生服務。

二、“互聯網+”思維在大學生檔案工作中的應用

在學校行政管理工作中，檔案工作包含了高校師生的人才檔案、學校相關活動、事件等重要信息工作，是一項涉及范圍廣、著力點細、跨越時間長的工作。20世紀90年代，信息技術的迅速崛起和國內高校檔案的迅速發展，為大學生檔案管理帶來了新的機遇。大學生檔案管理創新成為一種必然的趨勢。而在大學生檔案工作改革創新中，應用“互聯網+”思維具有非常重要的價值。

（一）應用“互聯網+”思維，提升檔案管理工作的經濟性

傳統的檔案管理模式中，數據的采集與錄入需要耗費很多時間，并且在此過程中，工作人員容易產生疲憊感，各項工作都需要人力來操作才能完成。而應用“互聯網+”思維，通過計算機就能對信息進行采集與輸入，能夠避免人力操作時可能出現的失誤、無序、紊亂等問題，能夠減少人力的投入、使用成本，提升學生檔案管理的經濟性。而當檔案的形式從書面轉向數字時，檔案工作的各個方面都會節約不少的成本與空間，如紙張的使用與印刷、檔案的存儲與安置等。可見，基于“互聯網+”思維，運用數字信息技術能夠從整體上降低高校檔案工作的投入。

（二）應用“互聯網+”思維，提升檔案管理工作的多元性

大學生檔案所涉及的范圍廣，數量多。在傳統的檔案管理模式中，每一份檔案都是以紙質書面的形式存放在檔案室中。因此，只有在特定查找需求下，才會去調用，如學生的歷史檔案、學生的學位檔案等，檔案被查閱和使用頻率比較低。但是利用“互聯網+”思維，通過信息技術，能夠更好地評判、了解某一件事情或某一個人，提升檔案使用工作的多元性。對于使用者來說，不論是學位檔案還是歷史檔案，檔案的調取查閱變得更加便捷。檔案管理人員應用“互聯網+”思維，及時地補充更新學生檔案。

（三）應用“互聯網+”思維，提升檔案對接工作的緊密性

部分高校建校的時間比較長、人員數量眾多，導致傳統的紙質檔案數量眾多。學生檔案建成、管理、存儲工作都是長期性的，檔案工作人員也不固定。這就意味著檔案工作會涉及到人員之間對于檔案工作的交接問題，并且在交接管理時容易出現紕漏，如檔案室內人員的新增、調遷等。在“互聯網+”思維下，只要管理人員具有很好的計算機應用能力和技術，檔案管理與存儲就會非常自然順利，會更加有序和直接。同時，檔案在外借時，基于“互聯網+”思維，通過數字信息的軌跡跟蹤流程、數字信息技術的運用，還可以避免檔案的丟失或損壞，加強對接工作的緊密性。

三、利用“互聯網+”思維創新大學生檔案工作的路徑

（一）利用“互聯網+”思維，增強大學生檔案管理模式網絡化

首先，目前大學生檔案并沒有完全實現網絡化，只是逐步變為電子形式。因此，高校要增強學生檔案管理模式的網絡化；在檔案管理與利用上，建立完善的檔案信息管理數據庫，加大設備的更新與建設。大學生檔案信息管理模式網絡化主要體現在檔案信息的深度挖掘、管理與利用上，并不只是體現在信息數字化上，還體現在能夠擺脫傳統人工查找等管理方式和利用檔案信息數據庫實現檔案信息的查找與利用等方面。高校在建設學生檔案信息數據庫的同時，要充分挖掘電子檔案信息的數據，實現檔案信息的分類呈現；要充分利用網絡資源優勢，完成檔案信息的不同主題查找，尋找檔案信息間的內在邏輯關系，為需要者提供能夠公開的檔案信息；要優化操作手續與步驟，積極建設與開發檔案信息的數據庫接口，減少學生檔案管理冗雜的手續。另外，高校領導及教師要增強檔案管理意識，注重常規的檔案業務理論知識，向用戶提供多角度的檔案信息服務。為了形成上下協調的局面，大學生檔案管理部門必須注重學生工作相關知識和現代信息技術有關理論的教育，依托其他職能部門的幫助，加強學生檔案意識的培養，讓學生樹立檔案意識。同時，高校要通過櫥窗、網站、校園廣播等多種形式，積極宣傳檔案知識，激勵學生以良好的表現書寫自己的成長歷程。[3]

（二）利用“互聯網+”思維，創新學生檔案管理

首先是如何建立學生電子檔案。在大學生檔案工作中，建立電子檔案是十分必要的。從宏觀上來說，學生檔案的建立與檔案“雙軌制”要求是一致的。為了保護檔案的安全，便于檔案的管理，要同時建立紙質檔案和電子檔案。但從微觀上來說，學生電子檔案是對紙質檔案的一種補充，并非是對紙質檔案的數字化。學生檔案是高校人事檔案的基礎，但并不是在校期間產生的所有檔案都需要歸檔保存，人事檔案歸檔的范圍具有嚴格的要求，如綜合素質的檔案材料并不能在人事檔案中體現，只有入黨、成績、學位這部分檔案需要保存。因此，為了彌補紙質檔案的損壞或丟失，我們需要建立學生電子檔案，從而將學生在校期間參加活動的優秀表現、獲獎情況、實踐能力、心理狀況、誠信品質等清理后一并歸入電子檔案，為用人單位以及學生今后的工作提供參考價值，更加全面地反映出學生的情況。

其次是學生電子檔案的移交。一般情況下，高校畢業生檔案的投遞流程都是由學校學生處和就業部門完成的。學生檔案都是由這些部門郵遞到用人單位或者生源所在地的人力資源中心。然后，用人單位的人事部門根據學校開具的派遣證，以及檔案信息內容，再對學生進行初步了解。而紙質檔案不能讓用人單位更加深入地了解學生各方面能力，不具備其他詳細的檔案材料。因此，在學生畢業時，高校需要將紙質檔案和電子檔案都郵遞到用人單位、移交給用人單位。

（三）利用“互聯網+”思維，創新大學生檔案的利用服務

首先，基于“互聯網+”思維，在學校網站主頁中，大學生檔案的利用要建立一個學生電子檔案的查詢鏈接，效仿學信網的自助式網絡檢索服務方式，借助學校網站平臺，登錄到學生電子檔案管理系統中。登錄方式包括畢業生可以通過姓名、身份證號進行查詢登錄，也可以通過姓名、學號進行登錄查詢，頁面設置主要分為學歷學位、成績檔案、處分情況等幾個項目，兩種方式都要加設密碼。登陸后，在權限設置上，學生只有讀的權限，沒有修改的權限，只能查詢自己的檔案，可以根據需要進行查閱或打印。只有學校相關部門檔案工作人員才有管理全校學生檔案的查閱權限，并對檔案信息進行上傳。同時，檢索服務平臺要根據學生本人檔案派遣去向的人次利用需求，設置畢業生檔案派遣去向頁面查詢，從而突破時間空間限制，健全檔案部門的查檔工作，方便利用者，提高檔案利用率，減少來校查詢復印檔案的紙張浪費。

其次，在學生電子檔案建立和移交后，為了節省用人單位來校查檔的人力和時間，高校會為用人單位主動提供檔案利用服務，將學生電子檔案一并移交到用人單位。但是用人單位在接受畢業生電子檔案后，要進行保密歸檔，由單位人事檔案管理人員進行管理，避免侵犯學生隱私權。同時，學校電子檔案查詢系統不授予用人單位登錄權，不面向用人單位開放，但可以對用人單位提供在線咨詢服務，這樣可以保證學生檔案信息的安全。[4]

[1]王愛俠.“互聯網+”時代大學生檔案管理工作改革創新研究[J].山西檔案,2016(11).

[2]張志強.淺析面向就業服務的大學生檔案管理拓展[J].內蒙古科技與經濟,2016(7).

[3]李彩霞.新時期大學生檔案管理改革探析[J].求知導刊,2016(10).

[4]張峻山.大數據時代大學生檔案管理與利用探討[J].黑龍江史志,2015(9).