立足新時代新任務 擔當責任落實措施加快推進數字檔案館建設推動檔案工作創新轉型

■ 云南省檔案局黨組書記、局長 黃鳳平

（2018年9月27日）

同志們：

今天，我們在16家“全國示范數字檔案館”之一的楚雄州檔案館所在地楚雄市舉辦數字檔案館建設培訓班，目的就是為了進一步貫徹落實丁薛祥同志在中央檔案館國家檔案局調研時重要講話精神、國家檔案局李明華同志關于做好新時代檔案工作講話精神和省政府楊杰秘書長在省檔案局調研時重要講話精神，交流、總結好的數字檔案館建設工作經驗，深入掌握數字檔案館建設的內容和要求，進一步明確目標任務，落實責任，加快我省數字檔案館建設步伐。

今天上午，楚雄州檔案局介紹了數字檔案館建設經驗及創建“全國示范數字檔案館”的主要方法，剛才，昆明、昭通、普洱市檔案局分別就數字檔案館建設經驗和下一步工作打算進行了交流發言，大家都講得很好。楚雄州檔案館經過近5年的持續推進，成功建成“全國示范數字檔案館”，初步探索出一條適合我省情況的數字檔案館建設路徑。各地在交流發言中總結的方法和措施，凝聚著各級檔案部門攻堅克難的精神和智慧，緊密結合各地實際，行之有效，在全省具有較為普遍的借鑒意義。會后希望大家結合實際，學習借鑒他們好的經驗和做法，推動本地區數字檔案館建設工作。

下面，我講四個方面的意見：

一、開拓進取，全省數字檔案館建設全面推進

近年來，全省各級檔案部門堅持數字化帶動戰略，推進數字檔案館建設，取得積極、全面的進展。

（一）建設環境不斷優化

省委省政府高度重視檔案數字化工作，今年3月楊杰秘書長到省檔案局調研時強調，要不斷推進檔案數字化，把檔案數字化工作作為一項常規性工作加快推進。2014年，在省兩辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》中曾明確提出要“大力推進檔案館（室）建設”“爭取用10年左右時間，基本實現縣級以上國家綜合檔案館和縣直以上機關檔案室傳統載體檔案數字化，重要電子文件科學安全歸檔保存?！痹谑≌l布的《云南省檔案事業發展“十三五”規劃》中提出“數字檔案總量比2010年翻一番”的總體目標，制定了“全面開展數字化工作，到2020年，全省國家綜合檔案館檔案數字化總量達到7億頁”的工作任務，并對推進數字檔案館、檔案室建設分別作出要求。近年來，各地黨委政府亦不斷加大對檔案數字化建設工作的支持和投入力度，最近10年省檔案館在數字檔案館建設方面已累計投入超過6000萬元，遠遠超過省檔案館成立以來前50年在業務工作方面經費投入的總和。楚雄州數字檔案館投入資金超過1200萬元，曲靖、保山、玉溪、昭通、臨滄、紅河、德宏、版納、文山等州市級檔案館投入檔案數字化經費均達數百萬元，盤龍、西山、官渡、個舊、硯山及曲靖市所屬各縣區檔案館等近百個縣級檔案館，多則每年投入檔案數字化經費五六十萬元，少則十多萬元，數字化經費得到基本保障。全省各級檔案部門始終堅持數字化帶動戰略，把檔案數字化作為檔案館(室)的一種方向性工作、必做性工作、基礎性工作看待，納入本級檔案事業發展規劃，列入年度重點工作任務，制定制度規范，明確目標要求和保障措施，不斷加大投入，切實開展數字檔案館（室）建設工作。

（二）數字化實踐全面展開

自2009年省檔案館啟動數字檔案館建設以來，省檔案局陸續制定了一系列的制度規范，為數字檔案館（室）規范建設提供了保障；每年舉辦數字檔案館（室）專題培訓，培養數字化人才；將檔案數字化工作列入州市檔案局重點工作任務之一，每年進行量化考核。16個州市檔案局都制定數字檔案館建設規劃，并經省檔案局審核；大多數檔案館已經開展檔案數字化工作，逐年穩步推進，截止今年8月，累計完成館藏檔案數字化4億畫幅，完成“十三五”規劃目標的60%，基本做到時間過半進度過半。全省近2/3綜合檔案館已經初步建立數字檔案館管理系統，電子檔案或檔案數字化副本與紙質檔案同步移交進館要求逐步得到落實，重要檔案異地備份、集中備份工作有序開展，80%的綜合檔案館開展結對互相備份工作，40余個檔案館到省重要檔案和電子檔案備份庫集中備份電子檔案。截至今年8月，省檔案館數字檔案達到9200余萬畫幅，建國后檔案數字化接近尾聲，歷史檔案數字化已經近半，積累近6萬張電子照片、5萬余分鐘數碼音視頻檔案，10余種檔案專題數據庫，電子文件歸檔管理系統已在省級一級立檔單位實現全覆蓋，“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的數字檔案館體系初步建立。楚雄州檔案館成為西部第一個、全國第16個被國家檔案局批準的“全國示范數字檔案館”。曲靖市建立覆蓋全市各級機關的電子文件歸檔系統和連接各檔案館的民生檔案共享利用系統。

（三）建設效益逐漸彰顯

數字檔案館建設的巨大投入，帶動檔案館各項業務工作高速發展。依托數字檔案資源，檔案查詢利用效率大幅提升，查全率和查準率不斷提高。2017年，全省各級綜合檔案館利用數字檔案10萬人次、56萬件次，人民群眾利用數字檔案解決自身利益需求更加高效便捷，檔案館為利用者在數分鐘內辦理完畢檔案證明的事例已經屢見不鮮，利用者用閑暇時間到檔案館，通過電子查閱的方式一睹先輩遺墨、照片等活動快速增長，成為新的檔案查閱風尚。檔案文化產品開發工作全面提速，最近5年每年開發50種左右檔案文化產品，其中省檔案館每年都開發4種以上，檔案部門與報紙、雜志合作開設專欄，與電視臺、廣播電臺合作制作專題節目，與宣傳部門、博物館、圖書館、文史館等合作舉辦展覽、出版圖書等逐漸成為常態。檔案的學術研究功能得以充分體現，僅省檔案館每年就為數十個國家級和省級科研課題、數十個單位編史修志、上百名專家學者和大學生、研究生等及時高效提供數字檔案。依托數字檔案館建設的實踐，全省檔案干部隊伍素質得到全面提升，逐步培養出一批檔案業務熟練、信息化技術過硬的復合型檔案人才，在國家檔案局組織的首批全國檔案專家評選中，我省入選專家人數在西部地區位居前列。同時，我省檔案科研工作突飛猛進，2012年以來，我省每年都有科研項目在國家檔案局立項及獲獎，為科學推進全省檔案事業發展發揮積極作用。

雖然我省數字檔案館建設取得顯著成績，得到國家檔案局的充分肯定，但客觀冷靜分析，檔案數字化引領檔案事業發展的意識在一些地方還較為薄弱，對數字檔案館建設的緊迫性認識不足，尚有一部分檔案館未啟動數字化工作，相當一部分檔案館的數字化檔案規模還比較小，全省各地數字檔案館的軟硬件條件從整體上看還很薄弱，推動數字檔案館建設的方式方法還比較單一，基于政務網、互聯網的檔案服務水平還較低，檔案信息化骨干人才遠未達到每館至少1人的標準，很多檔案干部的檔案信息化管理意識和能力還較為欠缺，我省數字檔案館建設發展不平衡較為突出，總體建設水平還處于低層次，與檔案事業發展的需要極不適應，與經濟社會發展的需求仍有相當距離。

二、立足新時代，進一步認識推進數字檔案館建設重要意義

（一）推進數字檔案館建設是適應新時代檔案工作發展的需要

檔案工作是事關方方面面的基礎性工作，是新時代各項事業發展的重要保障。當前，隨著國家治理體系和治理能力現代化的深入推進，檔案部門和檔案工作進入了大變革時代，檔案管理體系將重新架構，全社會檔案管理將更加專業化、集約化和扁平化；檔案從形成到“收、管、存、用”各個環節的銜接將更加緊密，對檔案館、室工作之間的協調性要求更加突出，對檔案規范化管理水平、檔案工作的時效性和檔案信息共享性提出更高要求；全社會新型檔案將以前所未有的速度和規模不斷涌現，對檔案資源的精準管控及科學配置提出全新的要求；全面從嚴治黨、“三大攻堅戰”等中心工作、提高政府服務效能及民生建設等，要求檔案工作及時高效提供保障，檔案工作與各項工作將高度融合，檔案工作發揮作用的空間越來越大，與老百姓的關系也越來越密切，呈現新的檔案管理業態等。面對這些新變化，傳統檔案工作已經難以應對，檔案工作實現變革轉型最有利條件就是信息化。從根本上說，檔案信息化就是要解決好在新時代全新的國家治理架構下，在以“互聯網+”為主導的電子政務條件下，在以人工智能為趨勢的社會信息化背景下，檔案工作管什么、怎么管的問題，以及如何運用互聯網技術和信息化手段開展工作的問題。如果說檔案館舍、檔案箱柜等是傳統檔案管理的必要條件，那么檔案信息化就是新時代檔案工作賴以進行的必要條件，而數字檔案館建設就是檔案信息化體系中最為基礎的工作，主要承擔構建基礎軟硬件平臺、基礎數字檔案資源和基礎網絡服務的任務，是實現檔案事業戰略轉型不可或缺的前期工作，也是新時代檔案管理的起點。

（二）推進數字檔案館建設是檔案館實現快速便捷查閱利用服務和高質量開發檔案文化產品的基礎

數字檔案的最大優點在于它可以通過網絡傳送，實現檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用；同時還可以通過大數據技術，對檔案信息進行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進行自動檢索?？梢哉f，數字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發揮出最大的效益，在當今技術條件下，沒有任何其他辦法比這更便利于檔案利用、更能有效地進行檔案信息資源開發。任何一個檔案館，如果不把傳統載體檔案數字化，那么，要想最便利迅捷地為最廣大人民群眾提供利用，要想最充分地整合、開發檔案資源，都將只是一句空話。把傳統載體檔案數字化，實質上是向數字化要便捷服務，用數字化促便捷服務。

（三）推進數字檔案館建設是檔案館科學安全保管檔案的有效途徑

一方面，在數字化之前，我們必須對傳統載體檔案開展文件級編目、錄入計算機，逐卷、逐件、逐頁地編號，破損的加以修裱，卷折的加以展平等工作，這些基礎工作完成后，可使檔案達到精細化管理和自動化檢索。數字化帶動了檔案基礎工作的全面完成，使檔案管理狀況得到全面改善，檔案管理從過去的全宗、卷、件真正邁入到頁的時代，使檔案管理水平得到全面提升。另一方面，傳統載體檔案在數字化后，可對紙質檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，在某種程度上有力地保障檔案的安全。

三、落實措施，加快全省數字檔案館建設步伐

（一）盡快實現“存量數字化”

這是目前數字檔案資源的主要來源，也是最容易著手、最容易取得成效的工作。我省檔案數字化的總體推進態勢較好，但距目標任務還有差距，各檔案館要加大力度，加快檔案數字化進度，特別是州市級綜合檔案館要作出表率，兩年內州市級綜合檔案館應完成70%以上館藏檔案數字化工作，即至少達到申報“國家級數字檔案館”的入門指標，各州市應合理部署，力爭做到50%左右的縣級綜合檔案館參照這個要求加快推進館藏檔案數字化工作。

（二）盡快實施“增量電子化”

全省各級綜合檔案館要實現文書類電子檔案與紙質檔案同步接收進館，這也是最容易做到的工作，必須100%實現；應抓住切入點，積極推進各類專門業務電子檔案，特別是面向公眾的行政審批、辦證業務等電子檔案管理和進館。兩年內每個州市應至少推出一個專門業務電子檔案接收進館的示范點。這項工作非常關鍵，非常緊迫，事關檔案事業長遠發展，所謂一通百通，只要走出一條成功的路徑，就能全面帶動這項工作，為檔案工作的長遠發展開啟新的大門。

（三）加大數碼聲像檔案的收集力度

各級各類檔案館要圍繞領導視察、重大活動、重大事件及代表性形成部門，下大功夫探索數碼照片和音視頻的精準管控方法和歸檔、移交、征集進館等方法，以及配套措施和技術，補上我省檔案資源建設的短板。在這個方面主要應把握電子檔案的特性，依托移動通訊或互聯網，以及加大征集力度的方式，打通數碼聲像檔案形成者與檔案館之間渠道，建立新的制度和機制，實現即時歸檔、即時進館、即時利用，從而推動數碼聲像檔案資源的有效積累。在數碼聲像檔案資源建設的實際工作中，省檔案館在征集方面、玉溪市檔案館及昆明醫科大學檔案部門在運用網絡和移動通訊手段方面、云南財經大學檔案館在建立機制方面做了一些有益的探索，初見成效，值得參考借鑒。

（四）積極創建示范數字檔案館

目前，我省只有楚雄州檔案館已經成功創建；省檔案館雖因館藏檔案基數龐大導致數字化比例略微不足，稍有延遲，但目前已基本具備條件，將很快申請創建。國家檔案局制定的數字檔案館建設指南及有關測評指標體系，明確了數字檔案館建設的總體架構和基本要求，是指導我們開展數字檔案館建設的目標導向，各級檔案部門要切實貫徹到工作中，以達標創建為導向，有序推進和科學建設數字檔案館。州市級檔案館及基礎較好的縣級綜合檔案館，應盡早確定目標，啟動創建工作。高校檔案館也應參照綜合檔案館的標準積極開展工作，力爭走在全國高校檔案部門前列。企業檔案館應對照國家檔案局有關企業數字檔案館建設標準開展創建工作，盡早實現突破?！皣壹墧底謾n案館”由省檔案局組織專家測試并報國家檔案局批準，“全國示范數字檔案館”要求相對較高，且每年有數量限制，由國家檔案局組織專家測試和批準，各檔案館應根據自身條件，合理選擇目標，加強規劃，使用符合國家檔案局有關電子檔案管理軟件功能規范的軟件，統籌好設施設備、軟件系統、數字檔案資源、標準規范和安全保障體系建設，開展不同層次的創建工作。

（五）加快推進數字檔案資源共享利用

實現“利用網絡化”是數字檔案館建設的目標，就是要在建立豐富數字檔案資源的基礎上，依托局域網提供基礎檔案查閱服務，依托電子政務內外網滿足各級機關對檔案信息的需求，依托互聯網為公眾提供檔案異地、跨館查閱、出證服務。一是扎實做好數字檔案共享利用的基礎工作，注重做好密級標注、解密、劃控、分類存儲等工作，將數字檔案利用劃控工作作為數字檔案館建設的日常工作有序推進，并按照檔案密級及使用要求，嚴格做好分類管理和安全保管工作。二是加快推進檔案目錄中心建設，省檔案館及各州市檔案館應分別建立區域檔案目錄中心，逐步匯總本區域機讀檔案目錄，特別是要圍繞國家重點檔案保護與開發利用工作，分類建立國家重點檔案目錄體系。三是根據各地實際需要，有序開展各類民生檔案、特色檔案專題數據庫建設。四是高度重視和積極參與政務信息共享工作，根據各地實際需要和部署，及時組織可開放使用的數字檔案資源及專題檔案數據庫，投放到政務信息共享平臺，為各機關提供高效服務。五是積極探索館際合作機制和方便快捷的數字檔案館利用服務措施，借鑒國內成功經驗，推動“跨館查詢、異地出證”，為人民群眾提供便捷服務。有條件的地方，應逐步創造技術條件，加快推進人民群眾利用與自身利益密切相關檔案“最多跑一次”乃至“一次也不跑”服務建設。

四、攻堅克難，把數字檔案館建設任務落到實處

（一）檔案部門主要負責人要勇于擔當推進數字檔案館建設的責任

習近平總書記一再強調“責任”和“擔當”，旨在告誡黨員領導干部要做好為民用權的政治擔當、干事創業的責任擔當。擔當精神是各項事業前進的內在動力，是破解改革和發展難題的必然要求，是檔案工作者從歷史中繼承的優秀品質。數字檔案館建設與傳統檔案工作相比存在較大難度，不少同志心存畏難情緒。有的認為本地經濟社會發展滯后，難以爭取投入；有的認為人才捉襟見肘，即使爭取來經費也沒法干好；有的認為扶貧等中心工作任務重，沒有精力再顧及其他工作；有的認為當前的主要工作是建設好新館，其他工作都應先放一放。這些看法都反映了當前我省檔案工作中存在的客觀現象，但又普遍存在對數字檔案館建設規律認識不足和站位不高的問題。

我先講兩組數字供大家思考：第一組數字，目前全國除三個國家級檔案館外的47個副省級以上綜合檔案館中，上海市館有1.6億頁數字檔案，云南省檔案館9200萬頁，北京市館有7400萬頁，青島市館有4300萬頁，浙江省館有3100頁，廣東、江蘇、山東等GDP總量位居前列的省，其省館數字檔案總量低于云南省檔案館，這說明只要勇于開拓進取，在經濟欠發達地區推進數字檔案館建設是完全可能的。第二組數字，截止2017年底，全國有16個綜合檔案館被國家檔案局批準為“全國示范數字檔案館”，分布在10個省市，其中西部地區只有我省的楚雄州檔案館，中部地區的湖北、河南各1個；東部地區的上海、福建、安徽各1個，廣東2個，山東、江蘇、浙江各3個。我省數字檔案館建設不但在西部地區位于前列，也不落后于東部、中部的大多數省市。我省檔案數字化的一些經驗和做法成為全國的標桿，我省率先倡導的數字化質量標準也逐漸成為行業內共識，我省的檔案數字化工作經驗多次在全國有關會議上進行經驗交流。以上事實告訴我們，雖然云南GDP在全國僅排名第23位，但由于我們緊緊扭住檔案數字化戰略，克服困難堅決推進，邊學邊干，邊模仿邊創新，因而取得不遜于先進發達地區的成績。從我省情況來看，今年扶貧和新館建設任務都很十分艱巨的怒江州檔案館，實現了紙質檔案與電子檔案同步進館，啟動了館藏檔案數字化工作，已完成70余萬頁檔案數字化。

無論是與省外的橫向比較，亦或是省內的縱向比較，都說明一個問題，加快推進數字檔案館建設，關鍵是各級檔案部門，尤其是主要負責人要敢于擔當責任，敢于克服困難，敢于超越自我。希望各級檔案館負責人要緊緊盯住數字檔案館建設這個戰略方向，圍繞我省檔案事業發展“十三五”規劃確定的數字化及數字檔案館建設有關指標，全力以赴，切實加以落實。

（二）堅持多措并舉，力求數字檔案館建設取得實效

一要積極爭取支持。數字檔案館不是檔案部門的數字檔案館，而是各地的數字檔案館，各級檔案部門要主動向本地黨委、政府匯報，加強與財政、發改等部門溝通協調，按照國家和省有關要求，將數字檔案館建設規劃納入本地有關發展規劃或電子政務建設規劃之中，融入各地信息化建設體系，努力爭取在政策、規劃、財政預算和項目安排等方面的支持，將建設方案轉化為有投入保障的項目，為數字檔案館建設提供較為穩定的基本投入保障，確保數字檔案館建設得到科學實施，服務各地的政務建設和經濟社會發展。

二要與中心工作結合。當前“全面從嚴治黨”“三大攻堅戰”“黨政機構改革”“農村土地確權”等全面深入推進，影響深遠，這些工作都迫切要求檔案工作提供支撐，這些領域的檔案也是必須管好的重要檔案資源，但僅僅精準扶貧檔案管理龐大繁雜的工作量就讓檔案部門疲于應對，傳統檔案管理手段已經難以滿足需要。服務好這些工作與數字檔案館建設相輔相成，數字檔案館建設應將這些領域的檔案管理作為優先實施的工作內容，以數字化管理方式和技術為依托，檔案收集整理與數字化工作雙推進，同步達到檔案進館安全保管與服務現實兩個目標。在這些領域開展工作，應做到數字檔案館建設與服務各項中心工作的協調統一，應采用項目管理方法予以組織實施，做到目標任務明確，整合資源，保障經費及人力投入，提高效率，避免重復浪費，即高效率服務中心工作，又有效推進數字檔案館建設。

三要融入電子政務。當前，各地正在加快互聯網+政務服務，以“統一行政審批”“統一辦事窗口”“協同辦公”“全程無紙化辦證”等形式，努力實現群眾辦事公開透明、方便快捷，這為檔案部門整合和統一管理民生檔案資源提供了新契機。各級檔案部門應對接電子政務平臺、政務服務中心等，構建不同于傳統檔案室的新型檔案管理機制，如網上虛擬檔案室、政務中心檔案服務站、聯合檔案室、綜合檔案館分館等，依托部署在政務網上數字檔案館系統，采取電子文件隨時歸檔、紙質文件材料即時歸檔及數字化的方式，實現歸檔、進館和提供利用等無縫銜接和一體化實施，在為電子政務建設服務的同時，管好電子檔案，積累數字檔案資源，推進數字檔案館建設，有效提升綜合檔案館公共服務能力。

四要建立檔案整理及數字化中心。隨著各地新館陸續建成投入使用，多年散存各單位的檔案急需移交進館，同時隨著機構改革的推進，大量檔案也將移交進館，我省正處于檔案移交進館的高峰期。各地應把握住這個時機，統籌兼顧，精心謀劃，在綜合檔案館建立檔案整理及數字化中心，規范配備必要檔案裝具、計算機、掃描儀、數字檔案管理軟件、檔案數字化加工軟件等，集檔案整理、數字化、移交接收和業務指導等功能于一體，采取服務外包、提供機關檔案工作人員使用等方式，為機關檔案移交進館和數字化提供支撐，在保障檔案移交進館的同時，加快推進檔案數字化。

（三）加強隊伍建設，夯實檔案信息化人才支撐

一是引進人才。要主動向黨委政府和相關人事部門強調檔案信息化工作的重要性，利用增加編制、調整人員的時機，引進、招聘檔案信息化專門人才，重點是大專以上學歷的計算機專業人才，逐漸改變過去將檔案部門作為安置領導親屬場所的現象，為信息化人才隊伍建設奠定基礎。

二是加強培訓。應加強檔案部門業務人員數字檔案館建設一般知識培訓，尤其注重對其進行信息化條件下開展檔案工作的思維培養，并強化有關操作技能訓練，并能熟練應用于崗位工作，盡快從傳統手工管理模式下的檔案工作人員，轉變為適應新時代要求的檔案工作人才。每個檔案館應著力培養至少1名數字檔案館建設的骨干業務人員，使其能夠全面掌握數字檔案館建設內容和要求，熟悉檔案業務規范和標準，能熟練操作和管理數字檔案館軟硬件系統，具備較強的規劃和方案編制、項目申報及項目實施管理能力。

三是借智發展。要加強檔案系統內外的人才交流與合作，通過“借智、借力、借臺”，采取購買服務的方式，建立起形式靈活的檔案信息化建設機制，讓信息化前沿技術與檔案工作實踐經驗得到充分交流，促進信息技術在檔案領域的深度融合與應用，并在建設過程中培養本館的專業技術人員。

同志們，新時代要有新氣象，更要有新作為。讓我們更加緊密地團結在以習近平同志為核心的黨中央周圍，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，真抓實干，積極作為，加快推進數字檔案館建設，推動全省檔案工作戰略轉型，為決勝全面建成小康社會、全面建設社會主義現代化國家作出新的更大貢獻。