淺談檔案管理中開放利用與保密之間的平衡關系

趙 單

(昭通市第一人民醫院，云南 昭通 657000)

淺談檔案管理中開放利用與保密之間的平衡關系

趙 單

(昭通市第一人民醫院，云南 昭通 657000)

近年來，社會發展穩步推進，信息建設日趨完善，檔案資源所蘊含的價值開始深受社會群眾廣泛關注。于是檔案資料的保密，以及深化利用工作就變得十分重要。這些工作能否做好，將會對國家的安全和利益都會產生顯著的影響。對廣大的檔案管理工作人員而言，保密和深化利用已經成為檔案管理的工作重點。

檔案管理；開發利用；保密

一、檔案利用與保密的關系

在《檔案法》中，已經明確提出，檔案資料要遵循逐步向社會公開的原則。而在《保密法》中，其十六條指出：如果國家級保密事項，超過期限不再需要保密，那么原來確定的保密級單位或者上級主管部門，就需要提出申請及時給予解密。在當前法律體系中，檔案資料的開發利用和保密之間的矛盾，已經在現有的法律法規中被明確，這也足以看出該它們之間的關系具有顯著的復雜性。在檔案管理工作中，一定要做好內外使用環境的界限劃分，同時也要做好加密和非加密的區分工作，真正實現既能夠保障國家保密級檔案能夠得到很好的保護，同時最大限度的開發非保密級資料的利用水平。

二、檔案利用與保密工作存在的問題

在過去相當長的時間里，受限于傳統保密觀念，檔案管理人員十分注重檔案保密工作，檔案利用卻被有選擇的忽視。經常采取的措施為：將檔案束之高閣，對其進行隔離處理，導致檔案價值的流失。另外，由于存在著諸多的泄密案件，相關的信息安全意識開始得到了社會的強化，檔案保密要求也開始變得更高，檔案的正常利用開始受到顯著影響。實際上，檔案之所以要進行保密，并非將其簡單的隔離，而是將其在保密的環境下進行科學的利用，從而最大限度的提升檔案的利用價值。所以，作為檔案管理部門，必須要革新自身的傳統工作理念，一方面要做好各項檔案保密工作，另一方面還需要提升檔案利用水平，最大限度的提升它的社會服務功能。

三、做好檔案利用和保密工作的協調措施

(一)梳理檔案管理中保密和開放利用之間的關系

檔案工作包括了兩個極為重要的領域，一個是檔案的保密，另一個是開發利用。在檔案管理環節，就需要將保密和開發利用進行辯證地看待。如果僅僅針對其中的一點開展相關工作，顯然不利于檔案管理工作的正常開展，最好是要將兩者進行有機的結合。檔案的開發利用，無疑是檔案管理工作的核心生命線，在具體管理環節，相關人員需要做到基于保密來開展相關的工作，最終實現保密和開發利用進行有機的結合，以及資源信息的共享。最終實現檔案資源的科學應用和開發。

(二)做好檔案開放利用過程中的保密工作

第一，做好檔案開放利用前的準備。①做好檔案的分類整理。對原始文檔資料進行科學的整理，然后對相關的涉密以及非涉密檔案資料進行科學的細分，進而保障分類具有更高的科學性，另外還需要讓編目變得更加清晰。②構建完善的檔案號碼，對必須要歸檔的資料進行有效的整理，確保檔案資料能夠得到良好的保護。對珍貴的檔案可以采用拍照、復印等多種形式進行復制，創建相應的副本，使之進行數字化轉變。③創設檢索工具，讓檔案的檢索實現多元化。

第二，完善檔案開放體系。要緊密的結合《保密法》對檔案保密等級進行細分，形成規則，從而讓相關的管理者對檔案進行科學的管控。另外，還需要緊密的結合《保密法》，對超過保密期的檔案，要進行及時的解密，然后理清保密和非保密，以及內外環境的界限。確保檔案資料可以被合理利用。然后結合需求，設置合理的利用區間，完善審批流程。

(三)完善檔案利用過程管控體系

第一，建立健全規章制度。檔案管控部門需要緊密的結合國家檔案和保密工作制度方針，完善相應的規章體系。另外，還需要對保密檔案的管理行為進行科學的管控，使用結束之后，就需要給予及時的歸檔和管理，強化絕密檔案的管控，而檔案的銷毀和移出等，則需要嚴格按照流程制度進行。使用結束之后，需要進行及時的清查，一旦出現了泄密，就需要及時的進行補救等。

第二，加強隊伍建設。有效增強檔案管理者的綜合政治素養，積極的學習相關法律，如保密法和檔案法等，要充分的做到知法守法，嚴格的遵守職業道德，強化安全意識。另外，檔案管理者還需要強化理論學習，不斷提升自身專業素養和技術能力，牢固掌握基礎性的檔案管理工作，全面掌握檔案工作規律，有效提升相關人員檔案管理工作水平。

第三，完善庫房管理強化網絡保密。檔案管理開始進入到數字時代，在檔案價值開發利用階段，要科學的做好信息安全保密工作。如果涉及到絕密信息，需要從物理層面，對相關數字檔案進行隔離。要對網絡保密工作進行制度化建設，確保信息能夠科學的傳播。針對庫房，則需要委派專業人員負責保管，并完善相應的管理制度，并在檔案館(室)內科學布置攝像頭，對檔案利用的整個過程進行全面的監控，從而有效提升檔案資料的安全性。

四、結束語

檔案的保密和開放關系需要被科學的處理，其原則就是要在科學的保密體系之下，對其進行大膽的開放，嚴格和寬松的程度要進行科學的調整。在具體工作過程中，還需要借助于科學態度，來處理相關的實際問題，要遵循“涉密不上網、上網不涉密”的原則，從制度和方法上，搞好開放和控制的標準，人防與技防相結合，進而推動檔案管理水平的升級。

[1]王璐.淺析如何開展檔案開放與檔案保密工作[J].辦公室業務，2017(02).

[2]陳云.如何做好檔案保管及利用的保密工作[J].大眾文藝，2017(08).

[3]李激.檔案的保密工作要處理好五方面的關系[J].中國管理信息化，2011(10).

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