淺談醫院綜合檔案的開發及利用

吳達 呂丹 胡登烈

摘 要：本文針對醫院檔案在發展建設中的重大作用，提出開發利用檔案信息資源所必需的幾個重要基礎環節。增強檔案工作人員的服務意識與服務水平，具備良好的職業道德與職業素質，為檔案資源的開發利用提供思想與知識方面的保障；完善醫院檔案工作管理體制，形成檔案管理網絡體系，建立健全檔案管理各項規章制度，做好醫院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作，不斷加強醫院檔案基礎業務建設，形成室藏豐富，結構合理，有規可循，有目可查，管理科學，有效利用的良好局面。

關鍵詞：醫院檔案；開發利用

檔案利用是指以館（室）藏檔案資源為基礎，通過一定的方式，直接提供檔案為利用者服務的工作。其方式有：1）提供檔案原件。即在檔案館（室）內設閱覽室，組織利用者在室內閱覽檔案原件，或根據特殊需要，經過批準暫時把檔案原件借出館（室）外使用。2）提供檔案復制件。包括以縮微膠片、靜電復印件等提供利用。3）編輯出版檔案文件匯編、檔案史料匯編，舉辦檔案展覽等。4）綜合檔案內容編寫書面資料（如大事記、組織沿革等）。5）制發檔案證明，函復查詢、外調等。

實行綜合檔案管理工作，目前為止形成了包括實物檔案在內的黨群工作類、行政管理類、醫療業務管理類（病歷）、教學管理類、后勤管理類、科學技術研究類、設備儀器類、基礎建設類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類共十二種門類檔案，這些檔案資料在醫院發展建設中起著查考憑證、參考依據、科學研究、宣傳教育的重要作用。檔案工作的根本目的就是開發檔案信息資源，服務經濟建設。而要充分發揮庫存檔案信息資源的潛在作用，就必須從以下幾個方面做好工作：

1 增強檔案工作人員的服務意識與水平

檔案工作是一項服務性工作，檔案人員的服務意識與水平的高低決定著檔案開發利用工作程度好壞，只有通過積極優質的服務，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動為主動，這就要求檔案人員：1）要具有良好的職業道德，熱愛檔案事業，樹立無私奉獻、全心全意為人民服務的精神，在工作中做到服務態度主動、熱情、耐心、周到；在服務方式上，拓展多種形式，樹立起主動服務的意識，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過去“重藏輕用”、“看攤守攤”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，充分發揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫院的社會效益和經濟效益密切聯系起來，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益，而只有通過提高效益，也才能進一步得到醫院的重視，才能提高檔案工作在醫院工作中的地位。2）要具備良好的職業素質，即知識素質和能力素質。隨著醫院各項工作的不斷發展，對檔案利用的要求也越來越高，利用重點從政治、行政等方面的需要，發展到醫院業務建設、科學研究、精神文明建設等方面來，這就要求醫院檔案工作人員除精通掌握檔案管理專業知識外，還必須掌握醫療衛生相關知識、科技檔案（如科研成果檔案、設備檔案、基建檔案、產品檔案）及專門檔案（如會計檔案、教學檔案、審計檔案、聲像檔案等）方面的知識，根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案。同時，要具備從事本職工作的語言文字能力、信息開發能力、運用現代科技手段的能力和創新能力等，主動開發檔案信息資源，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等，為檔案利用提供更廣泛、集中、系統的服務。

2 要不斷加強醫院檔案基礎業務建設

在整個檔案業務工作中，利用工作是目的，是主導工作，但利用工作必須建立在良好的基礎工作之上。應該在重視利用工作的同時，狠抓基礎工作，以利用工作促進基礎工作，以基礎工作保障利用工作，做到相互結合，共同發展。綜合醫院做好檔案基礎業務工作有以下幾個方面：

1）完善檔案工作管理體制，形成檔案管理網絡體系。成立檔案工作領導小組及保密、鑒定銷毀領導小組，各部門科室明確兼職人員，為檔案材料收集、整理、鑒定等工作環節奠定人力基礎。

2）建立健全檔案管理各項規章制度。檔案工作是一項集管理性、服務性、政治性、科學性、文化性等性質于一體的工作，檔案工作的基本原則就是“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。因此，綜合醫院要在貫徹落實《檔案法》的同時，結合醫院實際情況，建立健全本醫院檔案管理的各項規章制度，使檔案管理有法可依、有章可循，實現檔案管理規范化。例如，我院結合醫院實際情況，先后制訂了《關于加強檔案管理工作的規定》、《各種檔案保管期限》、《醫院檔案分類大綱》、《檔案分類編號標準》，建立了《檔案立卷、歸檔制度》、《檔案保密、保管、查閱、鑒定銷毀、統計制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文書、教學、科技、會計、審計、音像檔案規范管理制度》、《庫房管理及計算機管理制度》等，為檔案工作基礎業務建設提供制度保障。

3 做好醫院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作

1）醫院檔案收集工作。按照醫院《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍》等的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各科室、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到綜合檔案室的工作。檔案收集是檔案管理其他業務環節的基礎，收集工作的質量直接決定和影響著檔案業務工作水平，收集及時、鑒選得當，把有保存價值的檔案都集中在檔案室，實現檔案的集中統一管理，維護檔案的完整與安全，才能使室藏檔案齊全完整，內容豐富，才可以提高檔案工作質量，為開發利用檔案信息資源創造良好的物質條件。

2）醫院檔案整理。按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案由零亂到系統，由無序到有序，體現檔案的特點，充分反映各項工作活動的歷史聯系和面貌，是檔案信息資源完整利用的基礎。

3）醫院檔案鑒定工作。醫院綜合檔案部門按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀，提高了檔案利用的準確率。

4）醫院檔案保管和統計工作。根據檔案的成分和狀況，采取安全的存放和防護措施，并以表冊、指標、數字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的業務工作，是檔案開發利用的硬件保障。

5）醫院檔案檢索工具醫院檔案檢察工具。記錄、報道、查找檔案材料的手段，是揭示館（室）藏和查找檔案的重要手段，它把“藏”與“用”連接起來，溝通檔案材料與利用者和管理者之間的關系，是開發檔案信息資源的工具。我院從檔案資料的存儲至檢索利用充分發揮現代化管理手段的作用，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務，簡化利用程序，編制利用范例，開展電話、信函、網絡等多種服務方式等，從而使檔案管理的各項服務工作落到實處。

總之，做好以上幾個環節工作的良性銜接，才能形成庫藏豐富，結構合理，有規可循，有目可查，管理科學，有效利用的良好局面，才能充分完成檔案工作的使命，滿足醫院各方面的需求，實現庫存檔案的價值，擴大檔案工作的影響，發揮檔案工作在醫院建設與發展中的應有作用。

作者簡介

吳達（1979-），男，四川巴中，四川省巴中市中心醫院，館員，研究方向：檔案管理。

呂丹，女，四川巴中，四川省巴中市中心醫院，館員，研究方向：檔案管理。

胡登烈，男，四川中江，四川省巴中市中心醫院，助理館員，研究方向：檔案管理。