建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

梁錦輝

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，文書檔案工作的重要性也逐漸凸顯出來。在管理文書檔案期間需要滿足社會發(fā)展，并且優(yōu)化和創(chuàng)新具體的管理方式。數(shù)字化時代的到來為文書檔案管理工作提出了新的要求，該項技術的應用可以確保檔案資料檢索便捷性，從根本上提升文書檔案利用價值。此次研究主要是探討分析建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性，希望能夠?qū)ο嚓P人員起到參考性價值。

關鍵詞：文書檔案；數(shù)字化管理模式；應用實踐

經(jīng)濟的發(fā)展促進了文書檔案管理模式的更新?lián)Q代，在對文書檔案中電子文件進行收集整理時需要采用電子化管理方式，但是當前大多數(shù)文書檔案管理工作都無法實現(xiàn)電子化管理。對于文書檔案來說，數(shù)字化管理方式主要是借助視頻文件、文件掃描以及數(shù)字壓縮等數(shù)字化技術獲取圖片文件，充分發(fā)揮出文字識別技術，并且應用新型存儲技術將文件上傳到數(shù)據(jù)庫中，這樣能夠及時檢索文書檔案，并且利用網(wǎng)絡技術能夠全面提升文書檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案遠程傳輸和網(wǎng)絡共享等，實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案檢索率和利用率。

1 文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

1.1 遵循現(xiàn)代信息交流要求，加強檔案利用率

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，也逐漸顯現(xiàn)出文書檔案管理重要性。各行業(yè)領域之間的交流互動逐漸增多，需要全面拓展文書檔案信息獲取途徑。所以需要建立新型數(shù)字化管理模式。采用該種管理模式可以使不同部門之間實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。隨著信息化技術水平的快速發(fā)展，各行業(yè)領域都開始應用此項技術開展生產(chǎn)經(jīng)營活動。所以，文書檔案信息資源管理方面需要依賴于數(shù)字化管理模式。

1.2 滿足社會經(jīng)濟發(fā)展要求

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展可以充分發(fā)揮出文書檔案的價值，并且全面提升管理效率。在現(xiàn)代檔案管理中數(shù)字化管理模式屬于關鍵技術之一，通過互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術等現(xiàn)代數(shù)字技術加強檔案管理，所以應當推廣使用在文書檔案管理中，促進檔案信息管理的創(chuàng)新，滿足不同部門對信息資源的需求。

2 文書檔案數(shù)字化管理存在的問題

檔案管理機構在文書檔案管理期間加大人力物力投入，并且對其實施數(shù)字化加工處理。其中數(shù)字化加工主要是利用圖片掃描方式將文書檔案轉化為電子檔案，之后將電子文檔錄入到數(shù)據(jù)庫中。在調(diào)取檔案時可以利用對應路徑檢索檔案信息。但是管理機構在實施管理期間未重視檔案數(shù)字化信息的元數(shù)據(jù)，這樣就影響了數(shù)字化管理效果，導致文書檔案管理存在較多問題。

2.1 文書檔案日常管理難度

現(xiàn)階段，不同部門所包含的文書檔案內(nèi)容比較多，呈現(xiàn)出多樣化形式。若仍然按照傳統(tǒng)管理模式采用分類別管理方法，將會增加流程復雜度，并且降低管理效果。與此同時，管理人員需要花費較多時間管理文書檔案，常常會出現(xiàn)疲倦感，對管理質(zhì)量造成影響。從上述分析能夠看出，傳統(tǒng)管理模式存在較多問題，并且文書檔案數(shù)量龐大，嚴重占用存儲空間。再加上存儲環(huán)境問題會損壞檔案，所以急需要采用現(xiàn)代管理手段。

2.2 數(shù)字化管理的軟件技術問題

為了提升文書檔案管理質(zhì)量，需要做好相關管理軟件，操作系統(tǒng)和配套設施等，這樣才能夠確保文書檔案檢索便捷性和傳輸靈活性。隨著信息技術的快速發(fā)展，計算機技術智能化逐漸體現(xiàn)，常常導致計算機硬件設施與文書檔案管理軟件出現(xiàn)不相容情況，無法有效讀取文書檔案信息，此種情況下會造成新的軟件無法適用，對文書檔案管理工作造成極大影響。

2.3 文書檔案信息缺乏安全保障

在現(xiàn)代技術發(fā)展下文書檔案信息管理工作較為簡便，然而在信息安全方面還存在較多隱患。在現(xiàn)代網(wǎng)絡環(huán)境下造成文檔信息安全性和保密性低下的原因主要體現(xiàn)在以下方面：1）文書檔案信息管理人員所導致的安全隱患問題。主要是由于管理人員綜合素質(zhì)不過關，缺乏保密意識和安全意識，特別是在發(fā)布信息時不注重管理和審核。其次，由于管理人員缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡安全知識和計算機安全知識，因此在管理和操作信息時沒有根據(jù)相關程序?qū)嵤瑢χ匾獢?shù)據(jù)資料沒有做好備份。2）病毒侵襲和黑客攻擊行為：由于互聯(lián)網(wǎng)屬于開放式網(wǎng)絡，常常存在安全隱患，出現(xiàn)較多病毒危害網(wǎng)絡安全。再加上黑客等不法分子惡意攻擊管理系統(tǒng)，使文件資料處于相對危險環(huán)境。以上存在問題都在不同程度上影響文書檔案信息收集和管理。

3 文書檔案數(shù)字化管理模式問題的應對措施

3.1 建立檔案信息管理機制

在現(xiàn)代信息技術發(fā)展背景下，不斷擴大了信息技術應用范圍，也在較大程度上提升了行業(yè)管理水平。所以為了全面提升文書檔案數(shù)字化管理水平，關鍵之處在于建立和完善檔案信息管理機制。

3.2 轉變傳統(tǒng)管理思想

不管何種企事業(yè)單位在發(fā)展期間都需要注重文書檔案數(shù)字化管理工作的意義，這樣能夠為文書檔案信息化管理提供良好的發(fā)展環(huán)境。所以企事業(yè)單位需要在未來發(fā)展規(guī)劃中全面納入文書檔案數(shù)字化管理內(nèi)容。在財務預算中包含文書檔案數(shù)字化建設所需費用，有效適應處理文檔資料數(shù)量和管理技術變更問題。購置數(shù)字化管理系統(tǒng)必需物品，例如數(shù)碼相機，計算機以及信息設備等，為實際管理工作創(chuàng)建良好的硬件和軟件環(huán)境。

3.3 建設文書檔案管理平臺

文書檔案管理數(shù)字化平臺不僅需要高效存儲檔案資料，還需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，全面促進文書檔案的開發(fā)使用。所以在完成信息資料整合之后需要全面建立文書檔案管理平臺內(nèi)部系統(tǒng)：首先，建立基礎數(shù)據(jù)工作模塊：由于企事業(yè)單位文書檔案結構為多層次，因此在建立文書檔案時需要充分體現(xiàn)出需求點和立足點。現(xiàn)階段文書檔案管理不僅需要記錄基礎數(shù)據(jù)，還需要滿足個性化需求。對于粗放式管理模式來說，需要對檔案信息重新優(yōu)化調(diào)整，既需要反映出共性特點，也需要突出文件類型差異。因此基礎數(shù)據(jù)模塊包含統(tǒng)計決算數(shù)據(jù)，報告信息以及計劃信息等類型。其次，文書檔案數(shù)據(jù)模塊：長期以來，管理人員都未正確認知文書檔案管理工作，因此在收集檔案信息資料時比較狹窄。若信息收集渠道比較單一，就會在較大程度上影響文書檔案管理實效性，所以需要應用數(shù)據(jù)模塊擴展文書檔案數(shù)據(jù)。最后，實體存儲模塊：實體存儲模塊主要是將紙質(zhì)版檔案資料等存在歸檔必要性的資料作為數(shù)據(jù)模塊實物的規(guī)范性文件，并且由專門的管理部門實施管理。從實施效果能夠看出，此種管理，管理模式能夠有效改善傳統(tǒng)文書檔案存儲和檢索弊端。利用文書檔案的基本信息和數(shù)據(jù)能夠及時調(diào)取和查閱所需內(nèi)容，為了實現(xiàn)上述功能，需要及時更新檔案資料，并且確保數(shù)據(jù)信息完整性。

3.4 數(shù)字化平臺網(wǎng)絡化建設

在文書檔案數(shù)字化管理期間需要設施對應的工作模式，為了確保在較短時間內(nèi)完成文書檔案使用和閱讀目的，提升各個部門的信息交流與溝通。需要完善和優(yōu)化數(shù)字化內(nèi)部管理措施，建立數(shù)字化平臺網(wǎng)絡化。除此之外還需要按照實際需求情況建立網(wǎng)絡信息化共享系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡管理的遠程傳播和檢索，有效結合電子信息技術和文書檔案數(shù)字化管理。

4 結束語

綜上所述，文書檔案數(shù)字化建設需要長時間實踐研究，確保檔案管理人員與各部門人員密切交流和配合。當前，文書檔案科學化的核心逐漸轉變?yōu)橛嬎銠C應用技術和信息化管理方式，在較大程度上提升了檔案管理工作的準確性，實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化管理模式。

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