用友ERP—U8財(cái)務(wù)軟件基礎(chǔ)設(shè)置教學(xué)常見(jiàn)問(wèn)題解析

徐丹飛

摘 要：會(huì)計(jì)電算化課程是各高職院校會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)的主干課程之一，而用友U8系統(tǒng)是電算化常用系統(tǒng)之一。本文以用友U8系統(tǒng)為基礎(chǔ)，討論該財(cái)務(wù)軟件基礎(chǔ)設(shè)置過(guò)程中可能出現(xiàn)的一些問(wèn)題，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并提出相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；基礎(chǔ)設(shè)置；企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)

用友ERP-U8軟件整體是個(gè)比較龐大的系統(tǒng)，而基礎(chǔ)設(shè)置則是整個(gè)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)置的正確與否直接影響到整個(gè)系統(tǒng)各個(gè)模塊的后續(xù)操作。為了更好的促進(jìn)該財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用，現(xiàn)將基礎(chǔ)設(shè)置部分遇到的問(wèn)題做如下的討論分析。

1 無(wú)法進(jìn)行部門(mén)、人員檔案的增加

例如：要求增加部門(mén)檔案“1 經(jīng)理室”，但賬套主管登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)后，單擊“基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-機(jī)構(gòu)人員”，僅顯示“本單位信息”，未出現(xiàn)部門(mén)檔案、人員檔案等其他信息。

分析：在賬套建立后未啟用要求模塊。

解決的方法和建議：以賬套主管身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，點(diǎn)擊“基礎(chǔ)設(shè)置-基本信息-系統(tǒng)啟用”，打開(kāi)“系統(tǒng)啟用”對(duì)話框，勾選“總賬”前的復(fù)選框，選擇要求的啟用日期即可。

2 無(wú)法增加客戶或供應(yīng)商分類(lèi)

例如：要求增加供應(yīng)商類(lèi)別“01 四川地區(qū)”，但以賬套主管身份進(jìn)入供應(yīng)商分類(lèi)后無(wú)法增加。

分析：在建立賬套時(shí)沒(méi)有勾選客戶或供應(yīng)商分類(lèi)，進(jìn)而建立賬套后，客戶、供應(yīng)商分類(lèi)該項(xiàng)自動(dòng)默認(rèn)為“00-無(wú)分類(lèi)”。

解決方法和建議：以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理平臺(tái)，點(diǎn)擊“賬套-修改”，打開(kāi)“修改賬套”對(duì)話框，單擊“下一步”，直至“基礎(chǔ)信息”頁(yè)面， “供應(yīng)商是否分類(lèi)”前的復(fù)選框（若需進(jìn)行客戶分類(lèi)則選中“客戶是否分類(lèi)”），單擊“完成”即可。

3 增加客戶或供應(yīng)商時(shí)不能選擇要求的專(zhuān)管業(yè)務(wù)員

例如：要求新增客戶檔案“001 沃爾瑪超市有限公司”，其專(zhuān)管業(yè)務(wù)員為“銷(xiāo)售部 王函”。但實(shí)際操作中，單擊“專(zhuān)管業(yè)務(wù)員”欄的參照按鈕，并沒(méi)有“銷(xiāo)售部 王函”該選項(xiàng)，且通過(guò)檢查“人員檔案”，確實(shí)已經(jīng)增加該人員檔案。

分析：人員檔案是基礎(chǔ)設(shè)置里面非常重要的一部分，這里設(shè)置的人員可以在薪資管理系統(tǒng)直接引用。但在增加人員檔案時(shí)，有兩個(gè)復(fù)選框非常重要，一個(gè)是“是否業(yè)務(wù)員”，另一個(gè)則是“是否操作員”。若選中“是否操作員”復(fù)選框，則會(huì)自動(dòng)在系統(tǒng)管理中增加該人員為操作員，賦予相應(yīng)權(quán)限后，該人員就可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作。而在該案例里，主要問(wèn)題就出現(xiàn)在“是否業(yè)務(wù)員”該復(fù)選框上。如果該員工需要在其它檔案甚至是一些單據(jù)中被參照，那么就必須在增加人員檔案時(shí)就選中“是否業(yè)務(wù)員”復(fù)選框。

解決方法和建議：以賬套主管身份登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，點(diǎn)擊“基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-機(jī)構(gòu)人員-人員檔案”，選中“王函”，雙擊進(jìn)行修改，選中其“是否業(yè)務(wù)員”前的復(fù)選框即可。

4 會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)外幣核算顯示灰色

例如：要求新增會(huì)計(jì)科目“100202 中行存款”，幣種要求為“美元”。但在新增該會(huì)計(jì)科目時(shí)，“新增會(huì)計(jì)科目”對(duì)話框中的“外幣核算”復(fù)選框?yàn)榛疑荒苓x中。

分析：在建立賬套時(shí)，有無(wú)外幣核算會(huì)影響基礎(chǔ)信息的設(shè)置及日常業(yè)務(wù)中能否處理外幣業(yè)務(wù)。若在建立賬套時(shí)沒(méi)有勾選外幣核算，則不能處理外幣業(yè)務(wù)。

解決方法和建議：以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理平臺(tái)，點(diǎn)擊“賬套-修改”，打開(kāi)“修改賬套”對(duì)話框，單擊“下一步”，直至“基礎(chǔ)信息”頁(yè)面，選中“有無(wú)外幣核算”前的復(fù)選框，單擊“完成”即可。

5 新增會(huì)計(jì)科目時(shí)系統(tǒng)提示“科目編碼長(zhǎng)度與分配原則不符”

例如：要求新增二級(jí)會(huì)計(jì)科目“100201 建行存款”，但在新增該會(huì)計(jì)科目時(shí)，系統(tǒng)提示“科目編碼長(zhǎng)度與分配原則不符”，且經(jīng)檢查，科目編碼并未錄入錯(cuò)誤。

分析：在建立賬套時(shí)，系統(tǒng)會(huì)要求進(jìn)行編碼方案的設(shè)置，而編碼方案的設(shè)置則直接影響到基礎(chǔ)信息設(shè)置中相應(yīng)內(nèi)容的編碼級(jí)次和長(zhǎng)度，例如某單位將科目編碼設(shè)為4-2-2-2，則科目總共可以編至四級(jí)，一級(jí)科目編碼是四位長(zhǎng)，二至四級(jí)科目編碼均為兩位長(zhǎng)。

解決方法和建議：以賬套主管的身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，打開(kāi)“會(huì)計(jì)科目”對(duì)話框，查看左上角顯示的科目級(jí)長(zhǎng)，可以看出是否是科目編碼方案設(shè)置錯(cuò)誤。找到錯(cuò)誤點(diǎn)后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理平臺(tái)，點(diǎn)擊“賬套-修改”，打開(kāi)“修改賬套”對(duì)話框，單擊“下一步”，直至“編碼方案”頁(yè)面，按照要求修改科目編碼級(jí)次，單擊“確定”即可。

6 憑證類(lèi)別設(shè)置錯(cuò)誤

例如：要求設(shè)置憑證類(lèi)別為“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”，但在實(shí)際操作中錯(cuò)誤的設(shè)置為“記賬憑證”。

分析：初次進(jìn)入憑證類(lèi)別設(shè)置，系統(tǒng)提供了幾種常用的分類(lèi)方式，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求來(lái)選擇，而選擇的憑證類(lèi)別也會(huì)直接影響到后期憑證的填制，故若憑證類(lèi)別設(shè)置錯(cuò)誤，對(duì)后期的業(yè)務(wù)操作會(huì)產(chǎn)生較大的影響。

解決方法和建議：憑證類(lèi)別的修改分為幾種情形，若在發(fā)現(xiàn)憑證類(lèi)別設(shè)置錯(cuò)誤時(shí)并未進(jìn)行憑證的填寫(xiě)，則可直接修改。打開(kāi)“憑證類(lèi)別”對(duì)話框，里面顯示已經(jīng)錯(cuò)誤選中的“記賬憑證”分類(lèi)，直接點(diǎn)擊對(duì)話框上方“刪除”按鈕，刪除“記賬憑證”一欄后關(guān)閉對(duì)話框，再重新點(diǎn)擊憑證類(lèi)別，在出現(xiàn)的“憑證類(lèi)別預(yù)置”對(duì)話框中就可以選擇“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”該分類(lèi)，當(dāng)然，也可以通過(guò)“修改”按鈕進(jìn)行修改操作；若在發(fā)現(xiàn)憑證類(lèi)別設(shè)置錯(cuò)誤時(shí)已經(jīng)進(jìn)行了具體憑證填制，已經(jīng)使用的憑證類(lèi)別是不能刪除也不能修改憑證字的，為此，若需要修改憑證類(lèi)別，則需要先將已填寫(xiě)的相關(guān)憑證刪除，然后進(jìn)行修改操作。

7 設(shè)置項(xiàng)目目錄時(shí)，核算科目中未找到要求的待選科目

例如：要求新增項(xiàng)目大類(lèi)“產(chǎn)品項(xiàng)目”，其核算科目為“生產(chǎn)成本----直接材料”、“生產(chǎn)成本----直接人工”、“生產(chǎn)成本----制造費(fèi)用”。已按照要求新增項(xiàng)目大類(lèi)和會(huì)計(jì)科目，但在選擇產(chǎn)品項(xiàng)目的核算科目時(shí)，未找到要求的這三個(gè)會(huì)計(jì)科目。

分析：在增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，系統(tǒng)提供了較多的會(huì)計(jì)科目輔助核算功能，如部門(mén)核算、客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、項(xiàng)目核算等。項(xiàng)目核算可以將特定相關(guān)對(duì)象的收入、支出進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)核算，避免了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的繁瑣，應(yīng)用于工程核算、成本核算等范圍，而只有在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)指定了該科目的輔助核算為“項(xiàng)目核算”，該會(huì)計(jì)科目才可以在進(jìn)行項(xiàng)目目錄設(shè)置時(shí)被指定為對(duì)應(yīng)項(xiàng)目大類(lèi)下的核算科目。

解決方法和建議：這里得分兩種情況。第一，存在科目設(shè)置上的錯(cuò)誤，也就是并未將要求的會(huì)計(jì)科目設(shè)置為“項(xiàng)目核算”輔助功能。由賬套主管登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，點(diǎn)擊“基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-財(cái)務(wù)-會(huì)計(jì)科目”，找到“生產(chǎn)成本----直接材料”等三個(gè)會(huì)計(jì)科目，把它們都指定為項(xiàng)目核算，完成后即可在核算科目待選區(qū)進(jìn)行選擇；第二，科目設(shè)置沒(méi)有問(wèn)題，但項(xiàng)目大類(lèi)歸屬錯(cuò)誤。可以檢查除“產(chǎn)品項(xiàng)目”外的其他項(xiàng)目大類(lèi)，找到這三個(gè)會(huì)計(jì)科目所在的項(xiàng)目大類(lèi)，將其移回核算科目待選區(qū)，然后回到“產(chǎn)品項(xiàng)目”大類(lèi)，將已經(jīng)移回的會(huì)計(jì)科目選中即可。

參考文獻(xiàn)

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