試論停車設備機械制造企業如何做到合同管理出效益

張艷玲 廣西建工集團建筑機械制造有限責任公司

一、停車設備機械制造企業合同管理工作中存在的問題

1.標書評審期間，經營人員對標書研判分析能力不高，技術、生產、財務、法律等相關部門協作能力不夠，對標書重視程度不強，風險預見性較低，為項目中標，投標時一味的承讓，評標、投標工作過程隨意。

2.合同簽訂期間，業主方強勢，對合同實際生產安裝條件不管不顧，合同條款“一邊倒”，既要求產品質量高標準，又要求時間短，而且給付貨款時間又延遲，對停車設備制造企業提出的合同評審意見或是全盤否定或是部分否定，使合同條款與中標時標書相去甚遠，合同成為企業心頭難啃的雞肋“食之無味棄之可惜”。

3.合同履行期間，針對合同管理履行階段應有的制度、措施不到位，人員素質高低有別，部門間協作、履行意識不強，成本管理虛高，合同執行力差。

4.有些企業合同風險防控意識差，合同管理過程的審查、監督、控制等手段不高，對業主方資信情況調查不足，合同評審審查監督不到位，造成合同執行難，訴訟風險大。

二、促進停車設備機械制造企業合同管理出效益的對策建議

（一）加強階段管理，使階段管理出效益

合同管理必須進行階段式管理，從投標開始，直至合同失效為止，涉及合同的“一生”。 合同管理環環相扣，一個環節出問題影響全局。停車設備機械制造企業要做好合同階段管理使環節暢通才能取得效益。

1.項目投標階段：需要召集相關部門對招標文件進行專業評審，提出風險點及規避策略。在標書制作或標書答疑時，企業方要把觀點、疑點明確表達出來。堅決維護企業方、業主方、用戶方三方權益，集中精力競標。

2.合同簽訂階段：以招標文件、標書為依據擬定好合同，經職能部門評審，與業主方交流，確定合同簽訂版本。針對首付款低、交貨期限短、墊資數額大時間長的項目，要制定具體措施，做好企業法律風險控制，維護企業利益。投標階段沒有明確的事宜，簽訂合同時一定要明確下來，如車庫的尺寸、安裝地點、違約條款等。

3.合同履行階段：停車設備多數為特制產品，需要企業職能部門做好本部工作，相互協助、合理安排，避免延誤工期。因業主方造成延期時，項目部要雙方簽字、做好記錄憑證。項目管理部門要做好進度款督付工作，實現按進度催款、按付款進度交付產品，努力創造“雙贏”。

4.設備質保階段：企業方維保人員按期維保、隨叫隨到，保證產品正常使用、客戶滿意，順利回收質保金。質保期結束后，企業爭取續簽維保合同，繼續給客戶提供“金牌服務”、“優質服務”，以服務贏市場創效益。

（二）加強部門分工管理，做到部門管理保效益

合同管理涉及企業多個部門，這就要求企業相關部門各司其職、各負其責，利用部門的特點、優勢為合同的實現鋪磚搭橋，使企業部門管理出效益。

1.經營部門：掌握市場信息，懂得營銷策略技巧，了解客戶需求，發揮好 “觸角”的作用；要熟悉企業產品、工作流程，懂得利用各種資源，會分析產品發展趨勢等；發揮“橋梁”作用，給企業與業主方營造和諧經營氛圍。

2.技術部門：掌握產品發展趨勢，做好產品類型規劃，注重新產品研發；提高設計員研發能力，做好設計源頭成本帳；針對特制產品實地勘察、調整圖紙、降本增效。

3.生產部門：做好工期倒推，保質保量保工期交付產品。嚴格控制生產安裝過程的材料成本、加工成本、安裝成本等。協助項目管理部門做好產品交付過程監督、進度款催收、項目進度記錄等工作。

4.法律部門：一是負責招標文件、企業標書、產品合同等法律風險防控，做好風險預警。二是必要時負責收集材料對合同提出協商、訴訟等，積極維護企業的合法權益，減少企業的經濟損失。三是針對風險過大項目，法律部門要有針對性地提出具體法律措施。

（三）加強動態跟蹤管理，做到動態管理創效益

合同動態跟蹤管理主要分三個部分，合同簽訂前、合同簽訂后、合同出現糾紛時的動態跟蹤管理。通過動態跟蹤管理，使合同進程更加順利，推動企業效益的取得。

1.做好合同簽訂情況的動態管理。一是按標書的框架來簽訂合同，如有情況變化再簽訂補充協議作為合同組成附件。二是按實際現場勘察簽訂合同，因實際情況調整車位數量、調整車位尺寸、變更設備參數、設備交付時間等，這往往是矛盾集中點，均需提前提出，雙方協商并寫入合同。三是付款程序、違約責任等，盡可能做到雙方責任對等，維護雙方利益。

2.做好合同履行情況的動態管理。銷售人員要督促業主方首付款來款，合同簽訂、首付款到帳，合同才正式生效，否則一切合同皆是無稽之談；生產過程要嚴格按圖施工，技術部門、質檢部門要多下生產現場督促加工進度、嚴保產品過程質量，做到圖紙、產品零部件相統一。

3.做好合同糾紛的動態管理。一是事前做好分析、有防范措施。相關部門要分析合同可能存在的風險點，通過協商溝通，力爭低成本合理化解合同風險。二是重點做好風險過程動態管理，做到合同履行過程各種憑證的收集固化。三是建立健全合同糾紛處置應急機制。

三、結語

停車設備機械制造企業合同管理工作要出效益，不僅與企業對合同的重視程度有關，還與企業的相關部門、相關制度、人員等有關.合同管理工作要出效益，最根本就是企業要有相關工作流程、部門要按制度辦事、員工個人要按職責執行，保證合同履行，規范合同管理，最終才能實現企業方、業主方合作共贏。