醫院文書檔案管理存在問題及對策

王立凡

摘 要：在醫院的行政管理工作中，醫院文書檔案管理是非常重要的一部分，高水平的醫院文書檔案管理是醫院日常管理工作制度化和規范化的重要標志，它反映著醫院各個時期各項重要事件、重要活動以及重要工作等內容，記載了醫院的整個發展歷程，其對于醫院的發展具有非常重要的作用，本文針對目前文書檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了加強醫院文書檔案管理的有效策略，希望能夠為醫院文書檔案管理提供參考。

關鍵詞：醫院 文書檔案管理 問題 對策

引言

在醫院的運營過程中，文書檔案主要是由各項行政工作的公文、文件等組成的，其記載著醫院發展過程中經歷過的重大事件或者重要活動等。在醫院文書檔案管理過程中，檔案管理人員需要對文書檔案進行文件的收集、整理、分類、歸檔等工作，它是整個醫院檔案管理體系的重要分支，見證了醫院的發展。在醫院未來進行醫院院志、醫院發展編年史等文件的編撰過程中具有重要作用，是其編撰工作的依據，同時，醫院文書檔也是醫院取得進一步發展的重要支持依據。隨著社會經濟的不斷發展，醫院的管理理念也在不斷的進行改進和創新，在醫院的建設和發展過程中，文書檔案的作用越來越重要。但是，就現階段醫院文書檔案的管理工作來開，其中還存在很多問題有待解決，嚴重阻礙了醫院的健康可持續發展。

一、醫院文書方案管理存在的問題

隨著市場經濟的不斷發展，醫院也逐步加入市場化的經營模式，這就使得醫院更重視醫院的業務經濟效益，而容易忽視文書檔案的管理工作。由于醫院管理層對于文書檔案管理工作的重要性認識不夠，就導致大多數工作人員都認為檔案管理工作不重要，文書檔案管理工作因而也不被重視，文書檔案管理體系疏于健全，檔案管理制度不夠科學合理，以致文書檔案管理工作者在工作時缺乏規章制度的約束，僅僅跟隨自身意愿來進行文書檔案的管理工作。這就會導致文書檔案管理工作人員在收集、整理檔案的時候不認真，缺乏責任心，檔案的管理水平較低，無法保證檔案的安全性和完整性[1]。

此外，隨著社會價值觀的改變，檔案管理工作由于工作單調、枯燥而無法得到人們的認可。很多醫院沒有專門的檔案管理人員，或者認為檔案管理工作較為簡單，檔案管理人員較少，導致檔案管理工作不能正常的完成。而且，檔案管理人員的專業素質也比較低，職業技能不足，很多不能夠勝任檔案管理的工作，以致于醫院文書檔案管理水平較低[2]。

部分醫院也存在將文書檔案的管理工作進行外包處理，將文書檔案交由專門的檔案管理人員進行整理、分類和歸檔，然后在交由醫院進行管理，這種方法雖然在一定程度上減少了醫院文書檔案管理員的工作強度，而且有專業檔案管理人員整理出來的檔案文件質量比較高，工作效率也很高，但是，由于進行外包檔案整理工作的人員不是醫院內部人員，而在文書檔案中可能會存在一些機密文件，這就很難保證檔案的安全性。且醫院的檔案具有一定的特殊性，檔案管理人員不具備相關的醫學知識，有的檔案文件分類或歸類可能存在錯誤。

二、加強醫院文書檔案管理的對策

（一）提高醫院管理人員對于檔案管理工作的重視程度

為了使醫院文書檔案的收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉變醫院管理人員的管理理念，摒棄傳統的管理觀念，讓醫院領導層明確認識到醫院文書檔案的重要性[3]。醫院管理人員要認識到醫院日常運營管理中文書檔案的重要性，還應該清楚地了解文書檔案對于醫院未來發展的積極作用，加大在文書檔案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實現文書檔案的規范化管理，提高文書檔案的管理水平。

（二）建立科學的文書檔案管理制度

在醫院文書檔案的管理工作中，必須要建立起科學合理的文書檔案管理制度，明確醫院文書檔案管理人員的工作職能，只有這樣才能夠保障醫院的文書檔案管理工作能夠正常開展，做到有章可循[3]。此外，還應該結合《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等法律法規，結合醫院文書檔案工作的實際情況，制定檔案管理人員的崗位職責，制定相關文書檔案的保密制度，建立健全的檔案保管制度、查閱制度以及檔案鑒定制度等，并且要求文書檔案管理人員在進行日常的管理工作的時候嚴格按照相關的管理制度來進行，同時，文書檔案管理制度對管理人員的管理行為具有一定的約束和規范作用，使醫院的文書檔案管理工作能夠井然有序的開展。

（三）加強文書檔案管理的信息化建設

由于醫院的文書檔案在長期的收集和管理過程中累計數量較大，導致紙質文書檔案需要占據非常大的空間來進行儲存，而且查找、借閱等操作都極不方便，而且紙質文書檔案都具有唯一性，在存儲的過程中容易受到損毀。因此，醫院可以建立完善的文書檔案管理系統，實現信息化的文書檔案管理。將紙質文件通過數字化掃描轉變成數據信息，存儲在醫院文書檔案數據庫中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質檔案進行封存保管，既能夠節省檔案的儲存空間，保護原始檔案文件，還可以讓使用者在進行查閱的時候更加的方便快捷，提高檔案的利用率，提高文書檔案管理人員的工作效率。

（四）加強醫院文書檔案管理隊伍的建設

隨著信息化時代的到來，醫院文書檔案管理也需要逐漸實現信息化，這就對醫院文書檔案管理工作者提出了更高的要求，為了能夠讓醫院的文書檔案管理人員滿足其工作崗位的需求，必須對其進行相關檔案管理專業知識和專業技能的培訓，提高其綜合能力和職業道德修養[4]。同時，為了適應檔案管理的信息化，還要對文書檔案管理人員進行計算機技術的培訓，使他們能夠熟練的操作和應用醫院文書檔案管理系統，建立起一支專業素養較高的醫院文書檔案管理隊伍，提高醫院文書檔案的管理水平。

結束語

綜上所述，醫院的文書檔案管理工作是一項非常復雜繁瑣的工作，同時，它還是一項需要長期堅持進行的工作，科學化的文書檔案工作能夠有效的提升醫院的管理水平，針對目前我國醫院文書檔案管理工作中存在的問題，需要醫院的管理人員能夠加強學習，正確認識文書檔案的重要性，建立科學合理的檔案管理制度，加強對醫院文書檔案管理工作者的培訓和教育工作，提升他們的檔案管理水平，進而實現規范化、標準化的醫院文書檔案管理，為醫院的建設和發展提供可靠的依據，促進醫院的健康可持續發展。

參考文獻

[1]和興蘭.醫院文書檔案管理存在的問題及措施[J].中國醫院建筑與裝備，2016，（08）：84-86.

[2]吳小艷.淺談新形勢下醫院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].轉化醫學電子雜志，2015，2（01）：151-152+155.

[3]武潔.醫院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業務，2017，（04）：126.

[4]高紅艷.淺析醫院文書檔案管理中的問題及解決途徑[J].辦公室業務，2016，（03）：95.endprint