論我國(guó)綜合檔案館檔案利用工作在信息資源管理環(huán)境下存在的問(wèn)題

王哲

摘 要：檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在信息資源管理環(huán)境下構(gòu)建與完善檔案利用服務(wù)工作體系，為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)，最大限度地滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)的檔案利用需求是必然的發(fā)展趨勢(shì)。但目前來(lái)看，大眾對(duì)綜合檔案館檔案工作了解不深，檔案館社會(huì)地位普遍不高。本文通過(guò)對(duì)信息資源管理的概念以及對(duì)綜合檔案館檔案利用工作的認(rèn)識(shí)，論述了綜合檔案館檔案利用工作存在一些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 信息資源管理 檔案利用工作 問(wèn)題

1、信息資源管理環(huán)境下綜合檔案館定位影響

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，在數(shù)量上信息的收集與傳播快速上漲，與日俱增，傳統(tǒng)的信息管理模式受到了極大的沖擊，因而隨之信息管理便應(yīng)運(yùn)而生，新的信息資源管理理念對(duì)于傳統(tǒng)的管理觀念及管理理論產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

第一，信息資源管理理念對(duì)綜合檔案館公共文化功能定位的影響。在信息資源管理理念影響下，綜合檔案館應(yīng)發(fā)揮好社會(huì)公共文化教育的功能。例如，近年來(lái)，有不少綜合檔案館以紀(jì)念建國(guó)周年、建黨周年、香港澳門回歸等為主題，舉辦了大型展覽活動(dòng)。在這一定位下，綜合檔案館以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，開(kāi)展檔案公共文化利用服務(wù)。例如：配備專職的咨詢服務(wù)人員，建立開(kāi)放閱覽室，增設(shè)開(kāi)放目錄柜，努力把綜合檔案館建設(shè)成為為社會(huì)公眾開(kāi)放的并具有時(shí)代特色和文化氛圍的檔案館。

第二，信息資源管理理念對(duì)綜合檔案館社會(huì)信息保障服務(wù)功能定位的影響。檔案館的社會(huì)信息保障服務(wù)功能指的是，檔案館還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件的收集和傳播，加強(qiáng)檔案館之間檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)信息資源的整體價(jià)值，發(fā)揮其在信息傳遞方面不可替代的巨大作用。在這一定位下，綜合檔案館開(kāi)展的業(yè)務(wù)服務(wù)，主要包括：檔案整理、建檔咨詢等內(nèi)容；在技術(shù)服務(wù)方面，主要包括：檔案修裱、保護(hù)等內(nèi)容；還開(kāi)展了以拍攝檔案專題片和歷史文獻(xiàn)等為主要內(nèi)容的社會(huì)信息提供服務(wù)。筆者認(rèn)為在信息資源管理環(huán)境下，綜合檔案館的服務(wù)重點(diǎn)應(yīng)該向社會(huì)大眾轉(zhuǎn)移，綜合檔案館的發(fā)展方向應(yīng)該是追求公益共享的價(jià)值取向。

2、信息資源管理下綜合檔案館檔案利用存在的問(wèn)題

檔案部門通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)改變傳統(tǒng)的管理模式，以達(dá)到更加便利地將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為可被社會(huì)充分利用的資源。在信息資源管理環(huán)境下，綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作存在的主要問(wèn)題包括檔案館重藏輕用、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)薄弱、館藏缺乏特色以及檔案管理的技術(shù)手段落后等。

2.1 主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

在綜合檔案館的定位下，檔案利用服務(wù)存在的主要問(wèn)題包括：部分檔案館的內(nèi)部組織管理，基本上是過(guò)去的封閉半封閉式的管理形式；保管利用部門只負(fù)責(zé)查閱檔案、庫(kù)房管理等各項(xiàng)工作，編制檢索工具、專題資料等工作落實(shí)不到位。

檔案利用工作的管理體制和服務(wù)模式，存在傳統(tǒng)、封閉狹隘的自我發(fā)展觀念，缺乏整體意識(shí)，這些問(wèn)題使得檔案工作效益不高、檔案信息的利用效果不理想]。從我國(guó)目前的實(shí)際情況看，綜合檔案館還未發(fā)揮遍及提供公共文化以及社會(huì)信息的功能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，館藏情況嚴(yán)重限制了檔案利用工作的范圍，造成多數(shù)檔案館的檔案利用工作往往圍繞館藏而展開(kāi)。

筆者發(fā)現(xiàn)，有些檔案館的工作人員仍將自己定位成被動(dòng)的保管員，缺乏主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用服務(wù)的意識(shí)。究其原因，這與檔案員長(zhǎng)期以來(lái)形成的傳統(tǒng)思想是分不開(kāi)的，很多人只重視為政府等組織機(jī)構(gòu)服務(wù)。

筆者通過(guò)對(duì)中國(guó)科學(xué)院檔案館的參觀調(diào)研了解到，目前中國(guó)科學(xué)院檔案館還是傳統(tǒng)形式的檔案館，對(duì)館外人員的借閱檔案、查詢方面還是有一定的不便，需要開(kāi)具介紹信；它主要是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部人員的查閱，至今還不是對(duì)外開(kāi)放式的提供利用服務(wù)模式。朝陽(yáng)區(qū)檔案館檔案利用服務(wù)的方式是一種純手工的形式，借閱相關(guān)資料或是檔案也同樣需要出示證明。因此在信息化的社會(huì)環(huán)境下，如何使綜合檔案館擁有多元化的檔案信息資源，并能夠?qū)ι鐣?huì)公眾充分提供多樣化的檔案信息資源，這些問(wèn)題需要我們給與思考、重視并予以解決。

2.2 館藏單一、缺乏特色且利用率低

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)綜合檔案館“綜合”二字名不副實(shí)，而且，綜合檔案館沒(méi)有有序整合共享性檔案信息資源，檔案館僅限于為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)，多為政務(wù)檔案，忽視了經(jīng)濟(jì)建設(shè)第一線的企事業(yè)單位，其它類別檔案很少，與百姓物質(zhì)、精神生活直接相關(guān)的檔案內(nèi)容也很少，檔案館利用服務(wù)沒(méi)有建立起走人民大眾路線的基礎(chǔ)，難以反映社會(huì)整體發(fā)展的歷史全貌]。

從檔案載體方面來(lái)看，大多檔案都是紙質(zhì)形式，而反映社會(huì)生活的磁盤等載體的檔案卻很少。這些問(wèn)題反映出目前綜合檔案館館藏內(nèi)容缺乏特色，載體形式以及館藏結(jié)構(gòu)單一等情況。以文書檔案為例，其難以表現(xiàn)出具有文化特征以及地方特色的形式。

2.3 技術(shù)滯后、設(shè)施不全

綜合檔案館在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，雖然其作用日益顯著，然而在利用各種先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行館藏資源建設(shè)、提供檔案信息資源服務(wù)等方面是很落后的，而且檔案管理的技術(shù)手段也很落后。這樣限制了檔案利用率的提高，并且難以滿足在信息資源管理環(huán)境下檔案信息的有效利用。例如：檔案部門孤立單一，檔案信息資源服務(wù)部門缺乏與其他組織的溝通與聯(lián)系。

此外，利用電子計(jì)算機(jī)檢索的服務(wù)系統(tǒng)存在不足，綜合檔案館檢索目錄不健全，數(shù)字化檔案目錄的檢索途徑單一。從傳統(tǒng)的檔案信息檢索來(lái)看，主要是將檔案信息按照全宗、目錄、案卷、文件四個(gè)層次組成檢索結(jié)構(gòu)，再進(jìn)行手工查找。這種檢索方式對(duì)檢索者自身的專業(yè)素質(zhì)要求較高，所以傳統(tǒng)的查檔工作大多都是由檔案工作者根據(jù)用戶的需求代為進(jìn)行查找。

3、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息資源管理理念包括了宏觀、中觀和微觀的信息資源管理的三個(gè)層次。其中，宏觀層面是指在立法和政策上轉(zhuǎn)變以保存和管理為主導(dǎo)的指導(dǎo)原則，要為檔案資源的充分開(kāi)放和共享提供法律和政策的依據(jù)。中觀層面就是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和檔案資源的共建共享。微觀層面指綜合檔案館在檔案利用服務(wù)工作方面進(jìn)行的各項(xiàng)建設(shè)；與傳統(tǒng)的檔案信息資源管理比較而言，它在指導(dǎo)思想上有了很大的突破，更具時(shí)代特征。

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