企業(yè)檔案管理社會化問題研究

摘要：在社會的不斷發(fā)展中，各個領(lǐng)域的企業(yè)建設(shè)都取得了較大的提升，導(dǎo)致企業(yè)之間的競爭更加趨向白熱化。為了控制成本，企業(yè)方面都將內(nèi)部檔案交付給社會中的專業(yè)機構(gòu)來管理。這種管理形式不僅能夠促進企業(yè)檔案管理水平的提升，也能夠減少成本，從而加快企業(yè)的發(fā)展步伐。企業(yè)檔案管理社會化逐漸成為人們關(guān)注的重點，但是怎樣將其中存在的問題解決，依然是需要做出仔細的考量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理 社會化 問題

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案是企業(yè)發(fā)展的憑證，也是見證企業(yè)成長的關(guān)鍵所在，能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供參考和決策的依據(jù)。為了進一步提高企業(yè)檔案管理的有效性和科學(xué)性，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化已經(jīng)是大勢所趨。因此，就要將檔案管理社會化中存在的問題有效的解決，才能夠為管理工作營造良好的發(fā)展環(huán)境。

一、企業(yè)檔案管理社會化的簡要分析

自改革開放以來，企業(yè)和經(jīng)濟體制都得到良好的發(fā)展，不少企業(yè)已經(jīng)開始了業(yè)務(wù)外包，將外部資源加以整合，減少企業(yè)生產(chǎn)的成本，提升生產(chǎn)質(zhì)量和效率，為企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟效益。與此同時，改革開放也使得社會化分工、社會化管理等成為熱門詞匯，這也是企業(yè)檔案管理社會化的原型。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理社會化的內(nèi)容是企業(yè)為了減少生產(chǎn)升本的開銷，將檔案管理利用業(yè)務(wù)跟報的形式，交給社會上專業(yè)的機構(gòu)來進行管理，保證檔案管理更加具有科學(xué)化和規(guī)范化，使得企業(yè)更具競爭優(yōu)勢，獲取最大利益。企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)中包括了檔案數(shù)字化加工、檔案管理、檔案管理軟件的研發(fā)等等。

二、企業(yè)檔案管理社會化存在的問題分析

（一）對企業(yè)檔案管理社會化不夠重視

現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)內(nèi)部對這項工作沒有提高重視程度，不少企業(yè)已經(jīng)開始利用電子化和數(shù)字化的管理方式來進行，但是檔案社會化管理中依然沒有將數(shù)字化檔案交付到外包的社會檔案專業(yè)機構(gòu)的手中，管理也仍然利用的是自主化管理。實際上，企業(yè)內(nèi)部專門管理數(shù)字化檔案和工作人員在能力等方面還不夠完善，就極有可能在實際的工作中導(dǎo)致信息化檔案的建立和管理都沒有達到標準的要求。企業(yè)檔案社會化管理的程度沒有深化，重視程度不夠?qū)n案管理的效率就會有所抑制。

（二）監(jiān)管力度不夠

企業(yè)在生產(chǎn)以及運營期間，檔案管理都會與日常的工作相融合，但是檔案管理不能夠為企業(yè)創(chuàng)造任何有價值的服務(wù)和效益。而且有的企業(yè)管理人員經(jīng)常認為檔案管理工作是多余的，就會將企業(yè)背部檔案管理交給社會外包機構(gòu)來負責。企業(yè)內(nèi)部側(cè)重于生產(chǎn)和經(jīng)營，就會對外包出去的檔案管理工作忽視，沒有定期進行檢查和核實，使得企業(yè)檔案管理存在一定的缺陷。

（三）缺乏可靠的安全保障

社會上專業(yè)的企業(yè)檔案管理機構(gòu)在對檔案進行管理時，正常情況下都是統(tǒng)一來進行管理的，不會對某個企業(yè)的檔案進行單獨管理。而且不同企業(yè)的檔案管理軟件和格式都存在較大的差異，就會在管理過程中出現(xiàn)電子檔案信息系統(tǒng)兼容性差，導(dǎo)致電子化檔案信息丟失或者混亂等問題出現(xiàn)，數(shù)據(jù)信息安全方面也會存在一定的缺陷，給企業(yè)信息的安全性帶來影響。

三、企業(yè)檔案管理社會化的相關(guān)對策分析

（一）完善企業(yè)檔案管理社會化體系

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理的方式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，檔案管理社會化已經(jīng)在發(fā)展中成為重點。根據(jù)當前的形勢背景來看，不少企業(yè)檔案管理社會化存在問題。而導(dǎo)致問題出現(xiàn)的主要原因就是企業(yè)檔案管理社會化的服務(wù)質(zhì)量差，水平低，而且機構(gòu)方面對于檔案管理工作沒有自律性。在企業(yè)檔案管理社會化中，為了實現(xiàn)管理的高效性，要不斷完善社會市場體系，規(guī)范社會化管理市場的建設(shè)。其中涉及到的內(nèi)容比較多，范圍也比較廣，所以就要建立合理的檔案管理運行機制，對檔案管理機構(gòu)的職能作出明確的劃分，與此同時還要建立具有約束能力的監(jiān)督制度，為企業(yè)檔案管理社會化提供更好的保障。

（二）建立社會化檔案管理行業(yè)協(xié)會

社會檔案管理行業(yè)協(xié)會能夠協(xié)助市場中專職檔案管理機構(gòu)提供監(jiān)督和指導(dǎo)等方面的服務(wù)。首先，根據(jù)我國宏觀調(diào)控來看，檔案行政管理部門需要協(xié)助檔案協(xié)會的建立和發(fā)展，在此基礎(chǔ)上也要將自身的作用發(fā)揮出來，以此來促進檔案管理協(xié)會管理的提升，為檔案管理工作的有序進行提供可靠的前提條件。其次，企業(yè)檔案管理行業(yè)協(xié)會在執(zhí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的工作中，也要提升自律性，在實際的工作做好自己的分內(nèi)工作，在法律法規(guī)范圍內(nèi)履行職責，創(chuàng)建良好的社會管理環(huán)境，將檔案管理行業(yè)協(xié)會的作用真正的展現(xiàn)出來。

（三）提升檔案行政部門的宏觀調(diào)控作用

在社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展中，企業(yè)檔案管理也實現(xiàn)了進步和發(fā)展，企業(yè)檔案管理社會化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢。這種專職化的檔案管理機構(gòu)的出現(xiàn)，對檔案管理事業(yè)的發(fā)展來講具有實際性的意義和價值。就國家職能角度來看，為了更好的實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化更加趨向于科學(xué)化，就要不斷提升檔案行政部門宏觀調(diào)控的作用。國家方面對于企業(yè)檔案管理社會化還沒有制定行政章程和法規(guī)。在立法和政策方面，各個地區(qū)的檔案行政管理部門都要結(jié)合當?shù)氐那闆r來合理的制定行政法規(guī)和章程。地方檔案法規(guī)要結(jié)合檔案結(jié)構(gòu)人員的綜合素質(zhì)能力、經(jīng)營范圍、檔案行政監(jiān)督等方面來綜合思考來進行規(guī)定的制定，進而增強宏觀調(diào)控的力度，提升企業(yè)檔案管理社會化的水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在全新的發(fā)展形勢背景下，為了更好的實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化，就要根據(jù)社會的發(fā)展來進行，將原有的檔案管理模式加以改進，改變舊思想、舊理念，利用全新的管理模式。管理人員要強化對檔案管理工作內(nèi)容的分析，結(jié)合現(xiàn)階段的工作狀況以及檔案管理社會化中存在的問題，明確檔案管理社會化的發(fā)展方向，提出可行的對策，促進企業(yè)檔案管理社會化的有效進行。

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（作者簡介：許諾，國網(wǎng)浙江省電力公司臺州供電公司，研究方向：民事法務(wù)、檔案管理。）endprint