淺析企業會計檔案鑒定銷毀中存在的問題及對策

馬玉冰

【摘要】隨著現代社會信息量越來越大，檔案數量也越來越龐大，尤其對會計檔案來說更是如此，如果不及時清除一些沒有價值的舊檔案，就難免會增加檔案管理成本甚至產生一連串的檔案管理問題，據此，本文淺析企業會計檔案鑒定銷毀中存在的問題和對策，以期能為企業檔案工作者提供幫助。

【關鍵詞】企業會計檔案;鑒定銷毀;問題;對策

目前，我國企業會計檔案鑒定銷毀中存在諸多問題，這些問題長期以來都是制約檔案管理水平提升的重要阻礙，致力于解決這些問題，就必須從轉變檔案管理觀念、管理方法、管理制度和法律制度等層面不斷糾正檔案鑒定銷毀過程中的錯誤行為。本文擬按照如上思路進行分析，具體如下。

一、企業會計檔案鑒定銷毀中存在的問題分析

（一）在鑒定銷毀工作中怕擔責任、冒風險。主要分為以下兩個問題：第一，許多會計檔案長久滯存。第二，領導怕擔責任所以一般不會在過期企業會計檔案鑒定銷毀申請表上簽字。

（二）企業會計檔案管理工作缺乏經濟效益意識。主要分為以下三個問題：第一，檔案長期滯存導致的資源浪費，增加無謂的檔案管理成本。第二，會計檔案資料越來越多，容易造成檔案混亂不清，對原有檔案管理工作產生影響。第三，對小微企業來說，隨著檔案管理難度越來越大，檔案管理工作終將與企業效益掛鉤。

（三）人員編制問題影響企業會計檔案鑒定銷毀工作。主要分為以下三個問題：第一，企業出于對自身人員、崗位結構的考量，大多數企業不會在檔案管理工作中設置太多的編制崗位。第二，檔案管理工作受到人員的限制，加之工作量非常大，所以一般不會輕易進行復雜檔案的鑒定銷毀工作。

二、解決企業會計檔案鑒定銷毀問題的對策

（一）轉變檔案管理觀念，優化檔案存量。首先，檔案管理人員（無論是領導還是基層員工）要轉變檔案管理觀念，對于那些已經過期的、沒有價值的會計檔案要及時收集、規整，并勇于擔責，真正履行檔案鑒定銷毀工作。其次，根據企業檔案館藏量確定檔案存量，當檔案又多又雜的時候要優化檔案存量，保證館藏內始終都是那些沒有過期的、有價值的檔案資料。

（二）制定規范、切實可行的檔案鑒定銷毀制度。首先，檔案鑒定銷毀制度必須要規范，即要對可以進行鑒定銷毀工作的檔案作出明確而細致的規定，避免制度模糊不清而導致檔案管理人員束手束腳，不敢輕易鑒定銷毀檔案。其次，檔案鑒定銷毀制度必須要做到切實可行，即不能讓檔案管理人員在鑒定銷毀工作中出現不知所措、無法繼續的情況。

（三）加強立法。我國法律不僅要對擅自損毀、丟失國家檔案的人員予以嚴懲，還要對惡意滯存無價值檔案資料的行為給予適當的處罰，這就要求我國政府要在立法層面制定更為科學、細致、合理的法律法規，通過彌補法律漏洞的方式解決檔案鑒定銷毀中的問題。

（四）采取措施創新檔案鑒定銷毀機制。1.把檔案鑒定銷毀工作納入企業內控制度。這樣做的目的有兩個：第一是提升檔案鑒定銷毀工作的重要性，上至企業領導，下到企業基層員工，都重視檔案鑒定銷毀工作。第二是通過企業內控制度的不斷完善而進一步優化檔案鑒定銷毀機制，從而提升工作效率和工作質量。2.對于一些非常重要的檔案要建立專門的鑒定銷毀機構。每個企業中都存在非常重要的檔案資料，對這些資料來說，常規的鑒定工作遠不能滿足企業需要，只有建立專門的鑒定銷毀機構，讓一些專家參與鑒定過程，才能保證檔案鑒定銷毀工作不出錯誤。

（五）強化檔案管理人員的經濟效益意識，主動甄別，認真上報。檔案管理人員是直接經手檔案鑒定銷毀工作的，所以有機會對海量的檔案信息進行篩選和甄別，因此，企業要不斷強化檔案管理人員的經濟效益意識，使其在日常工作中可以為企業經濟效益著想，主動甄別并認真上報需要銷毀的檔案資料。

（六）建立并強化檔案管理團隊。一方面，企業要適當增加編制崗位數量，提升檔案管理人員的薪資福利待遇，依靠較高的薪資福利待遇使其工作性質發生轉變，即讓其不再只是一個小文員，而成為專業的檔案管理技術人員;另一方面，配合現代化檔案管理技術的發展，培養一大批專業的檔案信息化建設人才。

三、結束語

綜上所述，企業會計檔案管理人員的工作觀念、方式以及企業人員編制問題是檔案鑒定銷毀中最突出的三個問題，而要解決這些問題，就必須始終堅持人本管理理念，并加強制度規范，做到“管人”+“管事”雙管齊下，最終解決檔案鑒定銷毀中的問題。上述關于企業會計檔案鑒定銷毀中存在的問題及對策分析只是筆者的淺見，筆者相信，隨著我國檔案管理工作水平的進一步提升，有關檔案的鑒定、銷毀等流程一定會更加科學、合理，檔案利用率也將越來越高。

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