大數據時代高職院校檔案管理模式初探

賈俐研

【摘要】在大數據時代，高職院校的檔案管理面臨新的機遇和挑戰。本文通過分析大數據時代高職院校檔案數據特點，針對當前高職院校檔案管理工作的現狀，提出了以人為本，建立健全檔案管理體制;以信息為載體，樹立大檔案觀;以高科技為手段，加速檔案數字資源建設的“三位一體”的檔案管理模式。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;三位一體

隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，大數據時代應運而生，它給人們的生活和工作帶來顛覆式的轉變。與此同時，檔案管理也面臨著新的機遇與挑戰。

目前，各高職院校檔案管理普遍存在檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質欠缺、檔案資源開發利用不足等眾多問題。在高科技時代，高職院校如何利用大數據技術提高檔案管理水平，加快檔案信息化建設，構建新型檔案管理模式是值得我們深思的問題。

一、大數據時代高職院校檔案數據特點

大數據指的是在一定的時間范圍內，所涉及的資料量規模巨大到無法用一般常規的軟件工具對數據進行采集、管理、處理并整理，幫助單位形成更可靠更目標化的資訊。它具有數量巨大、種類豐富、真實可靠、利用價值高等特點。在這一背景下，高職院校檔案數據呈現以下幾個特點：

（一）檔案數據量增大。隨著高職院校辦學規模的擴大，具有保存價值的文件、聲像、實物等各種結構化數據、半結構化數據和非結構化數據都在相應地增長，且速度驚人。

（二）檔案數據內容多元化。職業教育越來越受重視，高職院校的發展在日漸規范中呈現出不同特色。院校的檔案涉及的門類也日益多元化，主要包括黨務、行政、教學、科研、學生、基建、儀器設備、外事、產品、出版、財會11大門類，它們產生的信息資源經過數字化加工處理，使檔案數據的內容更加多樣化。

（三）檔案數據價值利用率低。大數據最重要的特征是具有高價值的數據信息，不僅能提供給人們基本的數據信息，還能滿足個人的特殊需要。但就目前檔案管理工作而言，管理僅停留在立卷、歸檔和保管層面，對檔案數據資源的開發和利用不足，無法提供個性化的檔案服務，數據價值利用率低，無法給需求者提供相應的服務。

二、高職院校檔案管理現狀

檔案工作是高職院校重要的基礎性工作之一，院校檔案全面真實地記載學院的產生和發展，是將來重要的歷史文獻資料，是體現一個學院文化和價值的所在地。高職院校更肩負著為國家培養高素質技術人才的重任，所以，不管對學生、教職人員，還是學院自身專業建設和發展，都必須做好檔案管理工作。但目前各高職院校普遍存在以下幾個方面問題：

（一）檔案管理制度不全。很多高職院校或是新建或是某些歷史原因，檔案管理工作普遍存在制度不規范、不健全，管理方式落后的現象。第一，機構設置不合理。很多高職院校學生規模在萬人以上，按國家標準應單獨設立綜合檔案室，但多數院校設立的綜合檔案室是隸屬于黨委辦公室或院長辦公室的，沒有達到相關規定要求。第二，歸檔制度不健全。各部門沒有定期將本部門的重要活動整理成完整而系統的文件材料，沒有形成自己部門的歸檔制度。院校檔案管理部門也沒有根據國家相關檔案規定及自己院校的實際情況制定相應的檔案管理制度，致使歸檔出現各自為政、混亂不堪的局面。

（二）檔案管理專業人員稀缺。首先，歸檔意識薄弱。很多院校，檔案工作邊緣化，長期缺乏檔案專業人員，直接導致幾年來的檔案呈現堆積，無人整理、無人立卷、無人歸檔現象。其次，各部門檔案分散在各科室，沒有集中歸檔。如學生檔案、財務檔案、校建檔案、人事檔案等散存于各個部門。且因缺少專業人員整理，各部門也沒有按照國家有關標準實現部門預立卷。最后，各處室負責檔案的檔案聯絡員自身檔案專業素質欠缺、工作責任心不強、工作缺乏熱情，直接導致管理經營不足，無法適應大數據時代對高職檔案管理的新要求。

（三）檔案信息化建設緩慢。現階段已經是信息化高速發展的時代，各行各業都意識到信息化管理的重要性。2015年8月，國務院印發《促進大數據發展行動綱要》，為檔案信息化建設提供了機遇。但各高職院校檔案信息化建設緩慢。首先，基本設施不齊全。由于經費不足、場地有限等問題，很多高職院校的檔案管理辦公室面積較小，條件簡陋，無法完成檔案庫房建設，更談不上院校博物館、展覽館的建設，這嚴重阻礙了大數據時代院校檔案事業信息化的發展。其次，檔案信息開發利用不夠。現階段，利用信息技術對檔案數據進行保存、搜索是信息開發利用的主要手段，但也僅僅停留在這一層面，如何挖掘檔案數據背后的價值才是檔案信息化建設的關鍵。

三、建構高職院校檔案工作“三位一體”管理模式

（一）以人為本，健全檔案管理體制。大數據時代高職院校的檔案管理要想進一步提高檔案管理效率，保證檔案管理質量，就需要一支專業的檔案管理人員隊伍和一套系統科學、合理可行的管理制度。第一，要加強檔案專業人員隊伍建設。這支隊伍不僅需要作為檔案專業人員的基本素質，即專業知識強、愛崗敬業、工作細致、責任心強等素質，更需要具備信息處理能力，通曉檔案信息化過程中所涉及的云計算技術、大數據分析技術等等。第二，要建立一套切實可行的檔案管理制度。首先是對檔案具體操作規范、標準要求等進行明確細化規定，如制定《立卷部門歸檔范圍和期限》。其次，結合本院校實際情況，建立健全相關檔案管理基本制度、辦法，如《檔案庫房管理制度》《檔案借閱利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》等。制度建設是做好檔案工作的基礎，是實現檔案科學分類、齊全歸檔、安全使用的前提，務必要引起重視。

（二）以信息為載體，樹立大檔案觀。“大檔案觀”理念是21世紀以來針對傳統綜合檔案館服務能力下降等瓶頸而提出的新命題。主張將所有具備保存價值的檔案納入歸檔范圍，并變專門管理為集中統一管理，旨在宣揚高效、開放的服務意識。在大數據的時代背景下，必須樹立以信息為載體的大檔案觀，重視一切檔案信息的來源。首先，就學院自身信息而言，要加大對各部門、個人的信息收集，使檔案能真正反映學院黨群、行政、教學、科研、基建等辦學過程的全貌，真實再現學院發展的歷程。其次，就校外信息而言，現如今網絡信息資源已成為校外人員了解本校的重要途徑，也是學院宣傳自身品牌的主陣地。因此，全面了解、謹慎選取、妥善保存網絡信息是檔案信息的重要來源之一。檔案管理人員必須要樹立大檔案觀，將信息資源全面收齊，不僅有利于信息的保存，也為下一步信息數據的開發打下基礎。

（三）以高科技為手段，加速檔案數字資源建設。2016年4月，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，明確提出了全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升的發展目標。這就提示我們，在大數據時代背景下各個行業包括高校利用高科技進行檔案管理已是大勢所趨，檔案數字化建設勢在必行。首先，要建構高職院校檔案管理系統。很多高職院校在信息化建設中，已逐步搭建辦公自動化系統、教務系統、學籍管理系統等，當務之急是要引進適合職業院校發展的檔案管理系統，不僅要實現與其他部門系統的有效對接，更要實現自動化搜索、智能分類、自動查詢等功能。其次，要利用開發檔案數據資源。在大數據時代背景下，檔案管理要從傳統的保管和整理逐漸向數據分析方向發展。為了將有價值的服務及時有效地提供給需求者，檔案管理者需要充分運用相應的檔案管理技術，分析、抽取檔案數據，獲取有價值的信息，以滿足用戶需求。

近幾年，國家大力發展高職教育，這給高職院校檔案管理提供了機遇。在大數據的時代背景下，高職院校檔案管理需要構建以人為本，樹立大檔案觀，建立健全檔案管理體制;以信息為載體，加快檔案數字資源建設;以高科技為手段，加速檔案數字資源建設“三位一體”的管理模式，以適應新時代對該領域提出的新要求。檔案工作是學院所有工作的根基部分，只有更好地提高檔案的管理水平，加強檔案建設，才能進一步為學院發展奠定更加堅實的基礎。

【課題題目：大數據時代下高職院校檔案管理初探——以浙江安防職業技術學院為例（項目編號：AF2018Y05）】

【參考文獻】

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