推進會計檔案管理工作電算化的有效路徑

張玉紅

【摘要】為了適應會計檔案管理工作的客觀要求，必須從加強管理人員的素質、業務、完善設施、健全制度入手，不斷提高會計檔案電算化管理的有效路徑。

【關鍵詞】會計檔案管理;有效路徑

會計檔案管理工作是管理學科的一個重要組成部分，隨著計算機在會計檔案管理領域的普及和應用，企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機取代，會計電算化與檔案管理之間是相輔相成的關系，會計電算化拓寬了會計檔案的范圍，提高了檔案管理的效率與水平。

一、強化業務能力，提高電算化素質

由于會計檔案電算化管理，不僅僅是實現傳統會計檔案管理的功能，更有利用計算機高速計算、分析的功能，同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，所以必須相應提高會計檔案管理人員的電算化專業水平，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息，維護日常工作，開發更合理、高效的軟件打好基礎。會計檔案管理電算化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案管理人員素質的提高。建設一支高素質的會計檔案人員隊伍，是會計檔案管理電算化的重要基礎。會計檔案部門要配備具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的狀況，滿足電算化建設工作的需要，加強會計檔案管理人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強會計檔案管理人員的電算化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用電算化技術和手段的意識和技能。建立合理的會計檔案管理人員的績效考核評價機制，對會計檔案管理電算化能力強、業務好的人員要及時進行鼓勵，激勵相關人員盡快學懂、弄通電算化管理業務。另外，對計算機電算化技術人員要進行一定的檔案工作、會計管理工作知識和技能的介紹，使其了解會計檔案工作的客觀規律，更好地為會計檔案管理電算化提供技術支持。

二、強化設施建設，為軟硬件建設提供保障

軟硬件基礎設施建設是檔案管理電算化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。對此，部門領導要擺脫傳統思維的束縛，認識到計算機和網絡技術應用于會計檔案工作的真正意義。投入大量的精力關心支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把會計檔案管理電算化納入工作計劃和考核范圍，主管領導要經常過問此項工作，了解會計檔案管理工作的情況，提出要求，下達任務，指導會計檔案管理人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。為搞好會計檔案電算化管理，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光打印機;選用功能符合本部門實際業務的電算化會計軟件;加強系統的安全防護功能。從而使會計檔案電算化管理工作在軟硬件上得到保障，不斷適應現代管理的工作需要。

三、強化制度建設，使管理工作規范化、程序化

為了進一步加強會計檔案管理制度，規范會計檔案管理程序，要按照《檔案法》的要求，從管理入手，建章立制，完善電算化會計檔案管理工作的各項制度。

一是建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

二是建立電算化會計檔案的保管制度。依據國家檔案局的標準建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

三是建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

四是建立電算化檔案定期備份制度。電算化會計檔案要定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息;由于磁性介質的特殊性，檔案管理人員對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

五是建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的多項內容要規定不同的使用權限。普通數據可較大范圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;而涉及原程序文件、數據結構文件等，只有主管人員或程序開發人方能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。