高校檔案數字化體系建設分析

【摘 要】隨著信息技術的不斷發展和成熟，各大高校檔案管理逐步轉向數字化，檔案管理科學的數字化體系建設，有助于提升檔案人員的信息和知識挖掘與服務能力、有助于提升高校檔案的準確度和查詢效率、有助于推動高校檔案信息服務可持續發展。

【關鍵詞】高校檔案管理數字化體系建設分析

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-3089（2018）34-0006-01

隨著通信技術和計算機技術的迅速發展，人們生活節奏加快和工作效率的提高，各個領域都在大力推進信息化建設，高等學校檔案管理領域也不例外。高校檔案主要用于記錄高校不同發展時期的關鍵信息，是學校發展歷史的縮影。隨著高校辦學規模的擴大，高校檔案資源越來越多，檔案館工作人員相對較少，工作強度也越來越大，因此有必要引入檔案信息綜合管理系統，建立數字化管理體系，進而降低管理成本、降低管理人員勞動強度，以此提高檔案工作人員工作效率。

一、高校檔案數字化建設的現狀

目前我國很多高校已經采取了檔案管理系統來管理檔案，有些高校也著手開發網絡版的檔案管理系統，但高校現在使用的網絡版的檔案系統對多媒體信息處理這一塊做得還不是很盡人意，隨著信息化水平以及多媒體技術的發展，這樣的檔案管理系統已經很明顯地不適應目前檔案資料的管理。

高校的組織機構和高校管理工作的特性決定了，高校檔案工作具有他自己的特殊性，檔案種類繁雜，基本涵蓋了各種類型的檔案，參與歸檔工作的人員很多是二級單位的非專業兼職檔案員，檔案專業知識相對薄弱，因此市場上一般的通用型檔案管理系統，難以很好的切合高校檔案工作的實際特點，高校檔案信息化建設情況的調研與了解，高校檔案管理工作信息化水平還在相對薄弱，真正實現檔案系統與OA系統集成，構建文檔一體化的高校少之又少。有的高校沒有建設完善的OA系統；有的高校雖有OA系統但是由于網絡或系統架構等原因無法與檔案系統進行有效對接；有的高校雖然進行對接，但僅實現了目錄級別的歸檔。隨著檔案系統與0A系統的發展，電子文件的前端控制成為檔案信息資源網絡化管理的重要理念，網絡化意義不僅僅限于OA系統，檔案系統同時也可以與其他各種平臺銜接。如何為高校檔案管理工作建設一個易用、高效、穩定、靈活的管理系統，是許多高校檔案管理部門都一直渴望解決的問題。

很多高校的檔案系統都沒有實現對教學、人事、財務部門的應用系統產生的電子文件通過網絡實現收集歸檔。大多高校已經實現了大量庫存檔案的數字化，在保護檔案、提高檔案利用效率上前進了一大步，但很多都是使用獨立的數字化系統實現的，并不能與現有檔案管理系統有機結合，這給檔案的檢索利用有效管理帶來諸多限制。檔案信息化管理水平已經嚴重滯后和不足，綜合表現如下幾個方面：

一是管理范圍有限，高校是信息技術以及網絡技術發展的前沿單位，而現前我國高校的檔案管理還存在一些不足之處，針對我國高校檔案管理的現狀，從多媒體以及信息共享提出了在高校實施網絡環境下的檔案管理系統。對高校檔案管理系統對于檔案信息和管理只實現到了目錄級別，對于電子檔案文件無法很多地進行管理，歸檔功能實際上只是單純的數據錄入。如：高校的學生檔案管理是高校檔案管理的重要的組成部分，傳統的學生檔案管理已經不能夠適應教育體制改革的發展。隨著信息技術的不斷發展和成熟，尤其是近些年國內軟件行業發展迅速，使得各大高校都在集中力量將學生檔案管理轉向數字化管理。

二是維護成本高，需要安裝專用的應用軟件，直接連接存儲檔案信息庫服務器，維護的工作量和時間成本都比較高。檔案系統和其他應用系統間缺少有機聯系，無法做到及時的信息共享，通常只能由相關工作人員以手工的方式解決，對人員技術素質要求較高，不能從根本上解決問題。

三是缺少權限控制能力，檔案工作需要多個部門協同配合進行，涉及多個部門與工作人員，需要一整套嚴格完善的工作流程來規范工作過程，能夠保證檔案工作更順利地完成。缺少權限控制能力，檔案涉及多個部門，會有很多的文件，可能會涉及機密信息，基于網絡環境發展區域文獻信息機構協作，為社會公眾提供信息資源保障，檔案資源的社會共享代表著現代檔案工作的發展方向，是檔案事業順應社會發展的客觀要求，必須以國家相關的法律法規與信息政策為指導，建立有效的檔案資源管理體系與組織開發體系，因此需要有一套完善權限控制系統。檢索功能不足，需要進行模糊檢索以及電子原文進行全文檢索。

二、高校檔案數字化建設的相關要求

隨著網絡技術在檔案信息化管理中的逐漸應用，有很多檔案機構開始在互聯網上建設檔案信息網站，各地的檔案館也開始建立檔案目錄數據檢索系統。而此時的檔案管理系統軟件也開始從單機版向著網絡版的方向發展，開始研究檔案目錄數據在網絡環境下的應用與共享。21世紀是信息化技術發展突飛猛進的時代，進入21世紀后，隨著電子政務的不斷實踐發展，檔案信息化建設工作同樣也進入了快速發展的階段，國家檔案局“十五”計劃的一項重要任務就是要加快檔案信息化建設工作，各地檔案館紛紛開始準備建設數字檔案館。檔案管理信息系統至此也進入了一個新的發展階段，對檔案的信息化管理也開始延伸到電子文件的歸檔，以及對歸檔后的電子文件的管理利用，同時對館藏檔案的數字化轉化工作也逐步開展起來。這一時期，國家檔案局制定發布了大量有關檔案信息化建設的各種相關標準和規范，包括：《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等。

三、高校檔案數字化體系建設的發展進程

當前各高校檔案信息系統建設的方式主要有兩類：一是自主研發和委托校內老師研發。通常自主研發的系統可能較為適應于本校的實際情況，但這對檔案管理本身的工作人員要求較高，需要有一定的計算機運用基礎，結合自身在檔案工作中的經驗，才能夠開發適合本部門管理特點的應用系統。二是定制開發專用系統，通常意味著投入成本高，研發時間長的因素，并不適用于大多數高校的檔案部門。如何才能為高校檔案管理工作建設一個易用、高效、穩定、靈活的數字化綜合管理體系，是許多高校檔案部門亟待解決的問題。

一要樹立先進服務理念。知識管理和高校檔案管理的相關知識與現狀為基礎，提出以樹立先進服務理念、加強檔案人才引進培養與科學規劃其職業生涯、開拓新型服務方式、搭建數字信息服務平臺、注重用戶意見反饋與分析處理的高校檔案信息服務創新策略。以期通過知識管理理念與高校檔案服務的融合，推動高校檔案信息服務工作的進一步發展。

二要夯實檔案基礎管理。高校檔案管理工作作為高校基礎工作之一，在高校發展中起著舉足輕重的作用。隨著高校不斷深化改革，高校檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰，如何適應現代社會和高校改革發展的需要，與時俱進，優化創新，提高高校檔案管理工作水平，是目前亟待研究的課題。

三要齊心協力、創新創造。高校檔案管理工作的研究和實際調研取證的基礎上，借鑒新公共服務理論中民主參與、服務者定位、以人為本的核心思想，運用文獻分析法、實證研究等方法，針對我國高校檔案管理工作存在著人員結構、管理模式、工作效率等方面的問題展開分析，究其原因在于傳統思想觀念的束縛、人力物力的投入不足和服務職能限制等因素的影響。一是明確創新創造指導思想和原則，二是構建科學的工作體系平臺，三是轉變工作模式，四是優化資源配置，提升服務能力，以求提高高校檔案管理工作水平，使其發展緊隨高校改革的速度和知識經濟時代發展的需要。

結束語：基于高校檔案信息化的特點和需要，建立新的檔案管理數字化體系應用平臺，實現檔案管理的網絡化、信息化。從系統的可能性、開放性、高效性等幾個方面進行設計和實施，從檔案的收集、整理、組卷到檔案的保管、利用，實現辦公公文的電子歸檔，有效保證歸案工作的高質高效完成。

參考文獻

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作者簡介：譚慧，女，恩施職業技術學院副研究館員，研究方向：檔案管理。