海洋工程項目變更管理研究及實踐

趙真，楚光宇，陳耀輝，徐超，李國杰

（海洋石油工程（青島）有限公司，山東 青島 266520）

從現階段發展而言，海洋工程項目由于受到多種不同因素的影響，經常會出現類似項目卻在不同環境中運行的情況發生，從而對后期目標的實現帶來不確定的影響。為了能夠更好地處理這些變更問題，需要采取一些風險管控的方法，以此確保項目在有限的生命周期中能夠得到及時識別和有效管控。

1 合同變更管理的概念和重要性

1.1 合同變更的主要概念

所謂合同變更，主要是指在合同完全成立之后，雙方在原有內容的基礎上進行一定的調整和補充。合同的變更代表著對于原有的工作內容展開修改，使得工作的具體范圍出現變化。所以，變更操作便是一種潛在的風險，如果沒有做好相應的預防和管控工作，會使得實際執行受到影響。

1.2 合同變更管理的主要意義

工程變更會使得投資失控以及工期延誤的情況出現，由于海洋工程的項目合同額一般較大，因此會有較大的風險出現。在有效的組織管理下，對于當前變更的內容進行相應的識別和分析，可以防止無效變更的情況出現，減少成本投入，從而將負面因素造成的影響降至最低。

2 海洋工程合同變更存在的不足

2.1 對合同的內容理解不夠全面

合同變更工作一直貫徹整個項目的始終，從前期的工程設計、材料采購到后期的調試工作都需要進行一定的變更。如果工作人員沒有對相關條款進行充分交底，或者是只有管理人員對具體條款的內容有所了解，都會導致項目在實際執行的過程中，由于執行人員未能對具體變更內容及時識別，出現合同未能具體執行的情況發生，進而造成大量的經濟損失。

2.2 缺乏相應的評價機制

根據項目中的合同要求，雙方都需要按照具體流程內容進行變更管理。通常而言，文件的傳遞工作需要在8到12個工作日內進行回復閉環。但是，在實際執行的時候，如果存在金額較大或者工作量較高的變更項目，由于需要進行相關的技術討論，可能會導致文件的傳遞工作無法在規定時間內完成。不僅如此，倘若雙方均未能對管理流程予以規范，會使得一些方案無法做到全方位評價，從而造成合同中的內容出現錯誤。這樣不但會造成不必要的人力以及財力的浪費，還會導致正常執行的工作出現嚴重的延誤。

2.3 合同條款存在缺陷

在一些項目的合同中，由于其技術規格書缺乏時效性，從而會造成具體工作內容的嚴謹性有所缺失。一般而言，變更的具體界定相對比較模糊，很容易造成雙方在合同變更認定的時候發生分歧。而對于已經存在爭議的合同變更，由于缺少相應的授權，從而使得整體管理工作的周期拉長，導致項目工作的開展受到影響。除此之外，由于合同中費率變更的內容不夠完整，許多變更內容都缺乏有效的計算依據，從而使得文件內容的有效性受到嚴重影響。

2.4 對于變更文件的控制不足

合同變更工作需要進行信息的傳遞，各級工作人員通常會選擇不同的方式進行溝通和交流。正是由于缺乏統一的管理平臺，使得變更文件變得非常混亂，信息內容無法做到集中管理，進而造成變更的理賠出現問題。也正是由于這一原因，使得各級工作人員在進行文件制定以及提交的時候，經常會有文件格式混亂的情況出現，增加了管理難度。

2.5 項目人員對于具體職責缺乏理解

在進行項目管理的時候，由于具體管理職責的界定不夠清晰，商務人員對于合同認知存在缺陷，使得合同在執行的過程中，出現具體操作未能按照相關規定執行的情況發生。合同變更通常會造成工作量增加，使得管理人員的工作積極性受到影響，所以如果未能對具體的管理工作給予一定的正面激勵，自然無法提升工作人員的工作效率，如此一來，項目合同的投入成本將會增加，同樣也會使得一些工作人員為了逃避責任而放棄自己原有的管理責任。

3 圓筒式FPSO的變更管理

3.1 總體優化方案

根據當前圓筒式FPSO的主要特征，為了確保項目能夠順利開展，降低執行過程中的風險，需要對當前管理工作進行一定的優化。在既有變更管理程序的標準基礎上，對具體流程以及相關職責予以明確，提升變更工作的效率，以此保證成本和進度能夠維持在可以控制的范圍之內，具體優化調整方法如下文所示。

其一，項目企業需要組建內部變更管理小組，包括多方面工作人員，從而對變更文件的內容重新編制。這種小組通常為臨時小組，主要難點是提供相應的解決方案，并確保變更管理工作能夠有效開展。

其二，所有項目組都需要對當前變更管理的基本流程和管理細則予以細化，與甲方建立良好的管理流程，并在具體管理原則方面予以明確。所有變更操作都需要經過慎重的討論，從而保證各方的合理利益。

其三，所有變更工作需在實際執行操作全部完成后予以確認，以此防止爭議的發生，并可以避免相關變更無法得到有效確認的情況發生。如果有變更內容無法有效開展，則需要提前向領導機構做出報告。

其四，由于項目工作涉及大量信息內容，為了確保所有工作能夠在有限的時間內達成一致，必須保證文件內容的準確性和真實性。

其五，所有變更文件都需要完整保存，并依靠文控中心對相關文件進行有效傳遞。

其六，所有項目的變更狀態都需要做好匯總及匯報機制，尤其是針對一些較大的變更，其具體費用以及對于工期方面產生的影響都需要向領導機構及時匯報。

3.2 明確責任分工

在實際進行管理工作的過程中，項目組的工作人員必須對每個部門的職責予以明確，并圍繞具體的工作內容開展相應的管控工作，以此確保變更管理工作的有效性。通常而言，具體工作內容主要為以下幾方面內容。

其一，各個項目組的管理人員對具體的變更工作開展分析，包括具體職責、變更的影響以及相關變更依據。同時還要以此為基礎制定相關文件，及時傳遞到相關人員手中。之后與其展開溝通，確保各方意見均保持一致之后，再利用文控系統提交備案，以此為后期的經營管理工作提供參考依據。

其二，設計部門是整個變更管理工作開展最為重要的一個部門，絕大多數執行操作均由該部門完成。包括涉及變更的管理、材料采購和文件的提交以及技術協議的簽訂等。

其三，采購同樣是變更的關鍵內容，基本上都由內部采購部門完成。其主要工作包括提供采購的相關規格和數量、相應規格書要求、提供報價文件以及簽署技術協議等。

其四，生產部門則主要是履行變成承諾，具體變成職責主要為具體工作的核定、合同內容的驗收以及外部影響因素的提交等。

其五，項目文控中心主要負責文件的管理工作，所有項目組都需要成立內部管理小組，在統一的信息平臺中開展文件管理工作。其主要職責通常為項目文件的管理、申請文件的提交以及內部傳遞等。

4 結語

綜上所述，我們可以在圓筒式FPSO的變更管理工作中發現，對當前變更管理機制的有效優化調整，可以更好的保證項目順利開展，并可以有效管控和降低風險發生的概率，提升企業的經濟效益。