基于ERP的醫療設備維修管理系統設計與應用

李開良，高虹，許迎新，戚丹，張暉，錢英

南京醫科大學第一附屬醫院 臨床醫學工程處，江蘇 南京 210029

引言

隨著醫院的發展，醫院設備大幅增加，設備的維修保養任務日益繁多，維修管理也成為設備管理部門（我院為臨床醫學工程處）最重要的事務之一。為了使維修管理更科學、規范，提高設備管理部門的工作效率，許多醫院引進了醫療設備管理軟件，對維修流程進行管理[1-2]。我院根據自身實際工作情況基于醫院企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統開發了醫療設備維修管理系統，除了能夠對維修全程進行管理外，還可以對維修工作進行統計分析，處室根據統計分析結果進行下一階段工作的規劃，很大程度上提高了工作效率，醫院也可以根據統計分析結果來評價設備管理部門的工作效率[3]。

1 系統設計與實現

該維修管理系統基于我院固定資產管理所使用的ERP系統進行功能開發設計，該系統內關于所有設備的信息可以直接從ERP固定資產管理系統內獲得，減少了新數據庫的建立環節，可以充分保證設備信息的準確性，為后期的統計分析提供了準確的數據基礎。該系統主要包含報修模塊、維修處理模塊、維修查詢統計模塊、維修故障模板維護模塊等[4]。

1.1 報修模塊

該模塊主要包括報修功能，可以通過網絡報修和電話報修兩種報修方式進行設備報修、派工功能、短信提醒功能幾個部分[5]。臨床醫技科室有設備報修時，可以利用護士長權限通過ERP系統內設備故障報修功能進行網絡報修，在設備院內編碼存在的情況下，報修人員只需在報修界面“院內編碼”字段內輸入該設備院內編碼，系統就可以自動從數據庫中調取相應設備信息并顯示科室名稱、設備名稱、設備型號等詳細信息，系統設計時設置了必填字段，包括“科室名稱”“設備名稱”“報修人員工號”“座機號碼”。在確認報修后系統會自動生成工單，然后根據設備信息自動派工給相關工程師，并通過醫院短信平臺發送報修信息給相關工程師，報修信息包含報修科室、設備名稱、內線電話、簡單故障描述等內容。科室還可以通過電話報修，臨床醫學工程處接電話值班工程師接到報修電話后，根據報修人員描述，在系統中錄入相關信息，然后系統派工并發短信提醒[6]。報修模塊流程圖，見圖1。

圖1 報修模塊流程圖

1.2 維修處理模塊

該模塊主要包括維修工單維護功能、維修工單審批功能、維修工單打印功能等幾個部分[7]。科室報修后，相關工程師到科室現場維修或由科室人員將設備送至臨床醫學工程處進行維修，設備維修完成后工程師對維修工單進行維護，維護內容包括設備故障現象、所做工作及維修后設備狀態、維修耗時、是否有加班、維修是否產生費用等，維修工單完成后提交，有審批權限的工程師主管對維修工單進行審批，合格的工單審批通過，不合格的工單退回[8]。系統給每個工單唯一的編號，如有需要可以對維修工單進行打印，打印出的紙質報告包含工單唯一編號，以報告單號2016120350為例，見圖2。

圖2 系統自動生成的報告單

1.3 維修查詢統計模塊

該模塊主要包括維修過程查詢功能、維修費用查詢功能、加班信息查詢功能、工作量統計功能、科室固定資產查詢功能等幾個部分。臨床醫學工程處工程師或處室負責人在關心某個設備或某類設備是否存在維修以及故障維修頻次等工作時，可以通過維修查詢功能進行查詢，可根據維修工單號、設備使用科室、設備名稱、設備院內編號、報修人員、報修日期等查詢，極大的方便了后期的查詢統計工作[9]。當維修產生費用時，維修工單有專門字段來填寫，系統自動生成相應的庫存或非庫存采購單，采購員和庫管根據系統生成的采購單進行付款等流程的操作，該系統可以對維修費用進行查詢，查詢方式與維修查詢方式一樣，可以多維多角度進行查詢分析[10]。加班信息查詢和工作量統計是處室每月工作報表時所需要用到的模塊，在未使用該維修管理系統前，每月工作量和加班信息的統計工作是由專門工程師從上百張紙質工作報告中統計，費時費力還容易出錯，系統上線后可直接從系統中得到所需統計數據。所有維修工單和所需要的統計數據都可以用Excel表格等形式導出[11]，見圖3。

1.4 維修故障模板維護模塊

該模塊包含故障類型維護功能和故障部位維護功能。在設備故障維修中，存在各種各樣故障類型以及故障所在部位。系統設計中對常見的故障類型進行分類，如機械故障、電源故障、軟件故障、水源氣源故障等，并且工程師在工作過程中可以對故障類型模板進行添加維護，以便后期統計分析更為細化[12]。

該系統的實現是基于醫院固定資產所使用的ERP系統，ERP系統在使用時比較靈活，可以方便地添加所需功能，以及所需字段。我院各科室所使用的物資請領系統也是基于ERP系統，各科室已經對ERP系統熟練掌握，基于該系統的醫療設備維修管理系統可以方便的在科室推廣，ERP系統可以方便地設計每個人的權限，在維修管理系統中只給臨床科室設置了網絡報修權限以及維修后確認權限[13]。臨床醫學工程處工程師主管有工程師信息維護權限，可以根據需要調節各工程師所在專業組等其他信息，這樣科室報修時可以及時準確的通知提醒相關工程師，該系統目前已上線運行超過18個月。設備維修管理系統中的各項功能，見圖4。

圖3 維修工單數據導出格式

圖4 維修管理系統中的各項功能

1.5 醫療設備巡檢、質控模塊

醫療設備巡檢和質控是保障醫療設備正常有效運行的重要工作，目前設備巡檢、質控記錄單是紙質的，根據需要，工程師定期對所分管設備部進行巡檢、質控，有時由于工作忙會忘記巡檢、質控，在維修管理系統基礎上正在開發設計醫療設備巡檢、質控功能，該功能設計了定期根據事先制定的設備巡檢周期來制定巡檢計劃，并通過電腦工作窗口提醒和短信提醒兩種形式來提前提醒工程師對設備進行巡檢，巡檢、質控的結果錄入系統，可以方便的對結果進行統計分析，指導下一步巡檢工作[14]。目前該模塊處于調試階段。

2 系統的應用

該醫療設備維修管理系統上線以來，經過兩個月的磨合，工程師等相關人員已熟練掌握，并在查詢統計等工作中體會到了該系統的便捷。

在維修管理系統中統計2015年1月1日～2015年12月31日的維修工單，總數1704份，平均每月維修142臺次。對一年的工單進行分析，1704臺次維修報告中CT類設備維修臺次為51，MRI類設備維修臺次為22，監護儀/心電圖機等生物電類儀器維修臺次為176，呼吸機/麻醉機等生命支持類儀器維修臺次為106，通過與我院這幾類設備占有量對比，可以發現，維修臺次比與設備占有比接近，呈現合理的設備使用情況。

進一步以監護儀維修為例，縱向分析可以發現，在6、7月份中，維修臺次較其他月份多一些。從一年當中的氣候條件可以看出，6、7月份為雨水量較多的季節，環境濕度大，機器容易發生故障。通過分析可以清楚的知道哪些設備在雨季容易發生故障，那就可以指導設備管理部門或使用部門合力配置除濕機等設備，而不是盲目的配置。在統計報表中，還可以按故障部位查詢，通過按“電源”兩個關鍵字進行模糊查詢，可以看到和“電源”相關的故障占總工單的27%左右，這說明設備在使用過程中電源的故障相對較多，電源也是現在可自行修復率相對較高的部件，通過分析，我們可以加強電源相關部件維修的實力，通過培訓、業務交流等形式來提高工程師對“電源”的維修能力[15]。

3 總結

通過該醫療設備維修管理系統的使用，工程師可以方便查詢、統計設備故障，可以通過系統里查詢到以前同類設備的維修方法及經驗，極大地節約設備故障分析處理時間。可以對維修工單通過維修時間、設備名稱、設備使用科室、維修專業組、設備資產號等多維度進行分析，并利用分析結果指導工程師或科室的下一步工作安排，大大提高了工作效率[16]。

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