信息系統在醫療設備精細化管理中的作用

陳雪，楊柳

北京積水潭醫院 資產管理處，北京 100035

引言

隨著科技的進步及社會的發展，醫療設備不斷推陳出新并走向市場，為了保障臨床和科研的高標準要求，醫院的采購種類和范圍也日趨擴大。這給醫院的醫療設備管理工作帶來了巨大挑戰，如何將資產管理各環節進行有效管理，合理分配資金，降低醫院運行成本，成為當今醫院管理的重中之重。現基于我院設備管理的現狀及特點，分析并設計出一套適合我院發展的固定資產管理系統來滿足醫院對管理的高標準要求，提升醫院的現代化管理水平。

1 醫院的精細化管理與資產管理系統

精細化管理是一種環節的管理，一種系統化的管理，將設備采購管理各環節、各崗位通過一套信息系統串聯起來，進行閉環管理，起到降低成本、控制風險的作用，是醫院內部控制的重要管理手段[1]。新版《醫療器械監督管理條例》[2]中提出全生命周期的監管，全生命周期監管需要通過精細化管理的思想及信息化技術的手段相結合，來提高醫療設備使用率、降低故障率，保障臨床使用安全、有效，最終實現資產的全生命周期管理[3]。

設計一套符合我院實際情況及未來發展的固定資產管理系統是非常必要的。首先，要將醫院資產管理制度的核心思想融入到系統中，讓系統為管理者服務。其次，根據設備管理實際工作內容制定標準化模塊，實現設備資產從始發點(申請)到終結點(報廢核帳)全過程管理，最后，還要建立一套配套可行的標準化流程，使流程與模塊能夠形成標準一體化，這樣可以保障系統運行過程的流暢及清晰[4]。

我院原有固定資產管理系統軟件已經無法達到現代化管理的需求，現需升級改造。醫院要求中標企業在升級改造過程中，通過滿足醫院的定制性開發和個性化需求，將醫院資產管理的最新思路和管理方式用于系統升級改造工作，以提高現有系統軟件的價值，實現系統的產品升級。

根據工作流程及要求，中標企業軟件工程師對該系統的應用現狀進行了深入調研，及時發現了系統中存在的問題與隱患，最終設計了一套固定資產管理系統，計劃對設備從購置到報廢進行全生命周期管理。接下來，本研究將通過分析我院醫療設備管理4大模塊“采購預算管理，合同檔案管理，設備庫存管理，績效分析管理”的新舊管理模式對比,來闡述固定資產管理系統對我院醫療設備的精細化管理的重要幫助。

1.1 采購預算管理

采購預算管理是資產管理環節的源頭，也是最為關鍵的一環。科學制定年度預算需要多部門緊密配合，最終制定一份可行的年度采購計劃[5]。我院現行的管理模式是由資產管理處給臨床科室布置設備采購的年度申請計劃，臨床科室根據需求提交由科室自行論證的申請書及設備論證表，資產管理處收集、匯總后對設備清單進行初步分析，確定采購清單。經過初步審核的采購預算清單還要經過醫院醫學裝備委員會及預算管理委員會審核和論證，形成最終的采購預算清單[6]。

以上老的采購預算管理環節眾多，信息互通性差，無法提高工作效率，通過軟件工程師與我部門反復溝通預期可以簡化以上工作環節，并達到信息化、可視化的辦公效果，使管理更加科學。

經過論證的預算清單是從經濟角度、社會效益角度、科研教學以及可持續發展等多維度考量的結果。資產管理處接到最終院長辦公會審批的年度采購預算清單就可以按照政府采購[7]目錄分類進行采購。新系統還添加了招標業務流程的工作環節，招標的具體分類情況可按照資金限額分成財政撥款政府采購招標項目、自有資金政府采購招標項目、院內競爭性談判項目及單一來源采購談判項目來完成采購，招標管理人員完成招標工作后將招標文檔（包括：包號，品目號，供應商聯系人，聯系電話等信息）進行整理和上傳并發給合同管理人員進行洽談和合同的簽訂環節。

新系統上線后在采購預算管理模塊預期達到如下功能（圖1）：① 支持開展資產效益論證，進行資產成本效益分析，合理制定資產采購計劃，提高現有資產利用率；② 支持預算申報工作，支持啟動預算申報網頁彈屏，根據醫院要求設計關鍵字段，如資產名稱、數量、單價、金額、國別等，實現申請表格及設備論證表由臨床科室網上申請、維護功能，支持申請表格的導入、導出及頁面打印功能，匯總年度預算總金額；③ 顯示預算管理狀態，系統顯示預算審批狀態（接收、審批、修改），預算審批結果（通過、未通過）；④ 實現預算分批、分段匯總的顯示及統計功能，分為年度預算、遺留預算及臨時預算3種方式，更加靈活和直觀；⑤ 支持招標管理工作模塊（圖2），實現院內、院外招標模塊分別管理，支持按項目將表格導入、導出及頁面打印功能。

圖1 科室申請設備及預算審批業務流程

1.2 采購合同管理

醫療設備采購合同管理關系到醫院運行的方方面面，不僅保證了財務資金的安全支付，滿足臨床的使用需求，對于遠期的設備維修維護、檔案管理及病人信息追溯也產生深遠的影響。

醫院每年采購大量的固定資產設備，合同檔案的規范管理是設備采購工作中非常重要的一環，設由專人進行管理，并對今后的查詢、維修維護、財務、審計等工作產生深遠影響[8]。現在醫院的合同檔案管理分紙質合同保管及電子合同信息錄入的方式。電子版則需要將合同標的及重要條款的所有信息手工錄入，增加了管理者的工作量，也增加了差錯率[9]。同時，政府采購合同需要在簽署合同時收取質保金，并且在質保期結束后退還質保金環節，這些細碎的工作都需要合同管理人員按照不同合同的質保期時間點做記錄，不僅增加了不少工作量，還是非常容易出現差錯。

圖2 招標業務及文檔管理流程

因此，固定資產管理系統特別設計了一套線上的流程（圖3），來解決合同管理上的諸多問題，為合同管理帶來便捷：① 資產采購合同管理，實現資產信息的合同登記；② 支持資產采購、維修等合同管理，包括合同往來單位、合同標的、保修年限、質保金、付款計劃、安裝驗收日期、合同關鍵條款、合同掃描件等，支持合同簽訂、審批、生效、變更等全過程管理，同時監控合同執行情況和付款情況；③ 具備質保金提交及退還模塊，具備質保期及維保期到期提醒功能；④ 實現資產采購預算管理與合同管理結合功能，顯示當年預算執行數值，結余資金數值，超預算預警提示，當年未支付的預算資金具備提醒及統計功能。

圖3 資產合同管理流程圖

1.3 設備庫存管理

固定資產的采購與庫存管理是相輔相成的兩個重要環節，采購合同簽署完成后就到了安裝驗收環節，安裝驗收需要由申請科室、設備科、資產管理處及送貨人4方組成，按照合同約定條款對貨物進行驗收[10]，驗收時注意檢查設備的生產廠家、品名、數量等與合同是否一致；另外檢查醫療器械的包裝標識、說明書等是否符合產品要求，確認無誤后簽署貨物驗收單。驗收通過后，則進入庫存管理環節，庫房入庫員按照設備發票信息及采購合同將設備信息手工錄入到固定資產系統中，與此同時，由出庫員辦理出庫，通知使用科室到庫房進行上賬，之后，再由入庫員生成資產卡片完成一個資產出入庫管理流程（圖4）。

圖4 資產入庫出庫流程

我院現有的物資管理系統的現狀只能滿足最基本的庫存賬務管理需求，還有很多智能化辦公功能未進行開發，需要將老系統進行升級改造,設計科學的庫存管理軟件,滿足醫院對物資庫存管理的全稱追蹤的需求,系統預期達到如下功能：

（1）建立資產管理動態臺賬，全程跟蹤管理資產的采購、領用、使用、變動、維修、處置，即時明確資產的狀態、價值、位置、使用科室、責任人，實現資產全員管理，徹底打破傳統的資產管理模式。

（2）實現資產條碼管理[11]，將賬面資產卡片與實物資產卡片一一對應起來，使其具備基本的物聯網雛形，提高資產盤點速度，同時，實現醫院資產購置計劃、合同管理、審批、付款、安裝調試、使用、計量、維修保養、提取折舊、成本攤銷、資產轉移、處置等進行全程的記錄和管理進行全生命周期管理。

（3）實現資產的附件、組件、備品備件管理，提高資產管理的精細化程度，將資產管理精細化至零件級。

（4）實現資產管理與財務成本管理的緊密集成，資產的折舊、維修等涉及到財務業務的自動生成對應的財務成本憑證，并分攤至相應科室，提高核算效率和信息共享程度。

新的固定資產管理系統簡化了以上流程（圖5），可以通過系統更加便捷地完成如下工作：① 提供資產庫存管理平臺，以管理資產的入庫、出庫等業務；② 支持在系統內部關聯采購訂單完成資產采購入庫；③ 可以通過內部申請，總庫進行出庫完成資產出庫；④ 可以同時辦理資產的入庫、出庫手續，資產入庫時可將設備信息一次性錄入，并將相關信息自動帶入卡片生成環節；⑤ 具備將包含多個主機的設備信息錄入設備清單中，并在設備盤點時進行查詢；⑥ 支持資產卡片可以由資產的出庫單自動引用登記；⑦ 支持錄入資產的使用狀態。

圖5 固定資產日常業務流程

1.4 績效分析管理

績效管理是近些年設備管理的比較熱門的話題，大型設備的績效分析管理是制定設備采購預算的前提條件，通過開展設備績效分析可以讓申購科室、醫院管理者明確知道單臺設備利用率[12][(評價期某設備利用時數/評價期某設備標準利用時數)×100%]、投資回收期[投資總額（設備原值-預計殘值+預計清理費用/新設備的年收入+可變成本]、收入利潤率[(評價期某設備盈利額/評價期某設備業務收入)×100%]、維修成本等經濟指標值，從而合理分配資金，提高設備使用率，為臨床配備設備提供指導意見，使設備最大可能的在醫教研領域全面發揮作用，同時也為領導者分配資金提供了決策參考[13]。

除了以上所述的通過分析經濟效益指標帶來的好處外，開展績效分析也可以讓管理者清楚地了解到是否產生了良好的社會效益，如：購置新設備是否可以滿足患者疾病的診治需求，是否減少排隊時間，提高診療準確率，減少患者的疼痛感，開展新醫療項目是否給患者帶來了方便以及該項目是否可持續發展，只有兼顧經濟效益和社會效益最大化才能使醫院良性發展，處于行業領先地位。

我院近些年開展了大型設備績效分析，主要覆蓋范圍為大型乙類醫用設備[14]，如：CT、ECT、核磁、DSA，200萬以上（含200萬）大型醫用設備，如：彩超、三維C臂X光機、DR、G型臂等，還包括手術室、放射科一些常用設備，如小C、移動式X光機等，對以上設備進行績效分析可以很清晰的看出那些設備的開機率、年均檢查率、檢查陽性率、產出質量及維修維護成本等經濟指標。從2016年，我院的設備績效分析進一步擴展到檢驗科、麻醉科、內科等科室，從大型設備逐步涵蓋到小型設備。我處設有專人負責該項工作，完成績效分析工作需要強大的數據平臺，目前我院對以上設備的績效分析采用人工提取數據、再利用公式進行計算的方式得出指標值，需要向使用科室及信息中心索要基礎數據，缺乏系統性和準確性，費時費力，造成了臨床及管理科室的諸多不便。

新固定資產系統在績效分析管理方面預期可以幫助我們解決人工提取數據的不便與不準確的瓶頸，系統預期做到：① 無縫連接醫院HIS、PACS等信息系統，提取設備名稱、品牌型號、工作量、設備收入等績效分析基礎數據；② 自動統計設備收入、設備利潤、投資回收期等經濟效益指標；③ 自動統計檢查陽性率、開機時間等社會效益指標；④ 支持維修配件、耗材等數據的提取；⑤ 自動生成績效分析報表功能；⑥ 按照上級部門的檢查要求，支持兩院區甲類醫療設備、乙類醫療設備、單價200萬元以上醫療設備的效益分析工作；⑦ 預留充足的模塊接口，支持上級部門要求的其他類別醫療設備效益分析工作。

2 總結

通過借助信息化手段來開展醫療設備的精細化管理，可以將復雜的日常管理變得流程化和規范化，減少資產管理環節中的差錯，規避采購風險，提高工作效率，還可以在追求經濟效益的同時兼顧社會效益。從醫院運行角度分析，精細化管理[15-16]已經上升到了醫院的戰略高度，越來越受到院領導的重視，不僅幫助領導合理分配資金，降低醫院運行成本，而且最大限度的保障醫院和患者的利益，提高醫院的核心競爭力。

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