建筑工程檔案資料有效管理措施

胡曉東

建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目中形成的原始和保存的實(shí)際記錄和實(shí)際反映。它記錄了建筑物和地下管道等的施工過(guò)程，是在建設(shè)項(xiàng)目管理中形成的檔案文件，如投資規(guī)劃，設(shè)計(jì)，施工，使用，維護(hù)和翻新。在管理建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量，總體成本和建設(shè)周期的同時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作為建設(shè)項(xiàng)目管理的一部分的重要性正變得越來(lái)越重要。

1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合文件資料

建筑工程檔案綜合文獻(xiàn)主要包括：上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)；水文；氣象；地震等文件；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；政府部門的批準(zhǔn)文件，如規(guī)劃，消防，環(huán)境保護(hù)和衛(wèi)生；工程建設(shè)，監(jiān)督和中標(biāo)文件及相關(guān)合同和協(xié)議；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和質(zhì)量鑒定文件；項(xiàng)目完成結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告和其他文件；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 水，電，設(shè)備安裝工程施工文件和施工文件

主要包括：開(kāi)工和竣工報(bào)告；圖紙審查，設(shè)計(jì)變更，技術(shù)記錄和材料替換等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)督計(jì)劃，監(jiān)督規(guī)則，監(jiān)督月報(bào)和項(xiàng)目會(huì)議摘要；原材料，零件，半成品和成品的質(zhì)量認(rèn)證文件或試驗(yàn)材料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；記錄和處理工程質(zhì)量事故的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

1.3 建筑工程中各項(xiàng)目圖紙

主要包括總體規(guī)劃布置圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖； 結(jié)構(gòu)工程竣工圖； 給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)弱君項(xiàng)目的完成圖； 通風(fēng)和空調(diào)項(xiàng)目的完成圖紙和其他特殊專業(yè)工程完成圖紙。

2 建筑工程檔案資料的特征

2.1 真實(shí)性和全面性

真實(shí)性是所有文件和檔案的共同要求，但建設(shè)項(xiàng)目的要求更加迫切。建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案只能全面反映建設(shè)項(xiàng)目的各種信息，形成一個(gè)比較實(shí)用的系統(tǒng)，而片面的參考往往誤導(dǎo)。因此，施工項(xiàng)目文件和檔案必須準(zhǔn)確反映建設(shè)項(xiàng)目，包括事故和隱患。

2.2 分散性和復(fù)雜性

由于一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，受到各方面影響多，有著復(fù)雜的生產(chǎn)工藝，建筑材料種類眾多，施工階段強(qiáng)度大，有著非常強(qiáng)的互穿性。這些導(dǎo)致了建筑項(xiàng)目文件和檔案的分散和復(fù)雜性。此功能確定建筑項(xiàng)目文件和檔案的多級(jí)，多鏈路和相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

2.3 隨機(jī)性

在項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中生成施工項(xiàng)目文件和檔案數(shù)據(jù)。盡管各種類型的批準(zhǔn)文件的生成是定期的，但由于特定的工程事件，仍然會(huì)生成相當(dāng)多的文檔和檔案，因此它是隨機(jī)的。

2.4 專業(yè)性和綜合性

建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案涵蓋建筑，市政，消防等各種專業(yè)，以及機(jī)械，電子，聲學(xué)等各種學(xué)科。附屬于不同的專業(yè)對(duì)象，同時(shí)整合質(zhì)量，進(jìn)度，成本，合同，組織，協(xié)調(diào)等方面，它還取決于不同的載體流動(dòng)，因此它是專業(yè)和全面的。

3 建筑工程檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 檔案材料不完整

建筑工程檔案中的主要問(wèn)題是檔案資料具有不完整性。工程項(xiàng)目存檔率較高的單位可達(dá)80%左右，單位差的情況也不同。許多項(xiàng)目完成后，沒(méi)有檔案資料，或者只有項(xiàng)目的主要檔案，沒(méi)有配套項(xiàng)目檔案，鍋爐房，地下管線，園林綠化等檔案資料很少。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從文件管理組織的角度來(lái)看，有些單位建立了專門的檔案，項(xiàng)目檔案管理得很好。有些單位沒(méi)有，項(xiàng)目文件由其他業(yè)務(wù)部門或文件檔案管理員管理，形成的檔案材料也各不相同。

3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

由于基層單位檔案管理人員一般都人建筑專業(yè)畢業(yè)，所以不具備專業(yè)的檔案管理資質(zhì)，缺乏相關(guān)的檔案管理知識(shí)，所以在檔案管理中容易不能很好地整理歸納檔案，容易造成檔案的遺失或損壞，給工程施工帶來(lái)一定的困難。

4 建筑工程檔案有效管理的措施

4.1 在意識(shí)形態(tài)上重視工程文件的管理

在項(xiàng)目建設(shè)中，一般情況不重視工程檔案的管理。主要原因是在項(xiàng)目施工管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案的重視不夠。由于瑣碎的數(shù)據(jù)收集和沒(méi)有經(jīng)濟(jì)效益，該網(wǎng)站在施工過(guò)程中非常繁忙。如果不認(rèn)真進(jìn)行監(jiān)督檢查，內(nèi)部行業(yè)很可能會(huì)陷入混亂，甚至更多的是缺少大量信息，因此應(yīng)定期或不定期地檢查內(nèi)部信息。引起各方關(guān)注，避免大量工作積累。對(duì)于此，建筑企業(yè)管理部門和檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)建筑檔案管理的教育工作。

4.2 嚴(yán)格控制已完成的檢驗(yàn)和驗(yàn)收文件的質(zhì)量

項(xiàng)目建成通過(guò)后，施工單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目管理人員的要求，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案的檔案范圍要求。對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中形成的各項(xiàng)文件進(jìn)行全面檢查和審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，填補(bǔ)空白，使填好的材料真實(shí)，完整，及時(shí)。歸檔范圍符合要求，認(rèn)真實(shí)施《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程完成驗(yàn)收記錄制度》的有關(guān)規(guī)定。驗(yàn)收和驗(yàn)收項(xiàng)目的完成，接收和轉(zhuǎn)移完成的文件作為整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，項(xiàng)目完成驗(yàn)收與文件驗(yàn)收同步。如合格的項(xiàng)目文件被移交，施工單位應(yīng)簽發(fā)建筑工程證書檔案。如項(xiàng)目文件不符合要求，則不得簽發(fā)建筑工程證書檔案。以確保下次施工文件的完整性和準(zhǔn)確性。

4.3 加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案管理人員的培訓(xùn)和考核

建筑工程檔案管理對(duì)施工尤其重要。但由于我們的建筑工程檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，容易造成相關(guān)檔案的遺失或遺漏。所以我們應(yīng)該定期對(duì)建筑工程檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。比如要求專業(yè)人士進(jìn)行專題講座、定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)管理的考核。以確保我們的檔案管理人員符合檔案管理要求，從而確保工程質(zhì)量。

4.4 及時(shí)做好傳遞和變更記錄

在管理過(guò)程中，頻繁的傳輸和更改，很容易改變文件的完整性和有效性。所有檔案管理部門應(yīng)及時(shí)記錄文件的增加，減少和傳輸（如傳輸狀態(tài)記錄，變更狀態(tài)記錄，修改狀態(tài)記錄，失效記錄等）。可以有效地理解文件的來(lái)龍去脈，防止文件丟失，損壞或無(wú)效。以保證后期查閱時(shí)能夠獲取準(zhǔn)確有效的檔案信息。

5 結(jié)語(yǔ)

目前，中國(guó)建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和激烈競(jìng)爭(zhēng)，管理體制將逐步改革。檔案管理也會(huì)遇到一些危機(jī)，但同時(shí)具有很大的發(fā)展空間。所以我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，同時(shí)也應(yīng)該借鑒一些國(guó)外的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。從而保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，以確保建筑施工的高質(zhì)量。

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