高校督查督辦管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

蘇紅 閔伸

摘 要：高校督查督辦工作是一項系統(tǒng)性工程，隨著智慧校園的建設(shè)，開發(fā)督查督辦信息管理系統(tǒng)成為實現(xiàn)高校政令暢通、決策部署有效落實的重要手段。根據(jù)高校督查督辦工作實際，提出了聚焦“互聯(lián)網(wǎng)+”與微信平臺聯(lián)通的網(wǎng)上督查督辦信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)方略，該系統(tǒng)與微信平臺實現(xiàn)信息同步更新、操作無縫對接，實現(xiàn)了督查督辦工作的全方位、跨時空、多渠道，變督查督辦工作從“被動”轉(zhuǎn)為“主動”，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”，從“部門督辦”轉(zhuǎn)為“全員督辦”，提高了督查督辦工作實效。

關(guān)鍵詞：高校；督查督辦；管理信息系統(tǒng)；設(shè)計

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：2095-2945（2018）36-0092-02

Abstract： The supervision and monitoring of colleges and universities is a systematic project. With the construction of intelligent campus， the supervision and monitoring information management system has become an important means to realize the smooth flow of university guidance and the effective implementation of decision-making deployment. According to the reality of university supervision and monitoring work， this paper puts forward the design and implementation strategy of the online supervision and monitoring information management system focusing on the connection of "Internet Plus" and WeChat platform， which realizes the synchronous updating of information and seamless connection of operation with WeChat platform. It has realized the omni-directional， inter-temporal and multi-channel supervision of the work of supervision and monitoring. The change of supervision and monitoring from "passivity" to "initiative"， from "I have to do" to "I want to do" and from "supervision by department" to "supervision by all" has improved the effectiveness of supervision and monitoring work.

Keywords： colleges and universities； supervision and monitoring； management information system； design

一分部署，九分落實。督查督辦工作是確保決策部署落實落地的重要環(huán)節(jié)。高校作為學(xué)術(shù)聚集地，是相對靈活的組織，其二級學(xué)院、二級管理部門有著較大的自治權(quán)及專門的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。高校領(lǐng)導(dǎo)者對高校的內(nèi)部治理，如學(xué)校發(fā)展理念、方略、近期規(guī)劃、重要工作等，需要通過二級學(xué)院與部門的落實與執(zhí)行來實現(xiàn)。高校督查督辦工作是高校辦公室的重要工作，關(guān)系到高校內(nèi)部治理是否政令暢通、決策部署是否有效落實，涉及面廣，牽涉高校各個部門，是實現(xiàn)高校改革創(chuàng)新、科學(xué)發(fā)展、落實領(lǐng)導(dǎo)者決策的重要抓手。隨著智慧校園、數(shù)字校園的建設(shè)，高校督查督辦工作實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化、動態(tài)化、科學(xué)化成為必然[1]。

1 高校督查督辦工作的現(xiàn)狀與問題

督查督辦工作是高校內(nèi)部治理的關(guān)鍵一環(huán)，影響著高校內(nèi)部治理的績效，對提升高校各項工作的執(zhí)行力、確保高校黨政領(lǐng)導(dǎo)者的決策部署責(zé)任到人、事事有結(jié)果、件件有回音起著關(guān)鍵作用。可以說，有力的督查督辦工作對實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的治理策略、促進高校科學(xué)發(fā)展起著舉足輕重的作用。然而，目前高校督查督辦工作存在著督查督辦工作缺乏有力抓手、不能形成閉環(huán)、工作流于形式、重點不突出、督查督辦信息化程度偏低，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不普遍、工作被動、績效不理想等的現(xiàn)狀與問題。

1.1 高校督查督辦工作缺乏有力抓手，不能形成閉環(huán)

管理流程是一個閉路系統(tǒng)，從做出指示到執(zhí)行命令到反饋監(jiān)督，需要環(huán)環(huán)相扣。高校督查督辦工作作為決策部署執(zhí)行的保障機制，應(yīng)做到交辦、跟蹤、督查、反饋、整改等環(huán)節(jié)的環(huán)環(huán)相扣，形成閉路。然而現(xiàn)實是，一些上級交辦的事項如果完成的時間長，督辦人及經(jīng)辦人往往容易忘記，沒有自動提示系統(tǒng)可以做出相應(yīng)的提醒，導(dǎo)致批下去的事項沒有了下文，批示的結(jié)果無法跟蹤，形成不了閉環(huán)。

1.2 高校督查督辦工作流于形式，重點不突出

督查督辦事項涉及面廣、事物繁雜、任務(wù)的輕重緩急不一、完成時間的長短要求不同，督查督辦工作需要在繁雜的事物中理出重點，做到理清主次、分清緩急、急事急辦、特事特辦，緊緊圍繞中心工作，抓好重點工作，落實好日常工作，促進學(xué)校規(guī)劃的順利開展。但是現(xiàn)實中，高校督查督辦工作往往流于形式，眉毛胡子一把抓，督查督辦事項往往陷于文山會海當(dāng)中。另外，目前高校督查督辦人員編制少，面臨繁雜的事項，往往也難以做到抓重點，有步驟的落實[2]。

1.3 高校督查督辦工作信息化程度偏低，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不普遍

督查督辦工作的根本是落實，乏于落實，一切決策都將失去意義。而要促進落實，督查督辦的方法、手段非常關(guān)鍵。從部門督辦轉(zhuǎn)為全員督辦，公開任務(wù)，做到事事有人管（校領(lǐng)導(dǎo)誰批示誰管），事事有人抓（牽頭部門抓）是做好當(dāng)前督查督辦工作的根本。然而目前，督查督辦工作信息化程度偏低，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不普遍，督查督辦工作僅僅為從會議到會議、從文件到文件，會上布置任務(wù)，會后輕視落實。由于事項多，涉及部門廣，督查督辦人手少，督查督辦人員很難理清工作的輕急緩重，有時候甚至陷于各單位扯皮推諉的窘境[3]，由于沒有直觀的督查督辦管理信息化工具，更難以掌握各事項的進展情況，難以為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù)。

2 高校督查督辦信息化的必要性

沒有教育的信息化就沒有教育的現(xiàn)代化。劉延?xùn)|同志曾講要“以教育信息化全面推動教育現(xiàn)代化”。高校督查督辦工作的信息化是教育信息化的應(yīng)有之義，是提高督查督辦工作效能的有效途徑。

2.1 形成督查督辦工作的閉路系統(tǒng)，形成有力抓手，理清督查督辦工作重點

利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化系統(tǒng)，可以使得督查督辦工作的各個環(huán)節(jié)如交辦、跟蹤、督查、反饋、整改等都在系統(tǒng)中有詳細(xì)的記錄，校領(lǐng)導(dǎo)對各項督查督辦工作的完成情況，完成的怎么樣等將一目了然，這將促使督查督辦工作各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，形成閉路。同時，也破解了督查督辦工作流于形式，重點不突出的問題。

2.2 打破督查督辦環(huán)節(jié)時空限制，提高工作績效

利用信息化手段，可以減少傳統(tǒng)的督查督辦工作會議等，在時間及空間上減少相關(guān)部門因業(yè)務(wù)性工作繁忙見一面不容易的窘境，解放了相關(guān)參與部門在某一時間、空間上難對接的困難。利用信息化，督促督辦的各個環(huán)節(jié)，均可借助互聯(lián)網(wǎng)、信息化系統(tǒng)進行辦理，實現(xiàn)督查督辦工作的全方位、跨時空、多渠道，提高工作績效。

2.3 形成全員督查的工作格局，變督查督辦工作“被動”為“主動”

傳統(tǒng)的督查，整個過程只有督查者及被督查者參與。在督查工作的整個過程中，其他人員無法了解到相關(guān)信息。而借助互聯(lián)網(wǎng)、信息化系統(tǒng)，可以將督查工作的整個環(huán)節(jié)如擬辦、立項、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋、直至歸檔等記錄在案，公布于眾，變督查督辦工作從“部門督辦”轉(zhuǎn)為“全員督辦”，這有利于形成全員督查的工作格局，有利于高校領(lǐng)導(dǎo)者對整個督查督辦事項及其進展、結(jié)果的了解，實現(xiàn)督查督辦工作從“被動”轉(zhuǎn)為“主動”，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”。

3 高校督查督辦管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 督查督辦信息管理系統(tǒng)項目流程及功能菜單

華東交通大學(xué)督查督辦管理系統(tǒng)涵蓋了督查督辦的所有環(huán)節(jié)，形成督查督辦工作的“網(wǎng)絡(luò)化”清單，有力地保障了督查督辦項目無遺漏、無死角。該清單力求“門門清”，事項內(nèi)容明確，責(zé)任主體明確，辦結(jié)時點明確，避免了督查督辦工作落實流于形式。同時，督查督辦的結(jié)果，可以通過系統(tǒng)詳實地統(tǒng)計展現(xiàn)。

3.2 微信功能

在督查督辦信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，同步開發(fā)了具有APP功能的微信公眾平臺，在工作時間外，辦公地點以外也可以進行項目操作。新建項目時，操作人員可根據(jù)工作性質(zhì)，自主設(shè)定限辦結(jié)的時間，實現(xiàn)到時預(yù)警、超時報警的功能，系統(tǒng)并分類記錄辦結(jié)情況，使得督查督辦事項完成情況有據(jù)可依。

3.2.1 操作功能及提醒功能

（1）操作功能：督查督辦微信平臺具備網(wǎng)上督查督辦系統(tǒng)操作功能；校領(lǐng)導(dǎo)在微信平臺點擊項目提醒，將自動鏈接網(wǎng)上督查督辦系統(tǒng)，可進行項目審定操作；輸入牽頭部門負(fù)責(zé)人名字可查看其全部在辦項目。

（2）督查督辦系統(tǒng)和微信平臺提醒功能：新增項目下達后，將同時在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺一對一提醒分管校領(lǐng)導(dǎo)、牽頭部門負(fù)責(zé)人；校領(lǐng)導(dǎo)對督辦項目提出要求后，將同時在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺提醒牽頭部門負(fù)責(zé)人、黨辦校辦主任（督查處處長）及督查督辦科科長；督辦部門提出督辦意見后，將同時在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺提醒牽頭部門負(fù)責(zé)人；牽頭部門項目情況匯報、辦結(jié)提交，將同時在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺提醒分管校領(lǐng)導(dǎo)；校領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)辦結(jié)或退回部門，將同時在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺提醒牽頭部門負(fù)責(zé)人、黨辦校辦主任（督查處處長）及督查督辦科。

3.2.2 督查督辦微信平臺頁面

督查督辦微信平臺頁面包括：個人中心：綁定督查督辦系統(tǒng)個人賬號；督辦系統(tǒng)：網(wǎng)上督查督辦系統(tǒng)手機操作頁面；公共信息：校辦主頁、天氣預(yù)報、意見反饋。見下圖。

督查督辦工作是促進高校科學(xué)發(fā)展、內(nèi)涵發(fā)展的重要保障。督查督辦信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了督查工作的針對性、權(quán)威性和實效性，提升了督查工作的服務(wù)質(zhì)量和科學(xué)化水平，有力地推動了學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，為高校領(lǐng)導(dǎo)者決策的制定、落實提供了詳實的過程管理依據(jù)，是加強高校內(nèi)部治理的重要手段。華東交通大學(xué)督查督辦系統(tǒng)運行以來，督查督辦工作實效明顯。一方面，系統(tǒng)實現(xiàn)了把督查工作從現(xiàn)實臺帳移到虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺，變督查督辦工作從被動轉(zhuǎn)為主動，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”。另一方面，系統(tǒng)將傳統(tǒng)督查督辦工作的臺帳借助互聯(lián)網(wǎng)+的力量，跨越了時空限制，從部門督查督辦轉(zhuǎn)為全員督查督辦，切實提高了督查督辦的效率。

參考文獻：

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