利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

岳勝男

摘 要：大數(shù)據(jù)時代人們對檔案數(shù)據(jù)資源的使用需求越來越多樣廣泛，優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代的檔案管理體系，科學(xué)配制檔案資源，形成完善的檔案管理工作體系，對于促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，滿足人民群眾使用需求有重要意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；數(shù)字化

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理還要更新檔案管理理念，提高檔案管理工作的服務(wù)意識，著力構(gòu)建完善的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作存在具體問題

1.1 管理人員問題

管理人員應(yīng)當(dāng)具有數(shù)據(jù)信息意識，大數(shù)據(jù)時代突顯檔案管理人員的信息水平較為低下，檔案管理人員不掌握科學(xué)化的檔案管理操作方法，不能有效的挖掘數(shù)字化信息資源，因此影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

1.2 檔案技術(shù)問題

檔案技術(shù)不過關(guān)，缺乏大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)字化處理設(shè)備，不具備優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)，因此影響了檔案管理工作效率。目前，基層單位的數(shù)字化檔案設(shè)備還有待完善，還要在大數(shù)據(jù)理念下加快檔案設(shè)備的更新力度。

2 大數(shù)據(jù)時代提升檔案管理質(zhì)量基本原則

2.1 依法治檔原則

提高大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作質(zhì)量，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的問題，應(yīng)當(dāng)貫徹依法治檔原則，不斷加快檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化進(jìn)程。首先，完善檔案管理工作模式，檔案科學(xué)的檔案管理工作體系，在全面加強檔案管理工作定位的基礎(chǔ)上，構(gòu)建新型的檔案管理工作格局，重點取消檔案管理的行政模式，圍繞著數(shù)字化檔案管理需要構(gòu)建業(yè)務(wù)模式。其次，科學(xué)設(shè)定檔案管理工作崗位，明確合理的數(shù)字化體系下的檔案管理工作分工，強調(diào)優(yōu)化崗位績效模式，發(fā)揮專業(yè)檔案管理人員價值。第三，完善檔案管理機制，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息的運行機制，做到專兼職合理分工，部門門密切配合，形成完善的檔案運行體系。

2.2 共享服務(wù)原則

提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，在大數(shù)據(jù)時代依靠檔案管理手段的創(chuàng)新提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，還要建立共享服務(wù)的檔案管理工作體系，提高檔案服務(wù)公眾水平。首先，建立檔案的實時服務(wù)體系，樹立檔案服務(wù)理念，把服務(wù)用戶作為檔案管理部門的重要使命，滿足公眾的檔案應(yīng)用價值。其次，完善檔案數(shù)據(jù)信息的共享渠道，構(gòu)建全面的檔案資源體系，合理開放檔案管理制度，盡量發(fā)揮檔案管理的數(shù)字化與文化教育功能，全面提高檔案的服務(wù)民生水平，為公眾提供便捷的檔案服務(wù)。第三，明確檔案管理工作使命，強調(diào)服務(wù)績效，重視依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案服務(wù)工作效率，解決傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作存在的效率低下問題。

2.3 主導(dǎo)聯(lián)動原則

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立服務(wù)聯(lián)動機制，由傳統(tǒng)的紙制檔案管理向信息化檔案管理的方向快速發(fā)展。首先，應(yīng)當(dāng)提高宏觀層面的檔案管理作用，注重完善檔案運轉(zhuǎn)機制，發(fā)揮具體檔案管理部門與用戶平臺建設(shè)作用。其次，開發(fā)微平臺，以現(xiàn)有的新媒體技術(shù)提高檔案運轉(zhuǎn)的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，著力滿足用戶的智能化微檔案運用需求。第三，解決典型與個性化問題，在完善運轉(zhuǎn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，著力提高數(shù)據(jù)個性化供給服務(wù)能力，不斷提高檔案管理質(zhì)量。

3 依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量策略

3.1 完善大數(shù)據(jù)檔案管理思維

更好的依托大數(shù)據(jù)提高檔案管理工作質(zhì)量，還要完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作思維，豐富大數(shù)據(jù)時代的檔案管理理念，全面提高大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作改革效率。首先，加速普及大數(shù)據(jù)的基本理念與工作方式，強調(diào)提高檔案管理人員的信息化意識，促進(jìn)檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作方法。其次，健全大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作隊伍，圍繞著檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作團隊，在完善數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，不斷保證檔案數(shù)字化項目在安全穩(wěn)定的環(huán)境下運行，全面優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)化管理工作制度，形成新的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。第三，進(jìn)一步調(diào)動基層員工的積極性，在依托檔案管理部門的基礎(chǔ)上，發(fā)揮基層檔案管理連帶責(zé)任部門的作用，形成完善的檔案數(shù)據(jù)供給機制，推動檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展，并且依托集體力量促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的全面創(chuàng)新。第四，重點圍繞著檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用與查詢進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，在建立智能化檢索平臺的基礎(chǔ)上滿足用戶檔案及時檢索需求，形成科學(xué)的檔案運行機制，確保檔案數(shù)字化管理高效運行。

3.2 創(chuàng)建大數(shù)據(jù)檔案管理機制

促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息管理機制的快速發(fā)展，還要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)信息管理機制，確保檔案數(shù)據(jù)運行環(huán)境的安全，提高數(shù)據(jù)信息檔案的運行效率，更好的實現(xiàn)數(shù)字信息的共享，從而不斷推動檔案數(shù)字信息改革的快速發(fā)展。在加強檔案管理平臺創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步整體檔案管理工作體系，發(fā)揮不同機構(gòu)的促進(jìn)作用，著力在技術(shù)保障的基礎(chǔ)上提高檔案數(shù)字化的力度。具體應(yīng)當(dāng)做到加強不同類型檔案之間的有效聯(lián)系和深度交流，針對不同來源、不同類型、不同管理模式檔案的有效分析，找到檔案數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)因素，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)交互系統(tǒng)。在滿足檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)性、綜合性發(fā)展的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的業(yè)務(wù)工作支持價值。在檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化發(fā)展的過程中明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的差異性，做到在具體辨析不同檔案業(yè)務(wù)差異的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的個性化水平，從而形成完善的檔案數(shù)據(jù)信息的管理、儲存、交互與共享原則，共建科學(xué)的檔案管理機制，為發(fā)揮數(shù)字化檔案的價值提供基礎(chǔ)條件，更好的形成檔案運動體系，促進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。

3.3 開發(fā)大數(shù)據(jù)檔案管理平臺

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理不僅要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化目標(biāo)，還要在有效存儲、分類的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案信息的智能化服務(wù)水平，開發(fā)可用于檔案自動上傳存儲、自動檢索校對、自動滿足用戶需求的智能化檔案管理平臺。檔案管理者只有圍繞著大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷進(jìn)行檔案管理手段的更新，才能提高檔案管理水平，不斷運用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)輔助提升檔案管理工作效率。具體來說構(gòu)建基于云平臺的檔案管理機制應(yīng)當(dāng)發(fā)揮分層管理的作用。首先，強化數(shù)據(jù)信息傳遞層與存儲層的管理能力，利用計算機構(gòu)建完善的數(shù)字檔案存儲機制，確保檔案可以實現(xiàn)多元化與多形式數(shù)據(jù)存儲。其次，加強對數(shù)據(jù)存儲層的管理與優(yōu)化，重點針對第一層數(shù)據(jù)信息進(jìn)行調(diào)節(jié)與監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)信息的運轉(zhuǎn)效率，加強對數(shù)據(jù)信息安全保障，解決數(shù)據(jù)冗余與數(shù)據(jù)全面性、準(zhǔn)確性不足問題。第三，根據(jù)用戶的個性化需求對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行開發(fā)，全面挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的新增價值，從而更好的發(fā)揮檔案數(shù)字化系統(tǒng)的信息檢索與服務(wù)供給優(yōu)勢。第四，提高檔案數(shù)據(jù)信息的靈活性，進(jìn)一步優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息管理機制，不斷完善和開發(fā)系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)平臺，在實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的高價值存儲同時，全面完善檔案數(shù)據(jù)信息的供給周期，延伸檔案服務(wù)鏈條，實現(xiàn)個性檔案化數(shù)據(jù)推送。

3.4 確保始終堅持?jǐn)?shù)字化方向

大數(shù)據(jù)時代提高檔案管理工作質(zhì)量，還要從根本上堅持?jǐn)?shù)字化的檔案管理方向，堅持由傳統(tǒng)的檔案管理向數(shù)據(jù)信息化的方向堅定不移的發(fā)展。在現(xiàn)有硬件條件水平下，貫徹大數(shù)據(jù)理念，不斷完善大數(shù)據(jù)時代的檔案發(fā)展計劃。首先，探索檔案數(shù)據(jù)信息化與智能化的改革方案，在傳統(tǒng)紙制檔案數(shù)據(jù)化存儲的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)分析與處理技術(shù)的更新及新技術(shù)引進(jìn)工作，做到檔案管理基礎(chǔ)工作向數(shù)字化方向的快速發(fā)展。其次，充分利用智能化的檔案管理技術(shù)，對已存在的數(shù)字檔案的狀態(tài)、服務(wù)模式、運轉(zhuǎn)機制等進(jìn)行智能化管理，提高檔案數(shù)據(jù)信息的跟蹤、存儲、優(yōu)化、監(jiān)管與統(tǒng)計分析能力，從而提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。第三，還要根據(jù)用戶的快速檢索需要，考慮用戶能否得到高價值的檔案信息，進(jìn)一步開發(fā)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，做到將數(shù)字化檔案與數(shù)據(jù)檢索技術(shù)相結(jié)合，提高檔案數(shù)據(jù)信息的綜合化管理水平，并且不斷提高數(shù)字化檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足人們對檔案數(shù)據(jù)個性化使用需求。

4 結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理制度，開發(fā)檔案管理工作系統(tǒng)，圍繞著數(shù)據(jù)共享的檔案使用需求，完善檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞運轉(zhuǎn)機制，著力優(yōu)化檔案個性化服務(wù)水平，滿足檔案管理建設(shè)的時代需要。

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