關于企業檔案收集若干問題的探討

杜俊英

隨著時代的發展，企業的經營和發展對檔案信息的依賴日益增大。做好檔案信息服務工作要依靠豐富的館藏檔案信息資源。在檔案管理流程中，收集是基礎，積極主動地做好檔案收集工作，以達到豐富館藏、突出特色，是擺在企業檔案工作者面前的重大課題。

1 企業檔案收集工作的現狀

就整體而言，收集不全是基層企業檔案工作中存在的一個突出問題，主要表現在以下幾個方面：

1.1 歸檔門類不全

企業檔案收集往往只注重文書檔案的收集，科技檔案和專門檔案相對比較少，如財務檔案、基建檔案、設備檔案多分布在各職能部門。對隨著科技發展和辦公自動化的形成產生的如照片、光盤、硬盤等新型載體檔案和實物檔案的收集歸檔工作也不夠重視。

1.2 歸檔文件不齊全、不完整

具體表現在：1）紅頭文件不齊全。許多職能部門起草的文件上報后，沒有將回復或批復的文件交到檔案室留存。現在的實行辦公OA系統后，有些電子文件沒有打印成紙質文件及時歸檔。2）“白頭文件”不齊全。在日常工作中會形成許多沒有紅頭的文件材料，如編發的簡報、調查報告、典型材料、統計報表、領導講話發言稿、會議紀要等，還有外出學習交流調研帶回的重要文件資料，沒有歸檔。這些文件材料對今后的工作查考有著不可替代的獨特作用，也應有所選擇地進行收集。

1.3 科技檔案收集不全

由于庫房面積有限或檔案人員配備不足，忽視科技檔案收集的現象比較普遍，也存在有的職能部門為了查找方便不愿把技術資料交給檔案室，甚至有的工作人員將技術資料留在自己手中不交給資料員，如果工作調動時沒有移交，就造成檔案流失。有的部門在基建施工或設備安裝中的圖紙更改和調試記錄、檢修記錄從不歸檔，造成檔案與實際情況不符。

1.4 檔案收集范圍窄

除了正常館藏管理范圍內檔案的收集，對以下類型的檔案則缺乏有效收集：1）突發事件檔案的收集；2）實物檔案的收集，如印章、獎章、獎杯、錦旗、題詞、紀念品等；3）重大活動檔案的收集。

2 影響企業檔案收集工作的因素

2.1 自上而下存檔意識比較薄弱

企業的檔案部門往往是無職無權的“軟”部門，有些單位領導檔案意識還很淡薄，沒有獨立的檔案部門，設在綜合辦公室，層層領導，導致檔案收集工作處于被動邊緣狀態。企業員工的檔案意識也很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在企業范圍內的征集工作。在企業規模不斷擴大、管理不斷升級的同時，檔案工作未能受到同等的重視，致使散存在企業內部的一些有價值的檔案資料未能及時的歸檔。

2.2 檔案管理制度不健全，使檔案收集工作失去支撐

檔案管理制度不健全，沒有建立歸檔制度，檔案收集范圍和相關要求不明確，造成檔案收集工作無規可依，無章可據。文書檔案還比較容易收集，但科技檔案就難以集中收集保管了。檔案的收集登記工作和交接工作很不規范，也會造成資料的損失。對于相關部門和相關人員該歸檔的材料不歸檔，私自保管或任其丟失等，也無從追責。

2.3 人員綜合素質不高是影響企業檔案收集工作的主觀原因

一是普遍缺乏從事檔案工作的專業人才，大多認為檔案工作就是保管工作，不需要多少專業知識，在選擇檔案人員時不注重專業背景。二是檔案員身兼數職，精力上無法專業搞檔案工作。三是通常檔案工作者本身抱著“不求有功，但求無過”的思想，工作中消極被動，致使檔案收集工作長期呈現一種落后狀態，征集檔案的廣度不夠，導致檔案資料流失。

3 加強基層檔案收集工作的對策

3.1 健全歸檔制度，確保歸檔材料齊全完整

建立、健全歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內容。明確綜合檔案室和各部門的歸檔范圍的差別：檔案室偏重永久和長期保管；各部門應結合部門職責收集整理，按規定將該歸檔文件資料按規定時間交檔案室。

歸檔時應注意：1）歸檔范圍必須明確完整，以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；2）加強文件管理。為了防止上級各主管部門直接下發到各業務部門有價值的文件材料散失，應由文書部門登記，流轉后應及時歸檔；到外面參加會議及交流調研的重要文件，也應歸檔。3）檔案部門要同業務部門、基層單位加強聯系，加強業務指導，有利于提高檔案人員素質和檔案管理質量，確保歸檔及時性和完整性。

3.2 提高人員素質，增強主動收集意識

長期以來，檔案管理人員的服務意識不強，使檔案收集工作處于一種很被動的局面，要改變這一現狀，必須全面提高檔案人員素質，加強檔案專業知識培訓，提高業務水平，更新觀念，擴展思路，激發內在的工作熱情和工作積極性，增強檔案收集的敏銳度和精確度，變被動為主動，讓人們感受到檔案的重要性，贏得領導和員工的信任和支持，檔案收集工作才能順利有序的開展。

3.3 加強宣傳教育，強化檔案意識

檔案部門要以各種方式宣傳檔案工作，尤其要向領導宣傳檔案工作國家及地方法規，引起領導對檔案工作的重視。同時加大對廣大員工的宣傳，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個部門，強化整個企業的檔案意識。檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態中走出去，宣傳、解釋檔案工作，通過提供利用、匯編資料等方式呈現檔案價值，贏得領導的支持，同時還要深入有關部門進行溝通和交流，從而使檔案收集工作經?；?、制度化。

3.4 創新收集手段，擴大檔案收集來源

為了適應企業發展的要求，檔案管理部門必須改革檔案接收和征集工作，構建優化的檔案建設網絡，加強對企業重大活動、重大事件、重大工程檔案的收集。打破傳統接收方式，拓寬收集渠道，多形式、多渠道將散存在企業內的重要檔案收集存檔，如采用定期或集中收集的方式征集檔案，同時提高接收檔案的質量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案、實物檔案的收集比例，實現收集檔案數量有較大增長，質量有較大提高，結構有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地，為企業的生產建設和發展提供完備的檔案信息服務。