文書檔案管理工作的幾點創新思考

摘 要：文書檔案管理工作對于一個單位來說非常重要，它真實的記錄了一個單位各項工作的具體情況和發展歷程，體現了一個單位的管理水平。尤其在新時期隨著各行業的快速發展和變革，文件收集和檔案管理工作對于一個單位的發展尤為重要。但是目前文書檔案管理工作中依然存在許多問題，使得檔案管理工作效率較低，影響了單位發展的腳步。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；創新

處于新時期，隨著單位的不斷發展，文件檔案數量日益劇增，檔案管理工作必須要一個較為完善的體系才能提高工作效率，保證工作質量。文書檔案屬于單位檔案體系的重要構成部分，文書檔案記錄著單位的發展歷程，是單位發展寶貴的資源庫。文書檔案記錄的工作能反映一個單位存在的問題，為其日后發展提供經驗。所以，各個部門都要重視文書檔案管理工作。處于知識經濟時代背景下，傳統的文書檔案管理工作已經不能滿足當前單位發展的需求，文書檔案管理工作需要不斷改革創新，才能朝著系統化、規范化、科學化的方向發展。

1 文書檔案管理工作在單位中的重要作用

文書檔案作為單位重要信息資源庫，其資料信息的精準程度和完整性影響到單位的管理水平和決策。所以，單位的管理階層要意識到文書檔案管理工作的重要性。

文書檔案完整地記錄了單位一系列的活動，比如單位的設立、變更以及注銷等等，它記錄了單位每個員工的信息以及單位的發展歷程，具有客觀性的特點，而且帶有法律性質，必要時這些原始的信息可以作為重要的憑據。

單位文書檔案和單位發展具有重要聯系。基層文書檔案能補充本單位檔案所不能記錄的一些更為詳細的情況，屬于單位檔案的重要構成部分。單位檔案信息較為全面完整，可以有效的補充單位檔案中存在的紕漏。

文書檔案管理工作能夠為本單位提供較為全面的服務。文書檔案的信息記錄了單位各方面的情況，能夠較好的反應當前各灌區的發展情況，也能為單位以后的發展提供較為完善的信息服務功能。

2 目前文書檔案管理工作中存在的普遍問題

對于文書檔案管理沒有明確、規范的管理機制。當前大多數單位文書檔案管理工作不規范，沒有明確的管理方向。例如檔案標號不規范，標題不規范等等。出現這種現狀的主要原因就是缺乏科學合理的管理機制和嚴格的監督制度。

文書檔案的查閱效率較低。隨著科技的快速發展，互聯網信息時代已經全面到來。但是在新社會背景下大多數文書檔案查閱工作依然較為傳統、落后，采用傳統的查閱方法，沒有實現自動化的辦公模式。雖然一些單位的文書檔案管理工作人員摸索出了不同類型的查閱方法，能提高查閱速度，但是隨著檔案數量的劇增，使得查閱效率依然較低。

文書檔案管理工作人員的整體素養有待提高。處于知識經濟時代背景下，科技迅猛發展，各單位對于文書檔案管理工作的要求也在不斷提高，文書檔案管理工作人員只有具備較高的素養才能勝任此項工作。但是當前，我國多數單位的文書檔案管理工作人員的文化程度和專業素養不符合時代發展的需求。處于信息化和科技化的社會環境中，大多數文書檔案管理工作人員居然不能熟練使用電腦，缺少基本的電腦知識和操作技能。同時單位對于文書檔案管理方面進行研發的人才較少，致使單位的文書檔案管理工作質量處于落后現象。

3 文書檔案管理工作創新之路

3.1 構建完善的管理制度

目前單位的文書檔案管理工作缺乏完善的管理體系，導致檔案管理工作散漫、沒有明確的目標，這是影響文書檔案管理工作的重要原因之一。另外領導階層對于文書檔案管理工作也沒有系統的認識，致使文書檔案管理工作難以順利開展。所以，做好文書檔案管理工作的首先任務就是建立完善的管理制度。新制度需要建立在原有制度的基礎之上，根據當前的市場經濟狀況進行創新改革。單位文書檔案管理制度創新需要在符合相關政策和規定的基礎上，構建一套符合單位發展的文書檔案管理體系，這個體系要全面，既有要求、結構、具體內容，也有完善合理的領導機制，表明每個職位的具體責任。合理完善的管理制度制定好之后需要有相應的監督體系去嚴格監督，保證每項制度都落到實處，加大執行力度。單位領導人員可以對于文書檔案管理工作定期進行考核評定，進而提高文書檔案管理工作的水平和質量。

3.2 構建網絡化的文書檔案管理模式

以往傳統的檔案管理是依靠手工進行，這種管理模式較為落后，工作效率低，容易出錯，不適合新形勢下社會主義市場經濟發展的需求，所以必須提高文書檔案管理工作的效率，加大信息化和互聯網技術在文書檔案管理工作中的運用。網絡信息技術的快速發展為文書檔案管理的信息化進程提供了強有力的技術支撐，通過計算機技術和互聯網絡技術發展的基礎上，電子文件的生成、使用和銷毀等環節都可以使用網絡進行，這就大大提高了文書檔案管理工作的效率，構建了新型的檔案管理方法，降低工作成本，提高工作效率，減輕職工負擔，優化資源配置。目前單位為了促使文書檔案管理工作效率快速提升，推進文書檔案管理的信息化和網絡化進程，2010年在局、處對檔案管理的規范中要求，重新對所有文書檔案進行電子目錄輸入，通過計算機網絡查詢需要的文件，為查詢提供了快速、便捷的服務。

3.3 培育一支新時代高質量的文書檔案管理隊伍

不論何時，任何一個單位競爭力的核心都是人才的競爭，對于文書檔案管理工作也一樣。所以，單位領導者應該重視文書檔案管理人才的培養，加大此項工作人才隊伍的建設力度，為單位文書檔案管理工作提供堅實的后盾。隨著灌區的快速發展，互聯網的普及，單位已經實現信息化、自動化管理模式，文書檔案管理工作顯的尤為重要，但是大多數單位都缺少專業的文書檔案管理人才，尤其是機關單位內部文書檔案管理工作對工作人員的專業技能要求較高，單位在用人方面一定要挑選具有資質合適的專業人才。對于單位現有的文書檔案管理工作人員，單位要定期對其進行培訓，鼓勵相關工作人員積極學習，提高他們的專業素養，才能提高單位文書檔案管理工作的整體水平。對于在文書檔案崗位工作的不合格人員要及時調整，保證文書檔案管理的水平和管理人員的整體素養符合本單位對于文書檔案管理工作的需要。

3.4 充分開發文書檔案管理資源，提高檔案管理的利用程度

隨著水利體制的改變，因此，要加強文書檔案管理工作和本單位之間的聯系，深化檔案管理工作的服務程度，堅持以服務科室，服務基層，服務單位為主，把檔案管理的服務性作為文書檔案管理工作的核心。新形勢下水利行業取得了較大的發展，人們對于文書檔案的認識也越來越深，單位需要使用文書檔案中記錄的信息進行深入的探究和開發，這種情況下可以加強文書檔案資料的價值，積極的為灌區服務。

綜上所敘述，文書檔案管理工作作為單位管理工作的重要組成部分，對單位未來發展至關重要。文書檔案管理工作屬于一項系統且復雜的工作，具有較高的業務性，尤其是灌區單位的文書檔案管理工作挑戰性較強，做好文書檔案管理工作是當前水利單位的主要任務。因此，各單位的領導階層一定要意識到文書檔案管理工作的重要性，不斷對此項工作進行改革創新，提高文書檔案管理的使用效果，促使文書檔案管理工作實現系統、規范、科學的管理模式，才能提高文書檔案管理工作水平和質量，為水利事業發展提供強有力的保障。

參考文獻

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作者簡介

馬小英（1978-），女，大專，陜西省延安市吳起縣，館員，研究方向：檔案管理。