新形勢下海洋監測檔案信息化管理的研究與探討

石巖

摘 要：隨著海洋事業的不斷發展，海洋監測檔案管理水平的高低直接影響著海洋事業的發展，海洋監測檔案彰顯著越來越重要的作用，隨著信息化建設的不斷推進，對海洋監測檔案工作提出了更為嚴格的要求。新形勢下加強海洋監測檔案信息化管理的分析和研究，成為一項重要的研究課題。

關鍵詞：海洋監測檔案；信息化；研究；措施

隨著現代化信息技術的不斷發展，信息化技術被應用到檔案管理工作中，更好的實現了資源共享、信息資料自動化查取。海洋監測檔案指的是在海洋調查、觀測、監測活動中形成的，具有保存價值各種形式的歷史記錄。本文對新形勢下加強海洋監測檔案信息化管理進行了分析探討。

1 海洋監測檔案管理在海洋部門發展中的作用

海洋監測檔案作為記錄海洋工作的歷史資料，在海洋事業發展中日漸豐富，對海洋事業發展具有重要的檔案作用和歷史保存價值，還具有一定的宣傳教育、參考作用。海洋監測檔案管理的水平一定程度上反映了一個單位管理者的能力和水平。海洋監測檔案是海洋事業科學決策的有效參考。海洋監測檔案全面記錄了海洋相關工作的點滴，是對海洋事業歷史面貌的真實呈現，在海洋事業發展中意義至關重要。通過對海洋監測檔案的分析研判，為海洋事業發展的各項決策提供重要的參考依據，使海洋發展的決策更加科學合理，促進海洋事業的健康發展。海洋監測檔案的形成凝聚著記錄人員和檔案管理人員的辛苦勞動，作為海洋單位監測工作的真實記錄，記錄著海洋相關工作，可以通過海洋監測檔案來調取查閱相關資料，通過對檔案資料進行分析和綜合判斷，指導和推進海洋事業中監測工作的順利開展。

2 海洋監測檔案管理存在的問題

1）檔案管理水平有待提高。海洋監測檔案工作是一項長期、復雜而艱巨的工作，具有一定連續性，管理人員必須具備一定的檔案管理的專業知識。實際工作中有的基層單位領導檔案意識淡漠，不夠重視海洋監測檔案管理工作，雖然明確了專人負責，但檔案管理制度還不健全，缺少科學合理的檔案管理工作流程與標準。另外，當前基層單位缺乏專業化、信息化的海洋監測檔案人才，系統的人才技能和專業知識培訓制度有的還沒有建立，有的雖然建立了，但執行的還不夠好，影響了海洋監測檔案管理水平的提升。

2）海洋監測檔案管理人員與專業化水平還有一定差距。海洋監測檔案管理工作要求管理人員必須具備一定的管理技能和業務技能，對海洋監測檔案方面的專業知識要有深入的了解。但目前傳統的管理方式已經與新形勢下的海洋監測檔案管理工作需求不相適應，管理效率和效果較低。另外，單位領導和管理人員對檔案管理工作重要性認識不足，認為海洋監測檔案的管理只要不發生資料丟失、文件泄密，能提供檔案查閱就行，管理方式比較單一，管理維持在基本的保管、整理以及收集狀態下，海洋監測檔案資源的開發利用價值不大，很難發揮其真正的社會效益和經濟效益。

3）海洋監測檔案管理方式創新不夠。當前海洋單位的檔案信息管理工作任務越來越重，隨著互聯網技術發展，海洋監測檔案的管理方法越來越豐富。但一些海洋單位檔案管理創新不夠，依然是傳統檔案管理方式，一些相對重要的檔案信息沒有分類整理，檔案分類裝訂與歸檔執行不到位，檔案管理工作的信息化應用不夠，許多監測檔案資源得不到有效整理與應用。有的海洋基層單位對檔案的管理處于基本的保管、整理和收集狀態，管理方式比較單一，檔案管理一直處于被動儲存保管，監測檔案資源很難發揮其真正的作用。

4）海洋監測檔案信息化建設滯后。有的基層單位海洋監測檔案管理現代設備應用不多，現代化的硬件設備和先進的軟件設施更新不及時，特別是現代電子設備的利用率不高，一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理，利用計算機進行組卷、編目、分類、統計分析和管理還較為滯后，致使檔案管理工作的效率不高。

3 實現海洋監測檔案管理信息化建設的重要性

1）檔案管理的效率提高。海洋監測檔案管理信息化運用先進的計算機技術對檔案進行管理，將海洋監測檔案信息與原始檔案資料分離開來。傳統人工檔案管理，資料收集難以保證完整性，分類和統計方面很難做到準確無誤，資料查找緩慢，信息資源難以高效共享。信息技術的應用，借助計算機軟件進行檔案管理，有效整合了檔案資源，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱十分快捷，加快了查找速度，提高了資源共享率，檔案管理效率得以提高。

2）保存的穩定性提升。海洋監測傳統的紙質檔案資料耐久性差，受檔案保存環境影響大。信息化建設使海洋監測檔案采用電子文件形式，存取、讀取方便快捷，通過計算機網絡技術管理文件，可以直接通過網絡傳遞，保證了文件傳遞的安全性和及時性，儲存時間長，穩定性強。

4 海洋監測檔案信息化的建議與對策

1）建立完善海洋監測檔案管理工作制度。要建立切實可行的海洋監測檔案管理制度，做到有章可循，有法可依，嚴格執行規章制度，合理有效地利用開發檔案資源。加大檔案管理工作的資金投入，從檔案形成到歸檔全程，海洋單位檔案管理人員要根據檔案管理要求和規范標準，制定科學的檔案管理規劃，促進管理的科學性。搜集材料要認真核實，科學有效整理，確保信息搜集的準確性。歸檔環節檔案統一分類編號，并注重安全性，防止信息外漏。。

2）加強海洋監測檔案的信息化和標準化管理。海洋監測檔案管理要按照“標準統一、上下一致”的原則，創建科學的信息化檔案管理系統，進行科學的密級分類，按照相應規章制度對檔案進行分類、歸檔。雙重備份檔案文檔版與電子版，采用機讀模式管理檢索式文檔，確保檔案保管完整安全，方便查找和歸檔。普通文檔建立檢索系統要建立時間、文檔名稱、經手人或關鍵人姓名、文檔存放地點等關鍵條目，方便針對性地進行查找借閱；重要文檔檢索系統除紙質原始文件，還要建立電子備份文件，避免因意外造成電腦信息缺失或泄密情況。

3）加強檔案信息化管理。進行海洋監測檔案管理的目的是通過記錄、保存檔案資料，提高檔案資源的利用率。隨著信息化技術的發展，把信息化技術融入到海洋監測檔案工作管理中，能有效提高管理質量和管理的工作效率。要加大信息設備投入，采購必備的硬件與軟件，應用網絡與計算機開展檔案管理，有效融合辦公自動化系統和檔案信息化建設，利用計算機與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，使用先進的計算機設備和信息管理軟件，提高海洋監測檔案管理的電子化水平，做到信息的準確傳遞和合理應用。同時，要加強信息安全建設，運用網管技術加強保密工作，保證檔案安全性。

4）提高海洋監測檔案管理人員素質。海洋監測檔案管理工作人員應有強烈的保密意識，明確自己職責所在，掌握科學的檔案管理方法，遵循保密制度。要加快檔案管理人才的培養和引進，引進具有檔案管理專業知識、具有較強專業技能和良好職業道德素質的人才加入檔案管理隊伍。海洋部門要加強對海洋監測檔案管理人員的專業技術培訓，確保檔案管理人員業務水平、專業知識及職業道德素質全面提升，為海洋事業提供優質的服務。海洋監測檔案管理人員培訓學習的同時，要加強業務知識的更新，及時掌握檔案工作的各項流程和基本要求，創新方法和手段，加強檔案管理工作，提升檔案管理工作質量和水平。

5 結語

隨著電子信息技術的發展，傳統的海洋監測檔案管理工作已經與信息化社會需求不相適應，檔案管理要對照信息化的高標準要求，從管理方式和制度上不斷創新，不斷改進和完善，將信息化成果應用到海洋監測檔案管理中，推動檔案管理工作的快捷和高效，為海洋監測檔案工作的可持續發展奠定基礎。

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