基于大數據時代下的電子檔案管理探析

摘 要：在現如今這個我國信息技術等方面高速發展的背景下，社會大數據時代已經到來，各類數據的增長達到了井噴的程度，同時各類數據的復雜程度也同樣令人震驚。人、物、網絡三者之間已經高度融合。在互聯網中不同節點的人們在使用過程中對數據的共享處理等，享用著極大的便利。本文將以大數據時代作為環境背景，針對電子檔案的管理進行論述，以檔案管理風險問題、電子檔案建立流程、管理部門協作三個方面作為切入點，對大數據時代背景下的電子檔案管理進行具體分析。

關鍵詞：大數據；電子檔案管理；具體措施

大數據，顧名思義，就是大量的資料匯集，是一筆不可忽視的信息財富。對大數據進行整理分析，能夠為某些決策計劃起到可靠的借鑒作用。其主要特點為多樣、高效和海量。在對大數據進行分析的過程中，首先要根據所需的信息找到切入點，從而進行定向的深入挖掘。對挖掘結果進行整理，以得到具有借鑒作用的結論。由此得來的分析結果能夠幫助人們分析相似事件的未來走勢，進行有預見性的決策。這樣做不僅能夠節省成本，同時減少了事件出現事故的幾率。而電子檔案，則是通過現代化的信息手段將某些信息轉化為電子數字信息并進行存儲，其信息載體可以是磁帶、磁盤和光盤等。通過借助計算機等數字化設備對此類信息進行整理、分析和處理。經過處理后的數字化信息可以通過互聯網進行復制傳播，為人們的日常生活提供了極大的便利。

1 大數據概述

所謂大數據，就是指通過多元化形式從各類來源搜集來的龐大數據組，此類數據往往具有極高的實時性。舉一個很簡單的例子，在企業內部的大數據庫中，這些數據可能來自于社交網絡、電子商務網站、顧客來訪紀錄，還有許多其他來源。大數據的特色在于對海量數據的整理分析，但這種運算形式必須依托于龐大計算力的云計算處理、分布式數據庫、云存儲和虛擬化技術。這種數據模式將會在未來有著極大的發展前景。根據美國互聯網數據中心提供的數據，未來在互聯網上的流通數據每年將增長近50%左右，同時，現如今互聯網上90%以上的數據是近幾年互聯網發展階段才產生的。同時，大數據中所存在的數據又并非僅指人們在互聯網上流通的信息，在一些廣泛使用的工業設備上同樣有很多的數據傳感設備，即時度量和記錄設備所對應測量的一些數據，在此過程中同樣產生了海量的信息。大數據的生成是在人類日益普及使用的網絡行為所產生的，其中包含著數據生產者在日常生活中的一些行為，而并非人們口中傳統意義上的數據，通過數據產生者在日常活動中產生的數據，以推論出其喜好，活動規律等信息，對一些企業對消費者做出有針對性的決策具有很大的幫助。隨著網絡技術的發展，信息大數據的時代已經到來，這種改變將會在眾多領域引起巨大的改革。但在這過程中同樣要冷靜地認識到，大數據技術的核心在于發掘龐大數據中的隱藏價值，而不是單純數據的堆積。因此，針對不同領域的大數據，要能夠有針對性的對其進行深入發掘，以得到有價值的信息。筆者相信，在現如今網絡技術的不斷發展下，根據不同行業的不同需求，對大數據進行定向深入發掘，以得到更多有價值的信息，促進我國大數據行業的高速發展。

2 大數據時代下電子檔案管理措施

2.1 做好電子檔案風險管理

在電子檔案信息處理過程中最為重要的一項內容就是對電子檔案信息安全性的保障。在電子檔案的儲存過程中對數字設備的依賴性極大，而在眼下受技術發展水平的限制，任何一臺計算機能夠儲存的信息量都是有上限的，一旦儲存設備出現問題，很多時候對檔案信息的破壞是不可逆轉的。所以電子檔案的存儲環境實際上存在一定的不穩定性，這就導致有時候電子檔案數據的真實性、完整性等方面都可能受到一定的影響。在此前提下，對電子檔案風險管理是十分重要的。而要做好檔案風險管理，建立有效的風險預防體系是很有幫助的。該體系主要由兩個部分組成，第一個部分即為風險前體系。該體系的主要作用是在電子檔案保存前期，降低或者扼殺某些風險問題出現的可能。該體系主要由三個部分構成，分別是風險識別、風險評估和風險預防。這三個部分中，風險識別的作用是在電子檔案整合的過程中對各個環節中存在的一些風險進行分析。同時，根據電子檔案的自身特點分析出潛在的風險問題，并對其進行評估和歸類。風險評估是在對風險數據進行分析整理后，預測風險問題的發生幾率。而風險防范則是在風險分析的基礎上制定相應的對策，做出應急預案。其目的就是在電子檔案保存過程中出現風險問題時，做出及時且有效的應對，使電子檔案的真實性得到保障。第二個部分就是風險后體系。這種體系的作用在于風險發生后對其及時進行補救修復，使損失降到最低。此體系的作用基礎就在于在風險前體系的風險預防階段做出一些應急預案。在風險應對體系中，這兩個部分都是必不可少的。

2.2 電子檔案管理過程

就以往傳統的紙質文件來說，由其生成到保存再到銷毀過程中，一般以文件歸檔作為界點，在文檔歸檔前，其安全問題主要由生成部門負責，而在文件歸檔后，則由管理部門負責。這種管理模式并不利于文件保存。而在電子信息環境下，這種保存過程得到了極大的縮減，首先是數據化處理，其次易于更改，容易保存和傳播。但在當下的網絡條件下，在檔案管理的過程中仍舊存在著很多問題，主要體現在其管理過程中。在電子文檔管理過程中往往還是按照傳統的檔案管理方法進行文檔管理，信息化技術的優越性沒能得到更好的利用。同時，某些信息管理人員對電子檔案的管理過程不夠重視，工作中的隨意性強。因為這種情況，電子檔案的數據容易損壞，其管理過程也容易出現問題。在當前大數據背景下，在電子文檔管理過程中要充分利用信息技術，對其管理流也要不斷進行完善。同時，電子文檔與紙質文檔一樣，也有其生命周期，從文檔的生成到其銷毀同樣是一個周期。在該周期當中，其價值形態和應用功能都會有這一定程度上的改變。舉一個很簡單的例子，如果有一份有關某工程的施工數據的電子檔案，在工程施工時期，這份檔案可以被當作商業機密作為保護處理，而在工程竣工并且投入使用以后，那么這份檔案僅僅只能作為在建筑保養維修過程當中的具有一定參考價值的參考資料罷了。這也正是筆者所說因為時間周期變化導致檔案文件出現價值變化的體現。所以在此過程中，一定要應用信息化技術的優越性對文檔管理進行優化，針對文件自身的性質、功能及其應用價值進行分類管理。同時要向檔案管理人員強調文件管理的重要性，確保在管理過程中不會出現安全風險問題。同時，政府部門還需要加強對檔案管理工作的重視程度，使檔案管理工作能夠安全、有效的展開。

2.3 電子檔案管理過程中建立部門合作機制

在文件檔案管理過程中，其往往會涉及到很多的數據生產部門，而很多風險問題的出現往往都是出現在不同部門溝通過程中。所以一定要對該過程進行優化，具體體現在加強不同部門之間的溝通和交流。舉一個很簡單的例子，在檔案管理過程當中，所涉及到的往往有四個部門：檔案收集部門、檔案管理部門、檔案流通部門和檔案銷毀部門，在這四個部門進行工作的過程當中，因為缺乏協調性的問題，可能會導致在其進行協同工作的過程當中出現溝通不暢的問題，導致對檔案管理工作帶來問題。在我國一些企業因為其自身管理結構的原因，很多時候部門之間協調性較差。在檔案流通過程中也會受到一定的影響。在當前大數據時代背景下，電子檔案的主要流通工作主要集中在數據收集部門、信息技術部門、檔案管理部門等方面。在電子文檔管理過程中一定要提高這幾個部門之間的溝通合作，以優化其管理措施。至于具體做法，筆者認為可以單獨設置一個獨立的效績考核部門進行解決。在檔案流通管理的過程當中，每一個檔案管理的相關部門都需要定期對效績考核部門遞交一份工作報告，報告的具體內容主要包含有該部門在該時間段內所處理的檔案文件數和具體的文件流向去向等內容。在工作報告經效績考核部門整合審查以后，將該工作報告交由其他幾個部門進行傳閱，保證其進行工作核對任務。這樣做雖然可能會增加在檔案管理過程中的一些額外支出或者是增加一些工作量，但這種做法能夠有效地降低在檔案文件流通管理的過程當中出現問題的可能性，同時將文件交由不同部門審閱的做法不僅有助于其進行檔案管理核對工作，同時還能夠幫助不同部門更加深入地了解到其他部門的具體工作內容，有助于不同部門加深工作聯系。

2.4 建立電子檔案管理大數據庫

在電子檔案的管理過程當中，很多時候安全問題的出現并不是出現在同一體制下的檔案流通過程當中，更多的，是出現在不同工作體系之間的檔案流通過程當中。在該過程當中，由于是處在不同工作體系下，所以其對待電子檔案的處理方案上可能存在一些不同，同時也有可能在文件流通對接工作中出現對接不當的問題，導致文件在該過程當中出現丟失、損壞等等的情況。針對這一情況，筆者認為應該建立起一個電子檔案管理的大數據庫來解決這一問題。主要做法就是先建立起一個統一化的文件管理數據庫，將一些主要工作體系都能夠囊括在內，在其進行文件入檔管理的同時，都向該數據庫上傳一份備份數據進行儲存。這樣的話，即使文件在流通過程當中出現損壞、丟失等情況，在該數據庫中也有相應備份。同時這種云數據庫也有利于電子檔案在不同體系當中的流通，在檔案轉移的過程當中，并不需要當事人參與到其中，僅僅需要檔案接收單位從該數據庫中將檔案文件進行下載即可，大大降低出現問題的機率。

3 結束語

在當前大數據背景下，將檔案管理向電子化方向轉化是不可避免的，但網絡是一把雙刃劍，在不斷發展的同時在現階段依然還存在著一些問題，因此，需要提高檔案管理工作人員的綜合素質、完善檔案管理中的信息安全監管制度，同時還需要不斷的引入新技術到檔案管理中。只有這樣才能夠有效的提高檔案管理工作，并使其順應時代的進步。在電子文檔管理過程中，一定要協調好相關部門之間的交流信息，確保其管理過程電子化能夠切合時代發展，實現電子檔案優秀管理。

參考文獻

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（6）：48-50.

[2]張淑芳.淺議“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢[J].檔案管理，2013（6）：54-55.

[3]張建銘.大數據時代下的檔案管理方式變革分析[J].蘭臺世界，2014（s3）：150-151.

[4]鐘靜.探析大數據時代背景下的檔案管理[J].蘭臺世界，2014（s3）：23-24.

作者簡介

劉麗艷（1989-），女，漢族，河北，本科，檔案館員，中山市蘭臺檔案事務咨詢服務有限公司，研究方向：檔案管理。