通過品管圈活動(dòng)加強(qiáng)檔案管理工作初探

劉小華

【摘要】因?yàn)轶w制等原因，檔案系統(tǒng)的用人機(jī)制略顯滯后，一直無法體現(xiàn)出應(yīng)有的生機(jī)活力，而通過品管圈（QCC）方式實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的精誠合作，可以提高檔案管理的工作效率。

【關(guān)鍵詞】品管圈（QCC）；全體合作；工作效率

一、品管圈（QCC）的源起

品管圈的概念始于美國，于1950年出現(xiàn)于Deming教授的統(tǒng)計(jì)方法課程中，后來又于1954年出現(xiàn)Juran教授的質(zhì)量管理課程。而品管圈活動(dòng)則由日本的石川馨博士創(chuàng)立于1962年，時(shí)稱“質(zhì)量管理小組”。品管部在美國屬于大部門，成員之中包括品管工程師、信度工程師以及各領(lǐng)域的專家等等；而在日本，則不僅僅是訓(xùn)練工程師與主管，更重要的是按計(jì)劃提高生產(chǎn)力。

近年來，我國企事業(yè)單位也開始試行品管圈管理，并且有了一定的影響力。檔案系統(tǒng)品管圈（QCC）的建立，相信能為本系統(tǒng)工作效率的提高創(chuàng)造條件。

二、品管圈活動(dòng)對檔案管理工作的意義

要在檔案領(lǐng)域成立品管圈（QCC），通俗地說，就是由相同的或者相近的，在工作中有互補(bǔ)功能的檔案管理人員之間自發(fā)組成的具有互助和互補(bǔ)功能的小團(tuán)體，現(xiàn)在多稱為QC小組，在這個(gè)非由制度約束的團(tuán)隊(duì)中，最注重團(tuán)隊(duì)的合作意識，在一方遇到困難時(shí)，大家會(huì)集思廣益，按照一定的方式來解決所發(fā)生的所有問題，最終的目標(biāo)就在于提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率。

三、品管圈活動(dòng)在檔案管理工作中的實(shí)施方法

（一）要正確組建品管圈。具體可以分為如下幾點(diǎn)：首先，要根據(jù)檔案部門的工作性質(zhì)以及關(guān)聯(lián)是否緊密等因素來進(jìn)行組圈。第二，要經(jīng)全體成員舉手表決的形式，選出有組織和協(xié)調(diào)能力且業(yè)務(wù)水平較高的圈長。第三，剛上任的圈長要主持圈會(huì)，明確每個(gè)人的具體分工。第四，要集思廣益，由大家共同設(shè)計(jì)出圈名，并確定圈徽（LOGO）以及對外宣傳時(shí)的口號等。第五，要有工作的目標(biāo)，平時(shí)工作的目標(biāo)值要量化。但目標(biāo)不能太多，也不能太高，要有挑戰(zhàn)性，但必須得有可行性。第六，要申請注冊登記備案。

（二）要制定活動(dòng)的主題并有可操作的計(jì)劃。首先，檔案系統(tǒng)的每一個(gè)品管圈活動(dòng)都要有主題，大家要圍繞主題進(jìn)行，并且每個(gè)人要結(jié)合檔案工作的目標(biāo)，針對管理、成本、效率等各個(gè)方面，每人提出不同的問題。第二，要制定活動(dòng)的周期、截止時(shí)間，指定記錄者和方式。第三，圈會(huì)活動(dòng)結(jié)束后，每個(gè)人都要按照商定的職責(zé)收集數(shù)據(jù)，要保證數(shù)據(jù)真實(shí)，嚴(yán)禁造假。

（三）對促進(jìn)檔案工作的品圈會(huì)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和整理。此過程有幾點(diǎn)是需要注意的：第一，品管圈會(huì)收集到的對促進(jìn)檔案工作產(chǎn)生的待解點(diǎn)，大家要共同商討解決方法。第二，要針對圈會(huì)的查檢表中出現(xiàn)的問題進(jìn)行補(bǔ)充和修改，使所有的數(shù)據(jù)都順利收集。第三，對于重要的原因，成員要集體研究分析并提出對策。

（四）品圈會(huì)要制定對檔案工作有利的對策。第一，根據(jù)品圈會(huì)分析研究得出的結(jié)果，按分工將對策進(jìn)行詳細(xì)討論，除了責(zé)任人的構(gòu)想之外，汲取大家的想法。第二，根據(jù)討論由圈員整理成具體可實(shí)施的詳細(xì)方案和改善構(gòu)想，要包括具體的步驟以及目標(biāo)，注明負(fù)責(zé)人和提案人。第三，圈長將對策實(shí)施計(jì)劃報(bào)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

（五）效果總結(jié)及確認(rèn)。第一，對每個(gè)對策實(shí)施的單獨(dú)效果，要通過合理化建議管理程序來驗(yàn)證，由圈長總結(jié)并編制成報(bào)告，進(jìn)行效果的確認(rèn)。第二，對于無效的對策，需要開圈會(huì)決定取消或是重新提出對策。第三，總體的效果，需要根據(jù)已實(shí)施改善對策的數(shù)據(jù)，以QCC工具（總推移圖及層別推移圖）進(jìn)行判斷。第四，圈會(huì)后，應(yīng)該及時(shí)把總推移圖貼到現(xiàn)場，并把每天的實(shí)績顯示到推移圖上。第五，為使對策效果能長期維持并且保持穩(wěn)定性，標(biāo)準(zhǔn)化是必要的步驟，要把品管圈有效策略納入檔案管理部門標(biāo)準(zhǔn)化體系中。第六，要計(jì)算各種有形成果，并相應(yīng)地?fù)Q算成金額。同時(shí)，要制作成果比較圖表，列出各圈員在圈會(huì)中所獲得的無形成果，并體現(xiàn)出改善前后的比較，最好以雷達(dá)圖方式表示。第七，對《成果報(bào)告書》進(jìn)行補(bǔ)充后定稿，并進(jìn)行討論交流。

四、品管圈活動(dòng)在檔案管理工作中的不足

（一）檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對品管圈活動(dòng)的重視不夠。因?yàn)槠饭苋顒?dòng)在我國屬新生事物，還未引起檔案部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，甚至很多領(lǐng)導(dǎo)還不了解品管圈活動(dòng)，所以缺少引導(dǎo)全體檔案系統(tǒng)員工參與品管圈活動(dòng)的意識。品管圈源于基層，它是單位基層從事勞動(dòng)的員工，圍繞單位的方針目標(biāo)或現(xiàn)場存在的問題而組織起來開展活動(dòng)的組織，要想動(dòng)員員工積極投入到品管圈活動(dòng)中，必須讓檔案系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視品管圈活動(dòng)，注重質(zhì)量管理，品管圈活動(dòng)才會(huì)順利展開。

（二）檔案系統(tǒng)應(yīng)該加大培訓(xùn)力度。檔案系統(tǒng)應(yīng)加大工作崗位的培訓(xùn)力度，以此來保證品管圈活動(dòng)的技術(shù)含量。眾所周知，檔案管理的質(zhì)量往往體現(xiàn)著檔案系統(tǒng)員工的素質(zhì)，檔案工作是服務(wù)性的行業(yè)，對員工的崗位教育是必須的工作。落實(shí)檔案管理人員再教育是檔案系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，只有加強(qiáng)對系統(tǒng)內(nèi)員工的教育，保證檔案管理事業(yè)的良性循環(huán)，才能增加品管圈活動(dòng)的技術(shù)含量。

（三）要加大檔案系統(tǒng)品管圈活動(dòng)的財(cái)政投入。品管圈活動(dòng)成果能給檔案管理工作帶來效益，檔案系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該給予品管圈活動(dòng)參與人員精神或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員勞動(dòng)積極性，并形成良性的循環(huán)，創(chuàng)造出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。endprint