檔案管理工作規范化的分析與探討

李冬敏

【摘要】檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。本文就檔案管理工作的規范化進行分析與探討。

【關鍵詞】檔案工作；標準化管理；規范化標準；處理工作；基礎工作

檔案工作是提高政府機關部門工作效率的核心，是保證部門工作中經濟效益的主要手段和措施。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在檔案工作管理和控制的過程中，搞好硬件設施是檔案管理工作中的主要手段和措施，是提高其管理質量的關鍵。因此在管理的過程中文檔的管理和整理是管理的重點，是發展過程中提高相應管理手段的關鍵。

一、提高檔案工作人員的專業技能和素質

提高機關檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。機關檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

二、建立完善的檔案管理制度是規范化、標準化的前提

檔案管理是一項繁雜而又枯燥的工作流程，而且管理人員素質和管理制度的不夠完善，加之檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要通過結合當前先進的管理理念和實際經驗進行分析，結合實際情況制定出相關的管理手段和管理措施。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。

三、“以我為主”立卷歸檔是規范化、標準化的關鍵

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：

（一）要準確把握文件立卷歸檔的時效性。完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

（二）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（三）在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

四、加強對聲像檔案的保護是規范化、標準化的重要任務

聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會及辦公條件的改善，在機關工作和各類業務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準確。所以這就要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

五、文書檔案管理要注重創新、提高檔案現代化水平

墨守成規是不能使文書檔案管理工作進步和完善的，改革發展和信息化使文書檔案工作面臨新的機遇，所以應抓住機遇力求創新，文書檔案信息化建設，是適應當前信息化發展和檔案管理現代化的必由之路，機關檔案管理工作應當抓住這個機遇，大力推進?？稍谝韵聨追矫鎰撔拢?.機制創新，建立主動參與機制、自我營銷機制及互動、銜接、協調機制。2.強化文書檔案隊伍建設。一是要加強文書檔案管理隊伍培養，二是要建立優勝劣汰的用人機制。3.提高創新意識，變等、靠、要為主動進取。4. 通過技術創新，提高工作效率。

綜上所述，在新的發展形勢下，機關文書檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，不斷創新和提高管理效率，采用規范化和標準化的工作方式，加強各部門之間的協調與配合，加快檔案信息化建設的步伐，提高文書檔案管理的現代化水平，以適應新時期檔案事業發展的需要。endprint