事業單位登記檔案管理規范化探索

曾曉燕

【摘要】事業單位登記檔案管理有著為事業單位提供便利服務的重要意義，也能夠為將來事業單位進行改革提供相關的參考建議，還可以為社會提供有關的法律依據。因此，事業單位登記檔案管理工作具有重要的意義，是無可替代的，但對于這項工作的規范化探索仍然有很長的路程要走。這段路程注定是漫長而又艱難的，要一步一個腳印地走，不斷提高事業單位登記檔案的管理規范化水平。

【關鍵詞】事業單位；登記檔案管理；規范化；探索

規范檔案的登記管理工作，是每個事業單位不可忽視的一項工作，以此來提高行政管理的監管能力。這項工作大概分為兩個部分，那就是登記與備份，二者既有聯系又有區別，登記是一種手段，備份則是一種業務行為，二者相對來說是互相獨立的。目前事業單位登記檔案管理工作的現狀是認識不足，認為登記檔案管理不是那么重要，僅僅將它作為一種業務去執行；對登記檔案的登記時間不及時，往往中間隔好幾個月才更新一次，這樣不利于單位進行整理、歸納等工作；對登記的內容不規范，沒有完全依據登記規則來填寫，沒有備份，沒有電子文件。登記檔案管理工作還存在著許多的不足，需要一步步地去探索，不斷規范化。

一、提高對登記檔案的認識，使其更加規范化

事業單位領導要有強烈使命感，要對登記檔案的管理規范化引起足夠的重視，讓登記檔案更加規范化。相關的領導以及工作人員要重視登記檔案管理的這項工作，引起足夠的關心與重視。應積極主動地去審查、監督檔案登記工作，想盡一切辦法來保障登記檔案管理工作的物質條件以及能夠滿足的其他條件，在開展重要會議時，將事業單位登記檔案管理工作重點提出，表示對此項工作的重視，并要提出對這項工作的意見或建議。要時不時地了解檔案登記的現狀，并尋求方法解決實際工作中所出現的難題，及時指導相關的檔案工作人員依據相關的規定以及所制定的應急措施去開展登記檔案管理工作。

在登記檔案管理工作中，要對檔案數字提高認識并重視。事業單位登記檔案管理工作的數字化順應現代科技發展潮流，以此促進信息化建設的穩速發展。隨著互聯網時代的推進，大部分事業單位在網上開展登記檔案工作，這必將產生大量的數據，這些數字檔案若不及時地進行歸類、整理，則會產生數據的流失，對電子檔案的原始數據產生巨大的影響，會使得原始資料收集困難，所產生的社會、經濟效益無法夠得到有效發揮。因此，更應該重視事業單位登記檔案管理工作以及對數字檔案的管理，不斷地提高對數字檔案的保存、歸檔等工作的重視。

二、提高對登記檔案的標準，使其更加規范化

事業單位登記檔案管理工作的形成過程貫穿多個環節，因此，要規范登記檔案的標準，以便后面的查詢。應該建立工作臺賬，加強對檔案信息的收集強度。登記檔案管理資料的文件收集，是事業單位登記檔案管理所搜集的最原始的數據，在登記檔案管理中這項內容的收集、管理是第一步，若沒有這第一步驟，后面的檔案登記工作的業務就無法收集、管理、歸類。因此，應該腳踏實地地做好這第一環節，這樣做才能使登記檔案資料更加完整、更加系統化，將檔案管理資源的作用發揮到最大。將法人設立、變更、注銷及年度報告公示工作有效地與事業單位登記檔案管理工作結合，在年度審查時，做好收集、管理工作，使得登記檔案管理工作更加真實、完整。

創新事業單位登記檔案的建檔方式，加強對檔案的分類管理，由專門的相關人員去負責。比如，可以專門設一個柜子，用來專門登記一個單位的檔案資料。嚴格按照相關規定，將檔案登記管理進行統一化，有著統一的編號次序、格式，定期對檔案進行更新、歸納、整理，以此方便于以后工作的查閱與審查。為了保證事業單位登記檔案管理工作的正常進行，做好收集與管理工作，就要加強基礎設施的建設，將這些基礎設施的經費列入清單，購置與檔案室相關的硬件設施，多渠道地去籌備所購置的資金。如打印機、計算機、檔案柜等不可缺少的硬件設備，為登記檔案管理工作創建一個好的工作環境。因此，不僅要提高對登記檔案的規范標準，也要創新事業單位登記檔案的建檔方式，這樣才更好地將事業單位登記檔案管理工作做的更加規范化。

三、開發對登記檔案的利用，使其更加規范化

事業單位登記檔案管理工作，最終要利用檔案來健全檔案有關方面的規章制度，使管理更加規范化，嚴格根據有關檔案的相關政策，要全面健全完善檔案制度。事業單位登記檔案管理工作就是事業單位開展一系列活動的相關記錄，它可以反映事業單位以往的現實情況，可以作為國家檔案中的一部分內容。若能夠將事業單位登記檔案有效地利用，那么就可以提供有價值的信息服務，讓服務更加便利。因此要完善相關的制度，讓事業單位登記檔案管理能更高效地發揮其作用。隨著計算機技術的高速發展，登記檔案管理更加信息化，可以將事業單位的檔案逐步錄入計算機內，促進了登記檔案管理人員的快速整理、歸檔，查找相關的檔案時可以更加方便地檢索，使登記檔案管理工作發揮更大的作用。

（一）按照相關規定制定檔案室職員的職責以及登記檔案歸檔方面的制度。所有屬于事業單位登記檔案管理工作范圍以內的文件材料，檔案室管理人員有權將本單位的文件資料收集上來統一管理，任何人都不能以任何理由拒絕上交歸檔。當登記的主管部門收到相關的登記檔案申請，經過審核后，將這些文件盡快送還給檔案室的職員，以便他們將這些文件整理、歸納、分類。同時，檔案室職員在接受文件材料或檔案時，要注意檢查有關的資料是否真實并且齊全，上交材料或檔案不齊全的，要督促他們交齊。這就是相關職員的職責以及制度。

（二）建立健全檔案的保管制度。在已有的保管制度基礎上，不斷地進行改革與創新。使保管制度變得更加完善。不僅要做好登記檔案室的保管工作，并且要做好事業單位檔案的保密性工作。檔案室職員不得利用自身的職責對文件材料進行篡改，嚴重影響登記檔案管理的真實性。對于這種情況，要根據事情的嚴重程度來進行相應的處理。如果事業單位登記檔案管理工作的職員工作有所變動，一定要將各自所保管的檔案資料交接完成，將交接手續都一項項辦完，被接管的人員若感覺沒有問題了，要能夠保證所接手的檔案資料具有真實性、可靠性，資料才算交接完成。

（三）要逐步完善電子檔案的保管制度，做到不泄露、不流失相關數據?？梢园凑障嚓P的電子文件管理制度方法以及有關紙質檔案的有關條例，結合事業單位登記檔案的實際管理辦法，建立比較明確的電子檔案的保管制度，明確各個電子檔案室職員的職責，以此來規范業務流程，更大程度上做好電子檔案的保管。使用電子檔案，與以往的傳統紙質檔案有所不同。使用電子檔案最大的優點就是整理起來比較方便，在事業單位進行改革時能夠提供更為便捷的服務。因此，事業單位登記檔案管理工作中的有關電子檔案制度應逐步完善起來，為事業單位提供更高效、更優質的服務。

總的來說，在進行事業單位登記檔案管理規范化的探索中，總會遇到各種各樣的問題。但逐步將登記檔案管理工作做的更加規范化是現在事業單位所必須要完善的內容，因為在它身上有著更多的意義，不僅能夠為該事業單位提供不可替代的管理服務，而且還可以為該單位以后的改革提供相應的參考意見，不論怎么說，登記檔案管理工作是事業單位不可缺少的重要部分。因此，要在登記檔案管理規范化的探索之路上，不懈地追求更加完善的登記檔案制度，不斷地提高事業單位登記檔案工作的能力。避免工作人員徇私舞弊，嚴重違反相關登記檔案制度的法律法規。不斷確保事業單位登記檔案的制度化、真實化、有效化，只有不斷狠抓有關的制度，才會得到一些更高的成效，將事業單位登記檔案管理的作用發揮到最大。endprint