提高認識 促進檔案工作發(fā)展

王心

【摘要】獨立學(xué)院檔案是我國高等學(xué)校檔案的重要組成部分。收集、鑒定、整合、保存學(xué)院檔案，更好地服務(wù)學(xué)院、服務(wù)社會，是目前獨立學(xué)院檔案工作的重心，要做到三個提高：提高檔案意識，推進建章立制、搭建工作平臺；提高檔案意識與監(jiān)督、考核并行，促進收集與積累；提高認識，建設(shè)檔案資源。

【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院檔案；三個提高；工作發(fā)展

獨立學(xué)院，是我國近十多年來高等教育的重要組成部分，獨立學(xué)院檔案是我國高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著“轉(zhuǎn)設(shè)轉(zhuǎn)型”本科專業(yè)評估的推進，檔案突顯了獨有的歷史記憶和文化傳承鏈的憑證作用。完整地、準確地、系統(tǒng)地收集、鑒定、整合、永久保存辦學(xué)過程中教學(xué)、科研、管理等方方面面工作直接形成的歷史記錄，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會，成為獨立學(xué)院檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院是經(jīng)教育部（教發(fā)函〔2006〕81號）批準，設(shè)立的獨立學(xué)院。學(xué)校正是在“轉(zhuǎn)設(shè)轉(zhuǎn)型”本科專業(yè)評估這一機遇與挑戰(zhàn)并存中，將檔案工作提到了學(xué)校的議事日程上，促進了檔案工作的發(fā)展。

一、提高檔案意識，推進建章立制、搭建工作平臺

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶頭認真學(xué)習(xí)《中華人共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等法規(guī)、意見，對檔案工作有了更充分的認識和理解，統(tǒng)一了思想：檔案作為學(xué)校各項工作和全體師生各方面情況的真實記錄，是促進學(xué)校事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護學(xué)校和全體師生根本利益重要依據(jù)；檔案工作是學(xué)校工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，做好檔案工作是各單位各部門各分管領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案人員的重要職責(zé)。學(xué)校加強了對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與支持，主要體現(xiàn)在：

（一）制度建設(shè)。根據(jù)黨和國家檔案工作的相關(guān)法規(guī)、并結(jié)合學(xué)校實際，學(xué)校印發(fā)了《西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院檔案管理辦法》《西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院各類檔案歸檔范圍和保管期限表》《西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院檔案實體分類和檔案號編制方案》《西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院部門檔案工作考核制度》等十幾個規(guī)章制度，制定了《西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院檔案管理控制流程》和檔案工作記錄模版20余塊。規(guī)范檔案工作，使之接地氣、落實處，責(zé)任分明、獎罰有據(jù)。

（二）檔案工作機制。在校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，搭建了與學(xué)校實際相適應(yīng)的，組織完善、職責(zé)明確、運行順暢的各單位、各部門共同參與檔案工作的工作機制，為檔案工作健康、穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。2016年，學(xué)校明確了分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)，成立了綜合檔案室，任命室主任1名、室副主任（兼職）1名、專職檔案工作人員1名。形成了在學(xué)校統(tǒng)一部署、分管校領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)下，以學(xué)校綜合檔案室為檔案工作業(yè)務(wù)中心，20余名兼職檔案員負責(zé)本部門的歸檔文件材料收集、積累工作的三校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，組建了一支相對穩(wěn)定的檔案工作隊伍。

（三）落實檔案管理所需的硬件基本設(shè)施。學(xué)校檔案工作用房200平米，其中檔案庫房148平米；手動式檔案密集架包括：1組5層10列6排、1組6層的3列8排、1組6層的5列12排；檔案裝訂機1臺，電腦4臺，打印復(fù)印一體機1臺；檔案庫配有調(diào)控檔案保管標準溫、濕度相適應(yīng)的空調(diào)、除濕機等。購置了檔案管理（網(wǎng)絡(luò)版）系統(tǒng)，目前配有存儲空間500G。

二、提高檔案意識與監(jiān)督、考核并行，促進收集與積累

從文件材料的收集、積累到移交、分類、整合、歸檔入庫整個檔案管理過程中，收集、積累工作是首要環(huán)節(jié)，在檔案資源建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用。可以說，收集、積累工作做不好，會導(dǎo)致原始記錄缺失，造成無法彌補的損失，檔案資源的開發(fā)利用、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會就無從談起。提高全體教工、特別是部門兼職人員的收集、積累文件材料意識是做好檔案工作的關(guān)鍵，監(jiān)督、考核是推手。

（一）開展檔案知識講座。為了確保歸檔文件材料的準確、完整、系統(tǒng)、齊全，學(xué)校檔案室專業(yè)人員不定期到三校區(qū)、到各單位各部門做檔案相關(guān)知識講座。講座的主要內(nèi)容包括：檔案是什么？歸檔文件材料有什么？歸檔為什么？歸檔我應(yīng)做什么？貼近工作實際的知識宣講，大大地提高了職工的檔案意識，使兼職檔案員更清晰認識、理解了自身工作的價值所在，增強了收集、積累歸檔文件材料的積極性、主動性與自覺性。

（二）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。1.定期在全校三個校區(qū)召開檔案工作會議，會議內(nèi)容包括對專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)探討與交流和工作通報。2.充分利用網(wǎng)絡(luò)通信，隨時隨地接受與開展QQ、微信、電話等方式的業(yè)務(wù)咨詢、解答和指導(dǎo)。3.檔案室專業(yè)人員不定期到各單位各部門現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查。4.根據(jù)《西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院部門檔案工作考核制度》對各單位各部門檔案工作、兼職檔案員工作業(yè)績進行年度考核，考核結(jié)果納入部門、兼職檔案員年度考核體系，實行一票否決制：即檔案工作測評不合格，年度考核取消評優(yōu)資格。這極大地提高了學(xué)校各單位各部門對檔案工作的重視程度，推動了日常歸檔文件材料積累、整理的有效開展。

（三）積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政部門和四川省高校檔案協(xié)會組織的業(yè)務(wù)交流與活動。如“世界檔案日”，我們應(yīng)成都校區(qū)的學(xué)生發(fā)展中心的邀請，為全體輔導(dǎo)員老師開了一次“檔案在我心中”的講座；組織全校教工積極撰文“檔案——我們共同的記憶”的征文活動；組織全校教工積極參與“寶葫蘆”杯檔案法律法規(guī)知識有獎競賽；積極參加省檔案局、檔案協(xié)會組織的各種形式的業(yè)務(wù)交流。通過積極組織和參與業(yè)務(wù)活動，不僅提高了全員教工的檔案意識，更是提高了專、兼檔案人員的法律意識，增強了時代的緊迫感和自身工作的自豪感。

三、提高認識，建設(shè)檔案資源

在提高認識、完善制度的同時，檔案資源與數(shù)字化檔案建設(shè)全面開展。

（一）大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字檔案的認識與理解。“OA”和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，個別部門及少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)同志認為，數(shù)字的獲取和存儲都在校園網(wǎng)絡(luò)中，自己很熟悉、用起來方便，數(shù)字信息歸檔意識淡薄。然而，在一次偶然發(fā)生的學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)提取數(shù)字和運行中，因人員變動和系統(tǒng)兼容性較差等原因，而影響了工作、造成了損失。引起了各單位各部門對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字歸檔的重視，檔案的不可替代性有了更深入人心的認識和理解。在大數(shù)據(jù)時代，現(xiàn)實數(shù)據(jù)的長期可讀性、安全可靠性，在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對分散性數(shù)據(jù)原始性、完整性、價值的分析鑒定和數(shù)據(jù)整合，是檔案管理功能的拓展與職業(yè)挑戰(zhàn)，是檔案資源建設(shè)的必然要求。

（二）引進、安裝“檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”實行了學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字化、校園網(wǎng)絡(luò)化的管理，落實并推進三校區(qū)歸檔文件材料的收集、管理與檔案信息資源共享利用的高效、便捷，無地域屏障，獲得了各校區(qū)、各單位各部門的廣泛肯定和好評

（三）全面開展檔案收集。檔案室一成立，收集歸檔文件材料成為重中之重的工作任務(wù)。專業(yè)人員深入各單位各部門調(diào)研、分析，制定從現(xiàn)在做起回溯收集的方案，在全校各單位各部門開展了有序的收集、整理、移交歸檔文件材料工作，并形成規(guī)范的工作流程。

（四）科學(xué)實干，檔案資源建設(shè)初見成效。通過兩年多的努力，學(xué)校檔案室歸檔文件材料總記錄達4.5萬余條，實體檔案歸檔上架1300余卷（盒），全部實現(xiàn)文件級數(shù)字化管理，其中一半以的歸檔文件材料實現(xiàn)了實體、電子數(shù)據(jù)全文的數(shù)字管理。對于長期、永久保存只有紙質(zhì)，沒有數(shù)字的檔案，正在通過掃描、拍照等方式有序地進行數(shù)字化。

（五）檔案利用，是檔案工作的根本目的。在建設(shè)檔案資源建設(shè)中注重規(guī)范性：一是注重數(shù)據(jù)整合的關(guān)聯(lián)性、做到“見一點可窺全面”，二是強調(diào)歸檔數(shù)據(jù)表述的直觀、準確、通用、規(guī)范，便于檢索利用。努力使檔案資源成為“活信息”，為學(xué)校服務(wù)、為社會服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。2017年，通過網(wǎng)絡(luò)、郵寄、電話等方式檔案室為學(xué)校工作、畢業(yè)生就業(yè)、出國、提干等服務(wù)300多人次，調(diào)檔800余件。良好的檔案利用與服務(wù)獲得了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各單位各部門的認同和贊揚，同時也為學(xué)校檔案工作的繼續(xù)發(fā)展給足了動力。

綜上所述，獨立學(xué)院（民辦高校）的檔案工作，要從提高認識入手，以行之有效的制度規(guī)范檔案工作流程，做好檔案資源建設(shè)，立足于檔案的利用和服務(wù)，緊跟時代步伐，在學(xué)校發(fā)展、社會發(fā)展中定會大有作為。endprint