辦公室文書檔案收集與歸檔工作探討

陳姬

【摘要】文書檔案記錄了事業單位各項工作的開展情況，是辦公室文檔管理中的重要內容，其收集與歸檔工作有著很強的技術性、服務性等特點。為最大限度發揮出文書檔案的社會服務功能，檔案管理人員應認真開展檔案收集與歸檔工作，保證各種資料的真實性與完整性。本文將簡述辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性，并提出了切實可行的策略。

【關鍵詞】辦公室文書檔案；收集；歸檔

辦公室文書檔案可以如實反映出事業單位各項工作開展情況，有著極高的保存與利用價值，在促進事業單位發展上發揮著重要作用。對此我們要在思想上引起高度重視，盡快采取有效的方法，不斷提升文書檔案收集與歸檔工作水平，保證文件資料的真實性、完整性及連貫性。這樣才能充分體現出文書檔案的應有價值，確保事業單位日常管理與運用活動正常開展。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

辦公室文書檔案收集與歸檔是事業單位的一項基礎性工作，能夠為其他業務活動的進行提供可靠依據。在辦公室文書檔案中記載了事業單位在特定時間內某事件的情況，并詳細記載了問題的形成、解決和結果。事業單位領導在制定決策的過程中，很多時候都會參考文書檔案，包括會議記錄、審批等資料，這樣才能保證決策的準確性、科學性和有效性。由此可見，做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作，不僅可以對事業單位戰略發展產生促進作用，也有利于各項工作的順利開展，具備重要的意義。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的策略

（一）加強宣傳，創造良好的工作條件。為保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作順利進行，需要將宣傳工作做到位。對此，檔案管理人員在收集文書檔案時，要將重點放在實用檔案編研與簡報編制形式上，這樣能夠擴大宣傳范圍。通過對文書檔案收集人員的合理引導，促使其切實增強自身管理意識，認真、主動做好文書檔案收集工作，也讓其他工作人員了解文書檔案收集的重要性，今后更加主動配合。同時還要將多媒體技術利用起來，在各個階層做好宣傳工作，不斷提升文書檔案歸檔人員的責任感，規范自己的工作行為，加大對文書檔案的核查力度。這樣檔案管理人員才會樹立起全心全意的服務意識，工作中認真盡責，有效防止出現造假的情況，保證辦公室文書檔案利用率得到提升。

（二）完善辦公室文書檔案管理制度。由于現行辦公室文書檔案管理制度存在很多缺陷，經常發生文件資料丟失、缺損的問題，因此需要盡快對辦公室文書檔案管理制度進行完善，才能保證檔案收集與歸檔順利進行。一是要以制度的形式明確辦公室文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和相關注意事項等內容，并有效工作流程，提升文書檔案的真實性與有效性。二是結合事業單位具體狀況，根據相應的規章制度，將責任明確到具體的個人身上，讓他們清楚自己的工作職責，確保文書檔案歸檔范圍更加科學、合理。三是確定文書檔案歸檔期限，對辦公室文書檔案實行統一的保管，避免部分人員私用。采取這種方法以后，既能夠從整體上提升文書檔案的收集、歸檔效率，還能夠為今后的利用提供便利，為事業單位其他業務活動的開展提供可靠、真實的依據。

（三）創新文書檔案收集與歸檔工作方法。從以往辦公室文書檔案收集與歸檔工作情況來看，很多重要文件資料經常發生破損、殘缺和流失的問題，為解決這些問題，需要不斷創新文書檔案收集與歸檔方法。檔案管理人員要主動出擊，及時加強與事業單位各部門之間的聯系，定期做好文書檔案的收集與歸檔工作，定時更新各項文件資料，提升文件資料的真實性與可靠性。針對辦公室文書檔案收集與歸檔中出現的問題，要認真分析并采取相應解決措施，避免對文書檔案的完整性造成不利影響。在信息時代下，還要將先進信息技術應用到文書檔案收集與歸檔工作中，減少人為誤差，提升工作的效率與質量，真正體現出文書檔案應有的價值與作用。此外，要對辦公室文書檔案實行數字化整理，減輕文書檔案收集與歸檔的工作量，檔案管理人員只需要做好收錄數據庫工作。這種方法成本降低，只需要設置幾臺服務器就可以實現。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質。當前辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性日益凸顯，為進一步提升文書檔案管理工作的效率與質量，需要從整體上提升檔案管理人員的綜合素質。一是要定期開展對檔案管理人員的培訓教育工作，既要增強他們的檔案管理意識，還要豐富他們的知識技能，為更好地開展辦公室文書檔案收集與歸檔工作創造條件。二是積極引進高端的檔案管理人才，不僅要懂得檔案管理基礎知識，還能熟練應用各種信息化設備與技術，保證文書檔案收集與歸檔工作的效率。三是督促檔案管理人員認真學習，跟上時代步伐，學習并掌握更多現代化辦公技術，實行電子檔案一體化，在開展文書檔案收集與歸檔工作時，能夠實現辦公系統一體化，讓電子檔案妥善存檔。這樣才能做好本職工作，為事業單位的發展作出更大貢獻。

三、結語

總之，辦公室文書檔案可以全面反映出事業單位各項活動情況，需要做好收集與歸檔工作，這樣才能保證事業單位的快速發展。因此我們要深入分析當前辦公室文書檔案管理工作中存在的問題，不斷改進方法，完善制度，并在人力、物力和資金上增加投入。這樣才能保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作順利進行，并保證質量與效率穩步提升。

【參考文獻】

[1]李愛英.辦公室文書檔案收集與歸檔工作分析[J].辦公室業務，2017（03）：151-162.

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