中小型醫院檔案工作亟待加強

劉文杰

【摘要】隨著醫療制度的不斷改革，對醫院的管理工作也有了更高的要求，特別是醫療機構中中小醫院的后勤檔案管理工作薄弱，需要加大對后勤檔案管理的力度，結合現代化的先進技術，根據醫院的工作流程和規章制度引進電子檔案管理手段，提高中小型醫院管理水平，促進醫院的和諧、可持續發展。本文根據在小型醫院中普遍出現的問題，對此提出解決方法。

【關鍵詞】后勤檔案管理；優化途徑；中小型醫院

在普通醫院里，后勤工作是醫院管理的重要基礎，能夠讓醫院正常運行的重要組成部分，在醫院的方方面面的環節均能夠涵蓋到，因此，醫院后勤工作的質量直接關系到整個醫院的工作質量，關系到醫院的可持續發展。失去了醫院后勤管理工作的有效支持，醫院將無法正常運行，因此，提高中小醫療機構的后勤保障，能夠提高中小型醫院的核心競爭力，從而創造出更高的醫療價值。

在醫院中，后勤檔案記錄著醫院的各種信息，這些信息涵蓋了醫院規劃、日常運營管理等，是保證醫院運行的第一手資料，作為醫院檔案及其重要的一部分，后勤檔案能夠保證醫院的安全高效運行。醫院后勤檔案工作能夠促進中小型醫院的可持續發展，對醫院的建設、維修、管理等服務，以及促進醫療事業發展有著極其重要的意義，應加強對于中小型醫院的檔案管理以及建設意識。

一、中小型醫院的后勤檔案管理工作簡述

在確保醫院的正常運營中缺少不了對醫院的擴建、維修等項目，同時也缺少不了引進先進的設備設施，物資供應以及水電氣等供應，因此，醫院的后勤保障涵蓋了醫院的方方面面，沒有了醫院后勤保障的支持，醫院將無法正常運行，提高對醫院后勤保障的管理能夠為醫院帶來高效的運營，是醫院一個非常重要的組成部分，在醫院的后勤管理中包括行政管理類檔案、物資管理類檔案、日常運營類檔案以及基建類檔案等等。

二、在中小型醫院中出現的問題

（一）人員整體素質不高，管理意識不強。在我國大多中小型醫院中普遍存在著個人素質不高、綜合素質參差不齊等情況，部分科室還存在著人員流動大、人手短缺等情況。在醫院中由于進入后勤部門工作的門檻低，因此許多醫院的后勤管理人員是由其他行業改行進入的。在醫院的總體管理中，對后勤管理以及相關的培訓少，資金投入少，因此就造成了員工的整體素質普遍偏低的情況。在我國中小型醫院的管理中，大部分管理人員的管理意識不強，還有部分在醫院后勤管理中做兼職工作，相對而言，這部分人員對醫院進行后勤管理時，相關的知識、技能等均不高，特別是醫學方面的基礎知識以及管理的常識。在目前中國經濟高速發展中，醫療事業也進行了大換血，對設備、技術、人員等均進行了提高，與滯后的后勤管理工作之間形成了巨大的反差。后勤管理人員作為醫院后勤人員的一部分，管理人員的綜合素質間接影響著整個后勤工作的管理質量，影響醫院的發展速度。在目前的部分中小型醫院中，后勤檔案管理者自身定位不清晰，對檔案的管理意識相對薄弱，不了解檔案工作對于醫院的重要性，導致醫院的后勤檔案收集不全面；資料缺乏完整性，管理不到位，常常會出現資料流向不清，內容不全等狀況，對醫院的后勤檔案管理工作造成了很大困擾，影響了后勤檔案工作的正常有序進行。

（二）醫院領導不夠重視，管理不當。在醫療機構中，主要工作還是進行醫療保障服務，在醫院中普遍存在著“重臨床，輕后勤”等情況，在中小型醫院中，領導往往對后勤管理工作不夠重視，對后勤人才以及培養等不夠重視，因此中小型醫院的后勤檔案管理工作意識普遍偏低，如果用人不當，可能會造成后勤工作的管理不科學，使醫院的后勤檔案管理工作停滯，影響到醫院發展歷史資料的完整性，對醫院的整體運行造成嚴重的影響。

（三）管理流程不清晰，責任劃分不清。在許多中小醫院中，由于后勤管理工作不受重視，工作不嚴謹，沒有制定相應的規章制度以及管理辦法，導致后勤檔案工作較為混亂，沒有一個統一的標準與體系，例如：沒有規范檔案文件的分類，沒有對后勤檔案管理工作的內容進行有效劃分，沒有分類管理責任人制度，沒有完善后勤檔案工作的劃分范圍，沒有調閱權限等，以及部分工作人員對需要納入管理的工作內容不清楚。前文的原因經過總結后得知，在許多中小型醫院中，后勤檔案管理工作不嚴謹，相關問題的職責落實不到位，部分后勤檔案資料未登記或保管并移交給上級檔案部門，隨處丟放。由于管理制度以及監管不力，管理疏忽，造成了許多檔案未有效歸檔，最后導致檔案缺失，無法找回。在部分中小型醫院檔案工作中，相關人員忽視檔案收集歸檔等工作，監督指導不夠重視，導致許多文件資料缺失，造成不必要的損失，在醫院日常管理的過程中，不能得到有效的數據以及資料進行支持，即不利于醫院后勤檔案的管理，對醫院工作的順利開展也會造成影響。

（四）注意檔案分類。在普通中小型醫院中，由于受到場地、空間等因素影響，很少設立專門的后勤檔案室，許多相關的后勤檔案資料沒有一個固定的存儲場所，大多都存在辦公室里，辦公室也存在多用途使用的情況，不能做到對后勤檔案的分類管理。往往在后勤檔案中，有許多的合同、協議等各種信息資料，這些資料都需要以原始的形式存檔，基本都是以紙張的形式進行存檔，這種方式適合對少量的資料進行管理，但在后勤資料中往往都是數量龐大、種類繁多的形式存在，即使使用計算機輔助錄入管理也會影響工作效率，在實際的工作中不但費時、費力，還會造成錯誤，影響整個后勤檔案管理的效率。

三、提高中小型醫院后勤建檔管理

（一）提升各醫院后勤管理人員的整體素質。加強后勤管理的關鍵在于對后勤的人員進行管理，管理效果直接影響到醫院檔案工作的工作質量，后勤人員不僅需要人員具有很強的專業性，還需要有極強的責任心，對嚴格復雜的管理程序做到一絲不茍，建立一支專業的檔案管理隊伍從而提升醫院的管理效率，應用到醫院后勤管理的各個環節中，因此，建立一支專業的檔案管理隊伍是非常必要的。

（二）加強領導的重視。在醫療改革不斷深入的過程中，醫院領導作為管理者應該轉變思路，加強醫院后勤檔案管理工作，在醫院中，應該建立一支專業、高素質的后勤檔案隊伍。同時醫院應對現有的后勤管理人員加強培訓，讓后勤管理人員提高專業知識，提升自身素質，并應用于工作中，同時還要加強對醫院后勤管理人員相關法律規章制度的培訓，能夠讓后勤工作事半功倍。

（三）規范完善管理制度。在現代醫院中，都是追求科學化、精細化的管理，在后勤管理中也是如此，作為保證醫院正常運行的重要組成部分，在后勤管理中應加強對后勤檔案流程以及規范進行管理，在人員或者資料交接的過程中，對整個流程都進行細化，避免由于管理疏忽造成管理失誤。在資料歸檔的時候，需要明確歸檔時間，及時對資料進行處理，避免由于長時間未處理造成的資料缺失或損壞。

（四）加快后勤檔案信息化建設。在現代社會發展中，電子信息技術的發展推動了檔案管理的進程，以往傳統的管理方式已經很難滿足當下醫院的發展了，利用信息化技術可以直接將檔案編輯后放入電腦中存檔，通過網絡平臺能夠隨時調出查看，查找時也更加方便。借助相關軟件以后能夠方便系統將檔案進行錄入、新建、歸檔、二維碼打印、借還統計等進行管理，不但可以快速查找，還能對檔案進行跟蹤，備份還能防止丟失、遺漏等，對檔案進行全面的管理，減少出現差錯的幾率，同時還能提升對檔案的控制與管理。

四、結束語

綜上所述，醫院的后勤檔案是醫院必不可少的財富。受限于中小型醫院的規模、經費、人員等問題，醫院的后勤檔案管理相對較為薄弱，還有待提高。在現代社會高速發展中，醫療改革也不斷深化，應加強對各中小醫院后勤檔案管理的領導重視程度，增加后勤管理人員的專業知識以及自身素質，建立一個高效的后勤檔案管理團隊，完善后勤檔案的管理制度，利用信息化的手段進行處理，使醫院能夠健康、高效地運行，實現醫院的可持續發展。

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