《出生醫學證明》歸檔工作淺析

徐珊

【摘要】《出生醫學證明》系每個人來到社會上的第一個合法證明，是無可替代的人口信息，為每個人進行人口登記以及證明血緣關系等提供了確鑿的醫學依據，對《出生醫學證明》進行歸檔意義重大。

【關鍵詞】出生醫學證明；人口信息；歸檔工作

《出生醫學證明》是每個人來到社會上的第一個證，是無可替代的、重要的人口信息之一，為個人確定籍貫和相關部門進行人口登記提供了必要的醫學依據。隨著社會的飛速發展，我國公民涉外業務及出國留學等事務越來越頻繁，于是，《出生醫學證明》檔案的利用率也越來越高。目前我國各地《出生醫學證明》檔案存量相當大，而且管理相對來說比較分散，保管的條件不充分，查找利用起來比較麻煩，可以說問題重重。針對這些情況，應該不斷健全《出生醫學證明》檔案的長效管理機制，通過實現數字化來實現資源共享及高效利用。

一、《出生醫學證明》歸檔工作的意義

隨著社會的進步和信息化發展的不斷需要，社會正逐步提高對《出生醫學證明》的認識，人們在生活中開始越來越多地利用《出生醫學證明》檔案，因而，《出生醫學證明》檔案管理工作顯得越來越重要。《出生醫學證明》對于加強母嬰的保健具有十分重要的意義，其中的某些內容與醫療無法割裂的關系，如果能有效發揮《出生醫學證明》檔案的作用，對維護社會穩定和公民的合法權益都將具有重要的作用。

同時，對《出生醫學證明》檔案實施規范化管理，特別是加強對《出生醫學證明》存檔各個環節的監管，能有效降低廢證率，并且防止資源的流失。有利于推進檔案（含電子版）的登記備份工作，能為查詢《出生醫學證明》的用戶提供翔實的信息資料。

隨著信息化進程的不斷加快，《出生醫學證明》檔案的使用范圍越來越廣泛，查閱《出生醫學證明》檔案信息的群眾也變得越來越多。為發揮檔案信息的利用率、高效構建便民平臺奠定了良好的基礎。

二、《出生醫學證明》歸檔工作的要求

為了方便用戶的查詢，檔案管理部門必須做好《出生醫學證明》檔案的分類、整理、組卷、歸檔等工作，以認真的工作態度和嚴謹的工作細節來保證《出生醫學證明》檔案的完整性。

（一）從制度層面來要求。《出生醫學證明》是一種特殊的文書檔案，但目前缺乏規范的《出生醫學證明》檔案管理制度，《出生醫學證明》一般由具備助產資格的醫院、衛生院和婦幼保健院簽發。目前的存放情況較混亂，缺乏統一性：醫院的《出生醫學證明》檔案基本上由婦產科等業務部門保存；婦幼保健院的《出生醫學證明》檔案則由病案室保管。由此可見，《出生醫學證明》檔案大多沒有納入綜合檔案室進行統一保管。因國家層面沒有統一要求，導致《出生醫學證明》簽發單位根據各自情況自行保存檔案，由此造成保存內容不一致，甚至出現丟失、損壞的現象。針對這種情況，相關部門應該制定相應的法規，保證工作的規范統一。

（二）從單位層面來要求。《出生醫學證明》檔案需要紙質與信息化相結合，為避免出現差錯，各地衛生管理部門應該做好《出生醫學證明》的管理和監督工作，要責令所有簽發單位嚴格按照規范辦理《出生醫學證明》，不得出現不良后果，影響存檔工作。而目前的情況看，大多醫院未能按規定每月都將開具的《出生醫學證明》檔案裝訂成冊，然后交檔案室統一管理，因此出現很多不必要的損失。主管部門應加大監督的力度，督促醫院步入《出生醫學證明》檔案管理的軌道。

（三）從技術層面來要求。1.要強化《出生醫學證明》檔案管理意識。《出生醫學證明》是由醫療機構出具的新生兒法定醫學證明，該證明是登記戶籍、證明血緣關系的正規文本，而《出生醫學證明》檔案則是檔案的重要組成部分。醫療機構要高度重視，切實做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，同時，必須要安排專人負責具體工作。2.要提高《出生醫學證明》檔案管理人員的素質。檔案管理機構要經常組織專題培訓，以提高檔案管理人員的素質，同時，對檔案管理人員要明確《出生醫學證明》歸檔范圍。3.檔案管理部門要建立、健全檔案管理規章制度。要按照管理要求進行分類、整理、組卷、歸檔。檔案室要配備必要的設備、設施。

（四）從歸檔范圍來要求。1.《出生醫學證明》歸檔按內容可分為兩種：一是管理機構對《出生醫學證明》形成的管理類資料。二是簽發機構對《出生醫學證明》形成的管理類資料以及簽發類資料。2.《出生醫學證明》的歸檔范圍按載體形式可分兩種：一是紙質資料，可按照檔案管理要求進行分類、整理、組卷、歸檔，庫房配備防盜、防火、防潮、防塵、防高溫等設施。二是把紙質資料進行信息化的電子文件，電子文件要按國家相關要求進行保存。

三、結語

綜上所述，《出生醫學證明》歸檔工作任重而道遠，有關單位要通力配合，共同做好移交和管理工作：醫療機構要明確專人做好《出生醫學證明》檔案的日常管理和移交工作，確保材料齊全、完整，并做到“賬物相符”；各級檔案館要完善規章制度，保證《出生醫學證明》檔案的安全，并設立《出生醫學證明》檔案電子數據庫，運用現代化管理手段，積極主動地為群眾提供方便、快捷的服務。endprint